工程档案管理制度
在当下社会，制度使用的频率越来越高，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。一般制度是怎么制定的呢？以下是小编为大家整理的工程档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
工程档案管理制度1
工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据，加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。
一、工程档案目录管理
1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
2、工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。
3、工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。
二、工程档案管理程序
1、工程档案管理责任
(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案情况。
(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。
(3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作情况。
(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的工作检查。
2、工程档案管理程序
(1) 工程档案的`建立
文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。
(2) 工程档案的存档
工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。
(3) 工程档案的查阅和借阅
一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览;若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。
(4) 工程档案的更改清理和销毁
原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。
(5) 上级档案存档
工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。
(6) 保密等级设置和更改
涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。
(7) 计算机档案管理
工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
(8) 图书档案管理办法
工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档，制定图书借阅管理办法，严格按管理办法借阅。
工程档案管理制度2
1目的
1.1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。
1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。
2工程资料的归档范围
2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要求。
3工程文件材料的质量要求
3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。
3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。
3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。
3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4工程施工过程中的资料检查：
工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。
必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。
5工程资料的接收：
5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。
5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。
5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
5.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。
5.5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。
5.6凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。
5.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。
5.8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室，在取得资料室资料员接收资料的确认签字后，才能与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。
5.9凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。
5.10凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。
6工程资料的发放
6.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。
6.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。
6.3工程部分发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》，分发的图纸资料至少预留一份，连同《图纸资料分发清单》原件存档。
6.4为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记表》。
7设计变更、工程联系单管理规定
7.1设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。
7.2设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。
8工程资料的保管
8.1及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。
8.2归档的资料要完整、系统、准确。
8.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
8.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。
8.5保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。
9声像资料管理办法
9.1工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
9.2公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。
9.3照片档案要求
9.3.1技术要求
9.3.1.1建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期整理成果。
9.3.1.2录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。
9.3.1.3应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。
工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。
工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。
（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。
（2）照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和文字说明。照片文字说明包括拍摄照片的.事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
（3）数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机拍摄，图像格式为JPEG格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等编辑处理（为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期处理除外）。手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照片。
9.3.2编制要求
9.3.2.1分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。
9.3.2.2排列：按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。
9.3.2.3编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。
9.3.2.4入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。应使用国家规定的标准照片册。
9.3.2.5说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。
（1）单张照片说明的格式：每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段书写。其格式如下：
照片号（底片号）：即照片的编号
参见号：由档案保管单位填写
题名：简明概括、准确反映照片的基本内容
时间：用8位阿拉伯数字表示，如20111013
地点：工程所在地点
摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位
（2）每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写：工程名称＋（栋、标段）十部位（详细施工内容）
（3）组合照片说明的填写：
一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。
组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。组合照片一般不宜越册。
（4）照片册卷内目录
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（5）照片册脊背
卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。“题名”栏填写业主和工程名称，“年度”填写移交时所属年份，脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。
9.3.2.6装具：使用符合GB/T 11821—1989/20xx标准的6英寸照片档案册。照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。
9.4视频档案要求
9.4.1技术要求
9.4.1.1工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。专题片一般按整个项目时间顺序制作。
（1）工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。
（2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。
9.4.1.2建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。
9.4.1.3录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。字幕、图像画面要同步准确。视频短片或专题片输出格式为高清格式，像素1920×1080，编码格式为HD H、264 MPEG—4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，总比特率不能低于30mbps，帧速率每秒25帧或50帧。
工程档案管理制度3
1、工程技术资料是为建筑施工提供指导和施工质量、管理情况进行记载的技术文件。也是竣工后予存查或移交建设单位作为技术档案的`原始凭证。
2、单位工程必须从工程准备开始，建立工程技术档案，收集有关资料，并贯穿施工全过程，直至竣工验收。
3.工程技术档案中所列的所有技术文件和资料，必须经各级技术负责人正式审查批准。所有材料和文件必须如实反映情况，记录要真实、准确、及时、完整、系统、表格化、字迹工整，分类装订成册。严禁事后修改、伪造、编造。
4、工程技术档案内容分类。
4.1是建筑物合理使用、维修、改建和扩建的参考文件；在工程教学时，将其他交接资料交施工单位保存(称为交接技术资料)。
4.2是为了系统地积累施工经验的经济技术资料，并由施工单位保存（称为施工技术资料）。
5、工程技术档案是永久性保存文件，必须严格管理，不得遗失、损坏，人员调动必须办理移交手续。由施工单位保存的工程档案资料，一般工程在交工后统一交项目部资料员保管，重要工程及新工艺、新技术等由技术科资料室保存；并根据工程的性质确定保存期限。
6、各种技术资料检验评分标准按现行优良工程检验记录执行。数据核对:直营公司每个项目部每季度核对一次数据。
7、各种资料由施工技术队长收集并初步整理，临交工之前将资料交技术科统一整理，资料一般应一式两份。
工程档案管理制度4
1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);
2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;
3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的`调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的判决通知书，公安机关的外调介绍信，案情通报;
4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;
5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。
6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。
工程档案管理制度5
为规范公司工程档案管理工作，依据国家及地方相关工程档案管理规定，并结合我司实际情况，特制定本制度。
一、工程档案的归档范围及质量要求
（一）工程档案的归档范围
对于与工程建设有关的重要活动，记录工程建设主要过程和现状且具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）
（二）归档文件的要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用 A4 规格归档。
二、工程档案的管理机构
各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从筹备阶段到竣工验收整个过程中的文件收集、整理、归档、编目、装订、预验收及移交工作。
三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
（一）工程档案的收集
文件形成后，文件形成责任人（经手人）须于当日提交一份原件给资料员，资料员收到文件后，应于当日完成登记入盒。
（二）工程档案的整理
按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
（三）工程档案的立卷
1、工程文件可分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
（四）工程档案的编目
1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过 30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原 有的文号或图号；“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。
未按要求编目的，每项扣罚部门资料员 5 元。
（五）工程档案的'装订
案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
（六）工程档案的归档
1、单位工程竣工验收后30日内，部门资料员须完成工程档案的归档工作，未按时归档的对部门资料员罚款5元。
（七）工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内，部门资料员需将完整的工程竣工档案分别移交给城建档案馆和工程档案室，未按时办理移交的，将扣罚部门资料员5元。
（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）
工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。
案卷号 如：第 1 卷 1.1.1-1
专业号 如：基建类 1 为 1.1.1
工程代号 如XX花园首期为 1.1
楼盘代号 如XX花园代号为 1
（九）工程档案的保管
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全与完整，防止其丢失或损坏。保持档案室的干燥和通风，以保障工程档案不被侵蚀。
（十）工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时督促借阅到期文件的归还。
四、工程档案保管期限
保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）
1、永久：是指工程档案需永久保存。
2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
3、短期：是指工程档案保存 20 年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
五、工程档案密级
密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。
六、工程档案的借阅及销毁
按照集团公司档案管理制度执行。
本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。
七、本制度自发布之日起执行。
工程档案管理制度6
第一章总则
1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。
1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。
1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。
1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。
第二章工程档案管理机构的职责
2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。
2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。
2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。
第三章项目工程档案管理流程
3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。
3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。
3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。
3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。
3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。
档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。
3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。
工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。
第四章项目工程档案管理
4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。
4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。
4.3档案收集工作的要求
(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;
(2)遵循档案的自然形成规律;
(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;
(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;
(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。
4.4工程项目资料的收集管理
4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。
4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。
4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。
4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。
收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。
