文件管理制度

文件管理制度15篇[实用]

　　在我们平凡的日常里，制度的使用频率逐渐增多，制度具有合理性和合法性分配功能。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是小编收集整理的文件管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

文件管理制度1

　　质量文件管理制度是我们企业运营的核心组成部分，旨在确保产品和服务的质量达到或超过客户的期望。这项制度涵盖了从文件的创建、审批、实施到更新、废弃的全过程管理，旨在通过规范化的流程，保证质量管理体系的有效运行。

　　内容概述：

　　1.文件分类与编码：明确各类文件（如作业指导书、质量标准、检验规程等）的分类，并设定统一的'编码系统，便于管理和检索。

　　2. 文件编写：规定文件的格式、内容要求，确保文件清晰、准确、完整，能够指导实际操作。

　　3.文件审批：设立审批流程，确保文件的合规性和适用性，防止错误信息的传播。

　　4.文件发布与分发：控制文件的版本，确保员工使用的是最新有效的版本。

　　5.文件执行：监督文件的执行情况，确保其在实际工作中得到遵循。

　　6.文件修订与更新：定期审查文件的有效性，及时进行修订和更新，适应业务变化。

　　7.文件存档与废弃：妥善保存历史版本，按规定条件和程序废弃不再使用的文件。

文件管理制度2

　　一、竣工资料编制的主要措施

　　1、项目部主任工程师组织有关人员按国家文件规定和按公司《质量记录控制工作程序》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。

　　2、在进行施工前，认真学习和掌握国家有关工程竣工档案资料收集整理的规定的.规范。

　　3、施工技术资料随施工进度及时汇集整理。

　　4、按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实计划、编制情况登记表，明确责任人。

　　5、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

　　6、建设单位和施工单位签订的工程合同。

　　7、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

　　8、施工组织设计方案。

　　二、施工过程中档案资料收集

　　1、做好甲方、设计单位、监理公司有关文件的收到和发放登记工作，并保留原件一套存档。

　　2、根据工程进度和施工情况，联系有关部门收集下列有关原资料p（原件）：

　　①与技术部联系，收集施工技术文件资料。

　　②与材料部联系，收集施工材料质量保证文件。

　　③与设计部联系，收集设计变更依据性文件。

　　3、所有资料必须符合要求，做到齐全。

　　4、根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。

　　三、施工过程后档案资料的收集整理

　　1、根据竣工资料收集整理办法，做好归档、整理工作。

　　2、施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑物有关照片。

　　四、竣工资料

　　1、施工日志。

　　2、工程例会记录及工程整改意见联系单。

　　3、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

　　4、隐蔽工程验收报告。

　　5、自检报告。

　　6、竣工验收申请报告。

文件管理制度3

　　一、概述

　　在现代中小企业人力资源管理中,薪酬制度的设计被认为是一项最困难、最敏感、政策性最强的工作。众多企业的实践表面,员工薪酬制度的设计和管理是企业管理的重要内容,它对于保障员工的物质利益,激励员工的工作热情,促进企业发展和经营效益的提高,都具有十分重要的意义,健全的薪酬制度是吸引、激励、发展与留住人才的强有力的工具。

　　二、中小企业加强薪酬管理制度的重要性

　　中小企业是国民经济的重要组成部分,是国民经济健康、稳定发展的重要力量。但中小企业在发展过程也面临着不少的问题,如招不到人、留不住人。其中一个重要原因是中小企业缺乏完善的薪酬制度,不重视薪酬管理。我国很多中小企业没有形成合理、规范的薪酬制度,随意性很大。薪酬是一般劳动者主要的经济收入来源，对于劳动者及其家庭的生活水平影响很大。一个国家劳动者的总体薪酬水平也是反映该国总体社会和经济发展的一个重要指标。一般情况下，各国的国民生产总值大约60%的部分体现为薪酬的形式。薪酬是雇员地位和成功的重要标志之一，对于员工的态度和行为有着重要的影响。薪酬管理既是维持企业正常运转的常规工作，又是推动企业战略目标实现的强有力工具。薪酬的决策和管理对于企业员工队伍建设、经营管理和保持竞争优势等影响极大。

