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文件管理制度

时间：2024-11-10 11:59:13 制度我要投稿

文件管理制度（锦集15篇）

　　在日新月异的现代社会中，制度的使用频率呈上升趋势，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？以下是小编为大家整理的文件管理制度，欢迎阅读与收藏。

文件管理制度（锦集15篇）

文件管理制度1

　　一、物业部服务中心管理员专职负责服务中心所有文件(通知、命令、公函、总结、报告、通报、会议记要等)及资料(技术图纸、手册、个人简历、员工档案、市府法规、车辆档案、户口档案等)的存档,收集和保管。

　　二、任何人借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

　　三、属机密文件的要妥善保管,不准散播内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

　　四、员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不得将这些资料擅自给他人过目。

　　五、文件资料要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序,还是按内容,按时间等形式分类,其目的`都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚标明。

　　六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要急时清理,无保存必要的材料,经物业部领导批准可做销毁处理。

文件管理制度2

　　体系文件管理制度是企业管理的核心组成部分，它涵盖了企业运营的各个层面，包括但不限于政策制定、流程设计、职责分配、标准操作程序、记录管理以及合规性监控等方面。这一制度旨在确保企业的`各项活动有序、高效、一致地进行，同时也为企业内外部审计提供清晰的依据。

　　内容概述：

　　1. 政策与策略：明确企业的战略目标，制定相应的政策，确保所有活动与企业愿景和使命保持一致。

　　2. 组织架构：定义各部门的职能和权限，以及员工的职责和角色。

　　3. 工作流程：详细描述业务流程，从开始到结束，包括决策点、责任分配和时间表。

　　4. 标准操作程序（sop）：为日常任务提供明确的步骤指南，保证工作的质量和效率。

　　5. 记录管理：规定记录的创建、存储、更新、检索和销毁流程，确保信息的准确性和完整性。

　　6. 合规性：确保所有活动符合相关法律法规和行业标准，包括质量、安全、环保等方面的要求。

　　7. 审核与改进：定期进行内部和外部审核，识别问题并推动持续改进。

文件管理制度3

　　本维护管理制度文件旨在明确企业内部各项维护工作的职责、流程与标准，确保设备设施的高效运行，降低故障率，提高生产效率，保障员工安全，并促进资源的有效利用。

　　内容概述：

　　1、设备设施管理：涵盖设备的采购、安装、调试、日常保养、维修与报废等环节。

　　2、维护人员职责：明确各部门及岗位的维护责任，包括专业技能要求、工作内容与考核标准。

　　3、维护流程：定义设备报修、审批、维修、验收的`完整流程，确保快速响应与有效处理。

　　4、安全规定：强调设备操作与维护过程中的安全规范，预防事故的发生。

　　5、应急预案：制定设备突发故障的应急措施，减少生产中断的影响。

　　6、资源管理：规范维修材料、工具的采购、使用与存储，控制成本。

　　7、记录与报告：规定维护活动的记录方式，定期进行维护效果评估与报告。

文件管理制度4

　　文件记录管理制度是企业内部管理的核心组成部分，它涉及到企业运营的各个方面，包括但不限于文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等流程，以及记录的完整性、准确性、安全性和保密性的维护。这项制度旨在确保企业的信息资源得到有效管理和保护，提高工作效率，降低风险，同时也为企业的合规性和审计需求提供有力保障。