4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。
4.6项目工程档案的分类要求
(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;
(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;
(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;
(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。
4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的'整理，便于保管和利用。
4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。
4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。
4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。
4.8项目档案案卷管理
4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。
4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。
项目档案号=分类号+案卷顺序号。
4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。
4.10工程项目资料的更改
4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。
4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。
4.11工程项目档案的借阅
需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。
4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。
4.13工程项目合同管理
工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。
工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。
工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。
第五章附则
5.1本制度由项目部负责解释。
5.2本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。
工程档案管理制度7
1.由内业员负责，对每一台塔吊的合格证、备案证等资料进行收集、分类、保管、归存至单机档案。
2.拆装资料的`填写应保证真实可靠，对拆装过程中建立的各类安全、技术以及施工资料，统一交由物机部收存保管。
3.机械设备管理员对塔吊的拆装资料的管理，应做到如下几点:
①按单机收集、整理、保管每次安拆的各种资料;
②做好拆装档案的编目工作，需要时及时提供各种安拆资料，切实对塔吊的拆装作业提供帮助;
③保证资料完好不遗失;
④告知各类原始资料和拆装资料的借阅单位和借阅人员，不得在档案资料上涂改、抽换，并保证及时归还。
工程档案管理制度8
档案管理作为物业管理的'重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。
1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责;
2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;
3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;
4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;
6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。
工程档案管理制度9
1、目的
规范图纸资料收发、借阅、保管制度。
2、适用范围
本程序适用于公司工程项目开发施工期间和竣工后的图纸资料管理。
3、引用文件
无
4、定义
本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。
5、职责
5.1行政部负责审批机密图纸资料的借阅；
5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。
5.3工程部负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。
6、程序
6.1图纸资料的发送、登记、归档
6.1.1工程部调查地产窗口各部门所需图纸资料的数量，填写《图纸资料发放清单》，交工程部经理审核签字。
6.1.2工程部将图纸资料按审核后的《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》（由工程部人员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好《发文记录表》。
6.1.3凡是工程部发送的图纸资料，必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。
6.1.4工程部至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写《文件移交单》)移交公司总部档案室档案员归档。
6.1.5工程部在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类，如“书香桃苑一期”，再于同一地域的图纸资料中按建筑、结构、电气等专业分类集中保存。
6.1.6工程部对库存的有关资料进行编目，填写《工程资料一览表》，以便进行统一的归档管理。
6.1.7工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的`标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。 6.2图纸资料密级的确定
6.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在《图纸资料发放清单》中注明。
6.2.2密级分机密和非机密两类。
6.3图纸资料的借阅
6.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部填写《图纸资料借阅登记表》，并须由借阅人签名。到期归还时，须签名确认。
6.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见，方可办理借阅手续。
6.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写《工作传签单》报主管副总经理审批同意，再按6.3.1～6.3.2办理借阅手续。
7、记录
《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。
工程档案管理制度10
1、目的
使化验室的检验原始记录、仪器设备档案和技术书籍处于受控状态，以满足检验和设备原始资料的保存需求。
2、使用范围
本制度适用于化验室的'检测原始资料和仪器设备档案管理。
3、职责
3.1班长负责对检测原始记录进行归类，按保存期限进行保管。
3.2仪器设备管理人员负责对仪器设备档案进行管理。
4、工作程序
4.1由班长负责归档资料的整理、保管、借阅和销毁工作。
4.2由班长负责收集日常水质检测原始记录，并在检测报告发出后立即归档。凡列入固定资产范围内的各类仪器设备档案资料需在进站开箱验收后立即归档。
4.3借阅档案资料需办理借阅手续。与检测无关人员不得查阅检测报告及原始记录，保密资料须经部长或总经理批准方可查阅，不得带出资料室，不得复制。
4.4档案工作人员需严格为供应商保守技术秘密，并按相关保密制度管理，否则将视为违反纪律处理。
4.5需注销的技术档案应造册登记，并经由部长和总经理审批，指定监销人共同处理，以防泄密。
4.6妥善保管资料档案，定期检查防止霉变和虫蛀。
5、相关文件
6、相关记录
工程档案管理制度11
1、学校营养餐工作文件，由负责此项工作的老师管理。
2、上级部门下发的关于营养餐的`文件、通知、通告、讲话、检查记录、整改意见、措施等必须存档备查。
3、学校制定的各种营养餐管理制度、突发安全事故应急预案及组织领导机构等材料应装订成册并归档。
4、学校接收、发放营养餐情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。
5、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
6、学校营养餐工作档案实行登记制度，按档案管理规定执行。
7、管理人员随时做好营养餐工作档案的保管工作，注意防盗、防火、防丢失。
8、管理人员随时注意收集整理营养餐工程材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
9、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养餐工程落实情况提供详实的资料依据。
10、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。
工程档案管理制度12
第一节目的
为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，以利工程建设和竣工移交，特制定本资料管理制度。
第二节适用范围
本管理制度适用于房地产开发项目的全过程（前期、中期、后期）。
第三节职责
1、负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。
2、负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施，以及相关文件的归档管理。
3、负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况，以及竣工资料的收集、整理。
4、管理好领用的工程文件，回收、整理、移交文件。
5、负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件，进行回复、收集、归档。
6、负责本公司总工办、施工单位等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。
第四节管理内容及要求
一、文件资料的接收、分发
1、对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。
2、将整理完毕的图纸资料，经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录。
二、标识、版本更新、设计变更
1、设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
2、名称相同的改版文件，如是整卷册（整袋）改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。