　　薪酬管理作为企业人力资源管理部门的重要职能和工作过程，通过服务于企业人力资源管理的总体发展战略，根据企业不同时段的生产经营目标，设计制定一套适用的薪酬制度，采用有效的措施，协调薪酬不同要素之间的关系，通过薪酬制度的贯彻和落实，对调整企业内部劳动关系，维系和稳定员工队伍，不断地提高员工的专业素质，激发员工的工作主动性、积极性和创造性等发挥着重要的作用。

　　三、中小企业薪酬制度及管理的现状及存在的问题

　　1.薪酬制度设计缺乏战略思考

　　根据现代薪酬理念,薪酬制度是企业战略决策的重要组成部分和实现企业目标的关键因素,因而薪酬制度的设计要与企业战略规划相匹配。然而长期以来,薪酬制度设计在中小企业内属于较低层次的规划,薪酬制度设计与企业的战略规划缺乏内在联系。随着企业的不断壮大,薪酬制度逐渐成为制约企业发展的瓶颈,但很多企业却并没有认识到这个问题,以为提高薪酬待遇就能解决问题,以至于在这方面花费了大量的人力和财力,占用了组织的大量资源,但却对企业经营战略目标的实现没有起到太大的作用。因此，在进行具体的设计之前，要考虑如何使薪酬战略有效地融入企业的整体战略。但很多中小企业没有从企业总体战略的角度出发来设计薪酬管理系统，而是就薪酬论薪酬，把薪酬看做是一种目的，没有关注什么样的薪酬最有利于实现企业战略、能够最大限度地发挥员工的主动性和积极性。

　　2.薪酬的结构失衡

　　企业员工薪酬由各种薪酬单元组成。薪酬结构失衡主要有两种体现:第一种是整体薪酬结构的失衡。比如在很多民营中小企业中,福利这一薪酬要素往往没有引起足够的重视。薪酬结构失衡会致使企业的薪酬制度在运行过程中缺乏足够的灵活性,无法满足多数员工在薪酬方面的不同需求,特别是对员工的短、中、长期激励的组合效果产生影响。很多现代中小企业,将福利完全变成了保健因素,激励效果很差。第二种是各类人员的薪酬单元组合比例失调,如固定工资比例过高,绩效工资比例过低,容易导致薪酬的激励作用无法有效发挥。

　　3.薪酬制度未考虑市场的竞争性

　　一个企业所支付的薪酬水平高低无疑会直接影响到企业在劳动力市场上获取劳动力的能力强弱。一方面,由于多数民营企业受到发展规模的限制,难以承受过高的人工成本,即便是面对企业所急需的人才,也无力支付较高的薪酬,造成民营企业整体薪酬水平大大低于市场水平;另一方面,在观念上认为薪酬仅仅是为维持员工的生存需要,而忽视了薪酬对员工的激励作用。这样,企业在设计薪酬制度时使薪酬水准大大低于市场水准。此外,还没有其它方面的激励补偿措施,如:较高的福利、便利的工作条件、有吸引力的发展前途。它们导致员工流失率很高,直接或间接地影响了企业的经济效益和发展目标。薪酬调查是了解市场通行工资水平的手段。但很多中小企业只是粗略地考察市场总体薪酬水平。经营者对员工的薪酬水平依据个人的主观判断，经常随意变动，甚至不按事先确定的薪酬水平发放，大大挫伤了员工的工作积极性。

　　4.薪酬制度中对内在薪酬不够重视

　　内在薪酬和外在薪酬都是薪酬体系中不可或缺的部分,员工存在物质和精神需要,相应的报酬方式也应该是物质和精神报酬结合。物质激励的作用是满足人类最基础的需要,但层次也最低,物质激励的作用是表面的,激励深度有限,而精神需要是人类较高层次的需要,精神激励是内在动力。因此,在生产力水平和员工素质日益提高的今天,薪酬制度的重心理应转移到满足较高层次需要的精神激励上。

