学校合同管理内部控制制度

学校合同管理内部控制制度

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　　一、合同管理业务概述

　　(一)合同管理的定义

　　合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。学校合同一般指经济合同，是以学校或学校授权的职能部门为主体，与其他平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。

　　学校合同主要包括采购合同、工程合同、科研项目合同、合作办学合同、对外投资合同、成果转让合同、租赁合同、借款合同、财产保险合同等。

　　(二)合同管理的目标

　　1.确保合同管理的规范性

　　完善合同管理体制，明确单位合同归口管理部门。对单位的合同事务实行审核把关、统一管理，确保签订合同的格式、内容合法合规。符合单位利益。

　　2.确保合同执行的规范性

　　建立完善订立合同的授权审批制度。单位各部门和个人对外签订合同应经过合法授权，不签订超出有关规定范围的合同，加强合同订立的审核把关。

　　3.确保合同审查的规范性

　　对合同对方主体资格进行充分调查，确保对方具有履约资格和能力，减少合同违约风险。

　　4.确保合同监督的规范性

　　加强合同股行的监控，建立合同纠纷处理机制，合理解决合同履行中出现的各项纠纷，确保单位利益不受损失。

　　5.确保合同评价的规范性

　　建立合同评价制度，对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，以便改进不足，促进合同管理水平的提高。

　　二、合同管理业务风险概述

　　学校的合同业务应重点关注以下风险：

　　(一)合同管理体制不健全，未明确合同管理的归口管理部门及职责，审批程序不清晰，导致合同管理混乱，可能会出现擅长以学校名义与对方签订合同或擅自修改合同内容的问题，造成学校经济利益受损；

　　(二)对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力未作调查，或在合同调查过程中对对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力作出不当评价，可能会导致合同无效或引发潜在的风险；

　　(三)合同内容违反国家法律法规和政策规定，合同内容和条款不完备、不严密、不合理或文字表述不清，可能导致重大误解或造成学校经济损失；

　　(四)在合同履行过程中，未能及时发现已经或可能导致学校利益受损情况，或未能采取有效措施制止；

　　(五)合同生效后，对合同条款未明确约定的事项未及时协议补充，导致合同无法正常履行，或合同变更未经相应的审批程序，导致合同变更行为不当或无效；

　　(六)未建立合同纠纷处理的有效机制，纠纷处理不当，可能导致学校利益受损；

　　(七)合同保管不当，导致合同丢失或无法履行；泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密，导致学校或国家利益受损。

　　三、合同管理业务职责

　　(一)合同综合管理服务机构

　　党委办公室、校长办公室(以下简称“党办、校办”)下设政策研究与法律事务中心(以下简称“法律事务中心”)，作为学校合同事务的综合管理服务机构，在合同事务中主要履行以下职责：

　　1. 建立健全学校合同管理的基本规章制度； 2. 对重大合同文本进行法律风险评估，并出具法律意见；

　　3. 对二级单位合同管理事务提供必要的法律咨询服务； 4. 指导协助合同承办单位处理合同法律纠纷，必要时根据学校授权，代表学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件；

　　5. 对本部门的合同审查记录进行备案、归档； 6. 负责全校合同的目录备案。

　　法律事务中心对重大合同文本进行法律风险评估，学校聘请法律顾问，协助法律事务中心对合同文本进行法律风险评估及处理合同纠纷。

　　(二)合同归口管理部门

　　学校授权相关职能部门作为特定类型合同的归口管理部门。合同归口管理部门在合同管理中主要履行以下职责：

　　1.根据需要制定完善本部门合同管理的细则及流程 2.对合同承办单位提交的合同进行审批； 3.根据需要组织合同评审、落实评审意见；

　　4.监督合同承办单位行使合同权利、履行合同义务； 5.指导协助合同承办单位处理合同法律纠纷； 6.对归口管理范围内的合同进行备案归档； 7.业务范围内的其他事项。

　　(三)合同承办部门

　　合同承办单位一般应为合同内容所涉及的学校二级单位，是合同管理的直接责任单位。主要履行以下职责：

　　1.负责合同的可行性论证，审查合同相对方的主体资格，必要时对其资信能力、履约能力等进行审查，包括但不限于以下方面：

　　①合同相对方为自然人的，应重点核查其有效身份证明； ②合同相对方为法人的，应核查其名称、资质、企业法人营业执照、事业单位法人证书、经营范围和方式等内容，重点核查拟定的合同标的是否与其营业执照核定的业务范围一致以及营业执照的年限及年检情况；

　　③合同相对方委托代理人订立合同的，应当核查其授权委托书中

　　载明的代理事项、权限和代理期限是否明确、有效； ④合同相对方的资信状况应当通过核查其银行资信证明、资产负债表、征信记录等能够证明其资信的有关文件进行确定；

　　⑤法律规定或履行合同必备的资质证明，以及合同归口管理部门要求提供的其它证明文件。

　　1.负责合同的洽谈和文本起草；根据法律事务中心或合同归口管理部门的审核意见，修改合同文本；

　　2.代表学校行使合同权利、履行合同义务；3.妥善保存合同执行过程中的相关合同文件和材料；4.定期、不定期向合同归口管理部门汇报合同执行情况；

　　5.及时向归口管理部门汇报合同执行过程中学校及合同相对方预期和已发生的违约等情况；

　　6.处理合同纠纷；

　　7.处理合同履行后的遗留问题。

　　(四)合同审计与监督部门

　　审计室依职权和工作规程进行合同审计，监督涉及资金往来合同的执行程序、履行情况等是否符合国家法律法规、学校规章制度及合同约定。

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