3、对于发送至工程部的设计变更通知单，工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档，同时按照有关要求发放给有关单位，并做好收发记录。
三、图纸资料的补遗和索赔
1、图纸资料如遇交付清单不符或短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知总工办，由总工办函告设计方限期补齐和更换。
2、如图纸资料末按合同日期提供，工程部应及时上报公司相关部门，督促落实。
四、图纸不符的处理
1、收到图纸资料，如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还总工办。
2、如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促总工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。
五、对单位、分部（分项）工程的'有关要求
1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程竣工验收、分部试运前应组编完毕，并作为竣工、试运必要条件，不符合要求者不予验收。
2、文件应齐全、规范、完整、符合要求，归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应使用微机打印或黑墨水或蓝黑墨水书写。
3、在竣工后移交给有关单位和部门。有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格，档案管理人员逐项检查，全部合格后接收资料，由工程部保管，归档文件应为原件。
六、施工、调试文件的审查。
1、当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时，应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章（签字）确定，资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核备案。
七、工程文件资料的借阅、复印
1、工程文件资料需要借阅时，应由借阅人填写《工程文件资料借阅申请单》，经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，工程文件资料借阅'即借即还'不得将文件资料带至文件资料借阅指定区域之外。
2、工程文件资料原则上不允许复印，因工程需要必须复印时，由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，方可复印。复印件按照受控文件控制要求执行。
八、工程技术档案资料编制要求
1、工程技术资料主要划分为五类：
①工程质量保证资料；
②工程分部分项（观感质量评定）评定资料；
③工程技术资料；
④施工管理资料；
⑤竣工资料（竣工图）。
2、工程技术资料的编制，应随施工进度反映工程质量。新工艺的实施，新结构的试验，地基检测，现场安全，文明施工，工程相关的照片，音像资料，能够反映工程的实施情况。资料应按有关规定装订，每册资料应有名称、目录、页码、说明，以便查找核实。凡引用复印资料必须有复印时间，日期，复印人签字，复印单位的公章，并注明原件存放的位置和索引。
3、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。
对于工程质量保证资料、工程分部分项评定资料、工程技术资料，应先由施工单位按照相关规定编制、填写，然后报监理公司审核。监理公司根据现场实际情况，对相关资料进行复核、确认，再由监理公司向建设单位工程部申报。建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核，根据资料的类型交相关负责人，包括总工办（材料部、造价部）各专业工程师的核实、给予签认，并留档备查，同时复回监理公司。对建设单位不须确认的工程资料，工程部存档即可返回。
对于施工管理资料，工程竣工资料，施工单位应向监理公司申报，经监理公司审查后会同监理公司的资料统一上报建设单位，建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。
4、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换，工程资料由工程部专人负责。
九、工程部档案资料入档序目
1、工程招投标资料
a、招标文件；
b、招标答疑；
c、标外文件；
d、商务标；
e、技术标；
f、中标通知书
2、工程竣工资料由施工单位按当地档案部门规定顺序整理。如：前期资料及设计变更图纸会审记录（原件）、各种检验实验资料、分部分项自检资料、竣工验收资料、竣工验收备案表（原件）等。
3、竣工图（有竣工图章内容齐全）
4、竣工工程结算书（造价咨询单位审查三家盖章）
入档的文件资料要按照有序、成卷、分类存放，便于查询、有条件利用的原则进行保管。
十、工程部档案资料的销毁
工程部接收施工单位报来的竣工工程档案资料，在本部存放时间为3年（从工程竣工备案之日起），期满后由工程部综合业务主办人员办理相关手续，负责移交给综合办档案室。
工程部移交给综合办公室的档案，按照档案管理规定管理期限为50年，需要销毁时要办理销毁手续，逐级审批，监督销毁。
工程档案管理制度13
1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。
技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;
设备的规范、标准、各项制度及技术标准;
设备新技术信息及资料;
职工技术考核标准及资料。
1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。
1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。
1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。
1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。
1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。
除图书外,档案资料严禁带出大厦。
重要资料只限在资料室内阅读。
1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。
借期为一个月,到期应办理续借手续。
图书不得在个人手中长期持有。
1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。
2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。
为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。
现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。
设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。
设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的'清点核对,应该做到帐物相符。
3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。
这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。
4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》
工程档案管理制度14
为规范和加强公司安全生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项安全生产档案（台账）的准确和完善，通过安全生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。
本制度适用于公司安全生产档案（台账）、记录管理工作。
3.1安全生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。
3.2 数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。
5.1 公司安全管理部负责公司安全生产档案（台账）的综合管理工作，对各项目部、各部门安全生产的档案管理工作进行监督、检查。负责根据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的分类、编号和备案工作。
5.2各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台账）管理工作。统一使用公司制定的格式进行安全生产记录。
5.3各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理，填写、收集、整理、保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的各类记录。
5.4各项目部的安全生产管理部门及各职能部门按照本单位的《安全生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。
6.1.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。
6.1.1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。
6.1.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度（云南省安全生产条例规定的11项制度必须建档）等文件。
6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。
6.1.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。
6.1.1.6安全管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册安全工程师等相关资格证书）。
6.1.1.7年度安全生产工作总结和计划、阶段性专项安全生产工作总结。
6.1.1.8安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。
6.1.2 安全生产教育培训台账包括以下方面内容：
6.1.2.1安全宣传教育培训计划（含特种作业人员教育）、学习、活动资料；
6.1.2.5危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；
6.1.3.2根据安全生产工作需要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；
6.1.4.1重大危险源的检测、评估、监控报告或记录；
6.1.4.2针对重大危险源制定的应急预案，包括危险性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；
6.1.4.3重大危险源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；
6.1.5.1职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；