　　内容概述：

　　1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类体系，对各类文件进行科学编码，便于管理和检索。

　　2. 文件制作与审批：规定文件的起草、审核、批准和签发流程，确保文件内容的'准确性和合法性。

　　3. 文件存储与保管：明确文件的存储介质、期限、位置和备份策略，确保文件的安全和完整。

　　4. 文件使用与借阅：设定文件的使用权限，规范借阅流程，防止信息泄露。

　　5. 文件变更与废弃：规定文件修改、替换和废弃的程序，确保信息的及时更新。

　　6. 记录管理：确保记录的真实性、有效性，规定记录的保存期限和销毁程序。

　　7. 安全与保密：制定信息安全政策，包括访问控制、加密、备份和恢复措施，保护敏感信息。

　　8. 培训与监督：定期对员工进行文件记录管理培训，强化合规意识，并通过审计和检查确保制度执行。

文件管理制度5

　　1. 建立文件管理委员会：由各部门代表组成，负责制定和修订文件管理制度，解决管理中的问题。

　　2. 实施电子化管理：采用文档管理系统，实现文件的'在线创建、审批、存储和分享，提高管理效率。

　　3. 定期审计：定期进行文件管理审计，检查制度执行情况，及时发现问题并改进。

　　4. 培训与考核：定期组织文件管理培训，通过考核确保员工理解和遵守制度。

　　5. 激励机制：设立奖励机制，鼓励员工积极参与文件管理，提升整个组织的文件管理水平。

　　技术文件管理制度的建立和执行，需要全员参与和持续改进，以实现企业的高效运营和长期发展。

文件管理制度6

　　（一）消防安全教育、培训制度

　　1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。

　　2、定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。

　　3、对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。

　　4、对新员工进行消防培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。

　　5、因工作需要职员换岗前必须进行再教育培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。

　　（二）防火巡查、检查制度

　　1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。

　　2、消防工作归安全管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对公司进行一次防火检查并复查追踪改善。

　　3、检查中发现火灾隐患，检查人员填写防火检查记录。

　　4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。

　　5、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。

　　（三）安全疏散设施管理制度

　　1、公司应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。

　　2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。

　　3、应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。

　　4、严禁在营业或工作期间将安全出口上锁。

　　5、严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。

　　（四）应急救援控制中心管理制度

　　1、熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。

　　2、做好消防值班记录，处理消防报警电话。

　　3、按时做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的手续。

　　4、发现设备故障时，及时报告，并通知有关部门及时修复。

　　5、发现火灾时，迅速按灭火作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主管。

　　（五）消防设施、器材维护管理制度

　　1、消防设施日常使用管理由安全管理部门负责，安全管理部门每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。

　　2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。

　　3、消防设施和消防设备定期测试：

　　（1）烟、温感报警系统的测试由安全管理部门负责组织实施，物业保安部参加，每个烟、温感探头至少每年轮测一次。

　　（2）消防水泵、喷淋水泵、水幕水泵每月试开泵一次，检查其是否完整好用。

　　（3）正压送风、防排烟系统每半年检测一次。

　　（4）室内消火栓、喷淋泄水测试每季度一次。

　　（5）其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。

　　4、消防器材管理：

　　（1）每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。

　　（2）安全管理部门专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。

　　（3）对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。

　　（4）各部门的消防器材由安全管理部门负责管理，并指定专人负责。

　　（六）火灾隐患整改制度

　　1、各部门对存在的火灾隐患应当及时报告消防安全负责人并予以消除。

　　2、消防安全负责人在防火安全检查中，对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况书面发送各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。

　　3、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的`重大火灾隐患及时向公司消防安全负责人报告。

　　4、对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，消防安全负责人应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的复函，报送公安消防机构。

　　（七）用火、用电安全管理制度

　　1、用电安全管理：

　　(1)严禁随意拉设电线，严禁超负荷用电。

　　(2)电气线路、设备安装应由持证电工负责。

　　(3)各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。

　　(4)禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。

　　2、用火安全管理：

　　（1）严格执行动火审批制度，确需动火作业时，作业部门应按规定向安全管理管理部门申请“动火许可证”。

　　（2）动火作业前应清除动火点附近5米区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并向安全管理部门借取适当种类、数量的灭火器材随时备用，结束作业后应即时归还，若有动用应如实报告。

　　（3）如在作业点就地动火作业，需派人现场监督并不定时派人巡查。动火作业必须保证有

　　一人专职负责随时扑灭可能引燃其它物品的火花。

　　（八）易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度

　　1、易燃易爆危险物品应有专用的库房，配备必要的消防器材设施，仓管人员必须由消防安全培训合格的人员担任。

　　2、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭火方法不同的易燃易爆化学物品，应分库存放。

　　3、易燃易爆危险物品入库前应经检验部门检验，出入库应进行登记。

　　4、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执行

　　5、易燃易爆场所应根据消防规范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆设施的维护保养工作。

　　（九）义务消防队组织管理制度

　　1、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学习和灭火技能训练，各项技术考核应达到规定的指标。

　　2、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进行轮训，使每个人都具有实际操作技能。

　　3、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。

　　4、每年举行一次防火、灭火知识考核，考核优秀给予表彰。

　　5、不断总结经验，提高防火灭火自救能力。

　　（十）灭火和应急疏散预案演练制度

　　1、制定符合本单位实际情况的灭火和应急疏散预案。

　　2、组织全员学习和熟悉灭火和应急疏散预案。

　　3、每次组织预案演练前应精心开会部署，明确分工。

　　4、应按制定的预案，至少每半年进行一次演练。

　　5、演练结束后应召开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。

　　（十一）燃气和电气设备的检查和管理制度

　　1、应按规定正确安装、使用电器设备，相关人员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证书方可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后方可投入使用，禁止使用无厂家、无生产许可证、无产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电气设备。电气设备应由持证人员定期进行检查(至少每月一次)。

　　2、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度至少检查一次、每年至少检测一次并记录。

　　3、电器设备负荷应严格按照标准执行，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的接地，接地电阻应严格按照电气施工要求测试。

　　4、各类线路均应以套管加以隔绝，特殊情况下，亦应使用绝缘良好的铅皮或胶皮电缆线。各类电气设备及线路均应定期检修，随时排除因绝缘损坏可能引起的消防安全隐患。

　　5、未经批准，严禁擅自加长电线。各部门应积极配合安全小组、维修部人员检查加长电线

　　是否仅供紧急使用、外壳是否完好、是否有维修部人员检测后投入使用。

　　6、电器设备、开关箱线路附近按照本单位标准划定黄色的区域，严禁堆放易燃易爆物并定期检查、排除隐患。

　　7、设备用毕应切断电源。未经试验正式通电的设备，安装、维修人员离开现场时应切断电源。

　　8、除已采取防范措施的部门外，工作场所内严禁使用明火。

　　9、使用明火的部门应严格遵守各项安全规定和操作流程，做到用火不离人、人离火灭。

　　10、场所内严禁吸烟并张贴禁烟标识，每一位员工均有义务提醒其他人员共同遵守公共场所禁烟的规定。

　　（十二）生产安全事故的报告和调查处理制度

　　1、员工发现在生产中发生火灾事故，应积极采取必要的措施，防止事态的扩大，并保护好现场，不得隐瞒和故意拖延，立即向企业主要领导和安全生产管理机构报告。

　　2、企业负责人、安全管理人员接到事故报告后，应及时赶到事故现场进行处理，对发生或有可能发生危急情况的，迅速启动事故应急救援预案。

　　3、企业负责人对发生的需向有关部门报告的生产安全事故，必须在1小时内，以公司名义报告安监等有关部门。

　　4、发生重伤、死亡事故，派专人保护事故现场，并迅速采取必要的措施抢救人员和财产，防止事故扩大。需要移动现场部分物体时，必须做出标志，绘制事故现场图、照相、录像，并详细说明。

　　5、清理事故现场时，要事先经事故调查组或安监部门同意。

　　6、发生轻伤事故要进行现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对干部职工进行教育。

　　7、企业事故调查组成员应符合下列条件：

　　（1）具有事故调查所需要的某一方面专长；

　　（2）与所发生事故没有直接利害关系。

　　8、发生事故要按照“四不放过”的原则进行处理。“四不放过”的原则是：事故原因没有查清不放过；事故责任者没有受到严肃处理不放过；职工没有受到安全教育不放过；预防事故重复发生的防范措施没有落实不放过。并按照事故的性质和造成的损失危害程度，根据规定对有关责任人员进行处罚。

　　9、发生事故，必须按照企业各级安全生产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责任。

　　10、对因玩忽职守、违章指挥、违章作业、违反安全规章制度以及工作不负责任等行为而造成的事故，视情况按规定追究责任并进行处罚

　　11、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意(转载于:www.cSSyq.co m 书业网)见，填写“职工伤亡事故报告表”报送安监部门。

　　12、事故处理结案后，公开宣布处理结果。

　　13、安全生产管理机构建立事故管理档案，其内容应包括事故现场记录、照片、鉴定材料、事故教育、改进措施等资料。

　　14、安全生产管理机构定期进行事故的统计分析，并及时上报有关部门。

　　（十三）消防安全工作考评和奖惩制度

　　1、对消防安全工作作出成绩的，予以通报表扬或物质奖励。

　　2、对造成消防安全事故的责任人，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任人将依法移送国家有关部门处理外，根据本单位的规定，对下列行为予以处罚：