6.1.5.2职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；
6.1.5.3年度职业健康计划和实施方案，个人防护用品发放（使用）记录，职业健康宣传教育培训记录（培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄像资料）等；
6.1.5.4用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（如果有）
6.1.6.1相关方单位资质及签订的安全协议（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外来务工人员的教育记录；
6.1.7.1专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录（或安全检查表）；
6.1.7.2专项安全检查及考核记录（或安全检查表）；
6.1.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；
6.1.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（计划）登记表；
6.1.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容：安全事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、采取的.方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、安全措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理情况的评估报告；
6.1.7.7其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。
6.1.9 生产安全事故管理档案包括以下方面内容：
6.1.9.5按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。
6.1.10.2安全工作费用投入过程中相关票据复印件等。
6.1.11《安全生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。
6.1.12法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生产过程管理的其他记录资料等。
6.2.1安全生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清晰，日期明确，签认手续完备；
6.2.2各项目部要求确定专人负责安全生产档案（台账）的记录、收集和整理；
6.2.3各项目部安全生产档案（台账）应分类存档，按时间顺序（以年度为界），每年年终将安全生产档案（台账）装订成册；
6.2.4档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电子签名法》（20xx年修正）的相关要求。
6.3.1各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的安全生产记录（记录管理人由单位、各部门根据岗位职责进行确定），填写“在档记录清单”；
6.3.2记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；
6.3.3各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录，应采用双斜杠划去原记录，在其上方写上更正后的记录，加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。
6.5.1各部门负责本部门的运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。
6.5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可使用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。
6.5.3各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相关记录管理人登记备案。
6.6.1记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经安全管理部确认，由记录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。
6.6.2对于保存期限内需向其他移交或提供的运行记录，除应在“记录清单” 上注明移交或提供记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。
6.7.1各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必须把单位所有记录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。
6.7.2记录应存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰。不得丢失或破坏、防止泄密。
6.7.3文书档案保管期限按照公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。
7.1公司安委办对各项目部安全生产档案（台账）的建立情况，定期进行监督、检查，检查时间为每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。
工程档案管理制度15
一、物业管理企业档案管理规定：
1．企业各物业项目的档案资料规定由物业管理企业主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文献存档、注记工作。
2．有关物业管理企业验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务汇报、员工人事资料等档案规定集中存档，文献柜规定上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理企业档案资料必须按企业规定规定存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文献编目录索引，档案类文献有存档文献清单及编号目录。
4．物业管理企业档案目录及存档文献清单每季度上报企业立案。
5．物业管理企业档案在历任主管调职、任职时应向企业或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理企业档案平常需常常使用部分应复印备份，原件寄存在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．企业将定期巡查上述规定所提及之规定贯彻状况，对不符规定的保管负责人将作合适处分。
9．物业管理企业档案资料因保管不妥而导致遗失、泄密的`，对物业管理企业有重大影响及损害物业管理企业企业利益的，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理企业管理保密规定：
1．在工作范围获有关的企业、物业管理企业内部资料，业主、顾客单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联络 、购/租合约及金额、尤其条款、物业管理企业及企业内部状况、业主及顾客个人状况等均属工作保密范围。
2．业主、顾客及员工资料统一寄存在办公室文献柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理企业主管每周审核，其他工作人员未经许可严禁查阅。
3．物业管理企业物业管理处文献柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联络 、员工个人联络 、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．企业制定的各类物业管理企业规章制度及工作指导，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级他人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指导员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．公布的各类告知通告，应限定期效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，积极为企业及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向企业汇报。
8．员工因执行保密规定不妥，致使企业、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，企业将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人承担导致的所有法律责任。
三．物业管理企业档案资料：
1、物业管理企业验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文献；
3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理企业）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理企业）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理企业）；
2、物业管理企业二次装修档案：
1）顾客单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙状况记录；
2）业主（租户）状况登记（包括名称、单元号、联络人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理企业管理文本汇编：
1）管理协议、管理公约、顾客手册等统一装订成册；
2）物业管理企业各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理企业各项管理分包合约；
5、物业管理企业设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及平常巡检维修记录；
3）重要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日志、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有顾客维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理企业设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试汇报记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检汇报；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工
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