　　（1）有下列情形之一的，视损失情况与认识态度除责令赔偿全部或部分损失外，予以口头告诫：

　　a、使用易燃危险品未严格按照操作程序进行或保管不当而造成火警、火灾，损失不大的； b、在禁烟场所吸烟或处置烟头不当而引起火警、火灾，损失不大的；

　　c、未及时清理区域内易燃物品，而造成火灾隐患的；

　　d、未经批准，违规使用加长电线、用电未使用安全保险装置的或擅自增加小负荷电器的； e、谎报火警；

　　f、未经批准，玩弄消防设施、器材，未造成不良后果的；

　　g、对安全小组提出的消防隐患未予以及时整改而无法说明原因的部门管理人员； h、阻塞消防通道、遮挡安全指示标志等未造成严重后果的。

　　（2）有下列情形之一的，视情节轻重和认识态度，除责令赔偿全部或部分损失外，予以通报批评：

　　a、擅自使用易燃、易爆物品的；

　　b、擅自挪用消防设施、器材的位置或改为它用的；

　　c、违反安全管理和操作规程、擅离职守从而导致火警、火灾损失轻微的；

　　d、强迫其他员工违规操作的管理人员；

　　e、发现火警，未及时依照紧急情况处理程序处理的；

　　f、对安全小组的检查未予以配合、拒绝整改的管理人员。

　　（3）对任何事故隐瞒事实，不处理、不追究的或提供虚假信息的，予以解聘。

　　（4）对违反消防安全管理导致事故发生(损失轻微的)，但能主动坦白并积极协助相关部门处理事故、挽回损失的肇事者或责任人可视情况予以减轻或免予处罚.

文件管理制度7

　　程序与管理制度是企业运营的基石，它们旨在规范员工行为，提升工作效率，保障业务流程的顺畅进行。通过明确的规章制度，企业可以确保所有工作活动按照既定的标准和流程执行，减少误解，避免混乱，促进组织内部的`公平与透明。此外，良好的程序与管理制度还能为企业决策提供依据，降低风险，增强企业的稳定性和竞争力。

　　内容概述：

　　程序与管理制度涵盖多个关键领域：

　　1. 组织架构：定义各部门的职责和权限，明确汇报关系。

　　2. 工作流程：详述各项任务的执行步骤，包括任务分配、审批、执行和反馈。

　　3. 员工行为准则：设定道德和职业行为标准，强调诚信、尊重和团队合作。

　　4. 人力资源管理：涵盖招聘、培训、绩效评估和福利待遇等方面。

　　5. 财务管理：规定财务报告、预算制定、费用报销等规则。

　　6. 质量控制：设立质量标准和检查机制，确保产品或服务质量。

　　7. 安全与健康：制定安全规程，预防事故，保障员工健康。

　　8. 沟通与信息管理：规定内部沟通渠道和信息公开政策。

文件管理制度8

　　账号密码管理办法

　　为维护网络安全运行，确保公司各项文件资料不受侵害，促进各类密码统一管理，特制订此制度。

　　一、账号、密码设置对象

　　1．服务器（域名、阿里云、教师行动网、云平台、中考中招、各部门存档）账号密码等；

　　2.公司网站用户（云平台、教师行动网、中考中招）、后台账号等；

　　3．公司官网、微信、微博等与公司宣传有关的账号、密码；

　　4.因工作需要，在政府或第三方机构等网站注册的账号、密码；

　　5.需加密的文件资料；

　　6.上述未列出的其他与工作有关的账号密码。

　　二、密码的设置

　　1．公司各项密码，由直接责任人及部门负责人商议确定，密码可由直接责任人设定，并报部门负责人知晓及备案。

　　2．密码内容设置规则：必须由数字、字符和特殊字符组成；密码长度不能少于8个字符；机密级对象，设置的密码长度不得少于10个字符；设置密码时应尽量避开有规律、易破译的数字或字符组合。

　　三、密码的修改

　　1．公司因实际需求，修改（更换）各项密码，须向直接责任人申请，并得到部门负责人同意才允许更改密码。

　　2．所有离职的员工须履行密码交执程序，及时上交公司各项账户密码。由部门负责人通知相关人员及时修改相应密码。

　　3．定期更换密码:一般服务器密码更换周期不得超过60天。

　　四、账号和密码的保存

　　1．公司设置的各项用户密码由直接责任人自行保存，严禁将各项密码告知他人；若因工作需要必须告知，应按程序请示上级领导，经上级领导批示后方可告知相应密码。一旦对方工作完成，直接责任人必须及时更改密码，确保密码安全。

　　2．公司的'各项密码均由各部门负责人负责建立《密码信息表》（详见附表）、管理保存、及时更新，须将《密码信息表》（详见附表）提交至行政部档案管理员备份。档案管理员按月进行核查。

　　3．各项密码直接责任人对所管理的密码，严禁通过各种渠道漏密，切勿出现忘记密码、遗失密码等情况。否则，将视情况承担相应工作失职的责任，部门负责人亦将承担部门管理连带责任。

　　4．如发现密码有泄密迹象或黑客入侵，密码直接责任人应立刻报告上级领导，并严查泄密源头、修补系统漏洞，采取一切可行的方式规避公司损失，并将详细情况以书面形式及时上报上一级领导。

　　五、处罚

　　针对上述条款，违反者公司将依据情节轻重给予50元至1000元罚款，情节严重者将移送司法机关。

　　附表：

　　密码信息表

　　序号

　　名称/用途

　　管理部门

　　责任人

　　账号/用户名

　　密码

　　备注

　　网址、地址等

文件管理制度9

　　一、文件与资料识别

　　1、各单位、部门在制定安全生产文件时,必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)

　　2、对外来文件要进行识别与分析,在转发或修订下发时要进行标准性转换,下传的文件必须符合标准化文件要求。

　　3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

　　4、对资料的内容进行识别分析,不符合标准化要求的要修改完善。

　　二、文件与资料的管理规定

　　1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

　　2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求,并将保存文件下发登记表存档。

　　3、建立文件、资料档案库,专人负责管理和保存。

　　4、借阅、查询各种资料、文件时,要建立借阅、查询登记表。

　　5、文件、资料要整理规范,保存有序,管理到位,查找便捷。

　　6、若文件、资料需更新、补充、增加,必须经过保管员进行操作,非工作人员不得随意进行修改。

　　7、妥善保护文件、资料,不得随意外借;查询文件时不得在文件上做任何标记,不得损坏。

　　8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作,制定相应的`安全措施,保证文件、资料的安全。

文件管理制度10

　　文件发放管理制度是企业管理的重要组成部分，它旨在规范公司内部文件的分发、存档和管理，确保信息流通的安全、高效。该制度涵盖了文件的分类、编号、审批、发放、回收、销毁等多个环节。

　　内容概述：

　　1、文件分类：明确各类文件的性质，如行政文件、财务文件、技术文件等，以便合理归档。

　　2、编号规则：制定统一的文件编号体系，便于查找和跟踪文件。

　　3、审批流程：设定文件发放前的审批流程，确保信息的准确性和合规性。

　　4、发放管理：规定文件的发放对象、方式和时间，防止信息泄露。

　　5、存档保存：制定文件的`保存期限和存储方式，保证文件的完整性和可追溯性。

　　6、回收销毁：明确文件的回收程序和销毁标准，保护企业信息安全。

文件管理制度11

　　开发部作为公司的核心部门，其管理制度直接影响到产品的创新力、稳定性及市场竞争力。

　　有效的管理制度能提升团队协作效率，降低沟通成本，减少错误率。

　　同时也能激发员工的.积极性和创造力，为公司持续发展提供有力保障。

文件管理制度12

　　文件控制管理制度的重要性体现在以下几个方面：

　　1.维护信息准确性：通过规范文件的生命周期管理，确保信息的`准确无误，减少因错误信息导致的决策失误。

　　2.提升工作效率：高效的文件检索和利用能节省时间，提高工作效率。

　　3.保障信息安全：严格的访问权限控制和废弃销毁机制，防止敏感信息泄露。

　　4.法规遵从：符合iso9001等质量管理体系的要求，满足法规对文件管理的规定。

　　5.支持审计与追溯：完整的文件记录便于审计和问题追溯，提升企业透明度。

文件管理制度13

　　(一)总则

　　为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

　　(二)文件管理

　　内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

　　2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

　　3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

　　4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的'文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

　　(四)发文的管理

　　1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

　　2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。

　　3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

　　(五)文件的立卷与归档

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:

　　①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③经理办公室各种专业例会记录;

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。