　　四、中小企业薪酬制度及管理的'对策

　　1.制定战略性薪酬制度

　　企业的战略会随着它服务市场的变化发生相应的调整。在制定战略时,企业要考虑到自己的企业性质、发展方向、企业的优势、劣势、机会和威胁是什么,决定企业实现目标的关键因素是什么,继而制定与企业战略相适应的薪酬制度来推动战略目标的实现。在不同的战略阶段,企业应该适时改变薪酬制度,使其不断的适应企业的战略发展,运用薪酬的激励导向引导员工的行为与企业的目标和战略一致,最终推动企业向前发展。引入工作评价环节首先，通过工作分析完善工作描述。中小企业一般缺乏专业化的人力资源管理人员，因此工作分析可以通过两种方式来完成：一是向外部咨询公司求助，目前我国已有不少咨询公司，这些公司已积累了大量的经验，可以帮助企业快速完成工作分析，但是这种方式成本较高;二是可以购买职位说明书范例，从中提炼出有用的信息，再结合本企业的实际情况，完成工作分析。

　　2.设置以绩效为导向的薪酬结构

　　企业薪酬结构的设计对企业员工的行为具有一定的导向作用,从而鼓励员工产生企业需要的行为。薪酬具有保健和激励两大功能,刚性薪酬制会强化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激励功能,鼓励员工出工不出力行为。以市场调查为薪酬设计的主要环节薪酬调查是企业通过搜集信息来判断其他企业所支付的薪酬状况这样一个系统过程，这种信息能够向实施调查的企业提供市场上的各种相关企业向员工支付的薪酬水平和薪酬结构等方面的信息。这样，实施调查的企业就可以根据调查结果来确定自己当前的薪酬水平相对于竞争对手在既定劳动力市场上的位置，从而根据自己的战略调整自己的薪酬水平甚至薪酬结构。

　　3.设计具有竞争性的薪酬管理制度

　　具有市场竞争性的薪酬制度代表了和公司经营目标一致的薪酬策略。具有外部竞争性的薪酬制度在吸引和留住最优秀的员工方面具有重要作用。中小企业可根据工作岗位、知识结构、工作能力和市场供求关系的差异分配有限人工成本,充分发挥其效益。对于高级管理人员、高级技术人员,市场需求大于供应的人员、企业急需的人员,可将其薪酬水平定位在市场薪酬水平之上,并为他们提供个人发展、工作环境、便利的条件等非经济性薪酬。对于一般岗位的人员,由于人数众多,市场上的供应大于需求,替代成本较低,可将这些人员的薪酬水平定位于市场平均水平或以下,保证企业对贡献大的人员能够支付具有市场竞争力的薪酬水平。

　　4.重视非经济性报酬对员工的作用

　　员工的态度和行为有助于企业发展。因而此时的薪酬战略应考虑：需要如何做才能吸引和保留企业所需要的员工队伍，通过什么样的薪酬组合建立员工的责任感，传达企业战略。也就是说薪酬体系是实现企业发展战略的重要杠杆，应思考怎样以薪酬战略去支撑企业发展战略。

　　中小企业编制的职位说明书应明确职责和关键工作任务，但不需要非常完美。在描述任职者所应具备的任职资格时，要基于企业的实际情况，如果某一职位能招到的人员也就是大专毕业生，就不要设定为本科。同时要尽可能理清、规范工作流程。在此基础上对各项工作所要求的知识和技能、工作的复杂程度等付薪要素进行测评，准确衡量各项工作的价值来确定付薪标准，以保证员工薪酬水平的内部公平性。

　　中小企业通过市场调查来确定具有竞争力的薪酬政策，但并不意味着企业一定要提供最高的薪酬来吸引人才。由于重要程度不同的职位，给企业带来的效益是不一样的，企业应合理分配有限的人工成本，充分发挥薪酬的激励作用。对于重要的技术人员、管理人员，可以将薪酬水平定位于市场水平之上;对于一般工作岗位的人员，由于人数多，替代成本低，则薪酬水平可与市场平均水平相近或略低，以保证企业有能力支付给重要岗位人员具有市场竞争力的薪酬水平。

　　通过满足员工的高层次需求来达到提供更大激励的目的。赫兹伯格的双因素理论也指出激励因素则是对员工的满意产生影响的主要因素。只有足够的激励因素才能让员工满意，从而激励绩效的产生，激励因素主要是一些内在报酬，包括成就、认可、晋升、工作责任等等。

　　使薪酬与绩效有更紧密的联系，企业绩效评估具有影响企业组织的生产效率和竞争力，为人事决策提供指标，有助于员工管理等重要意义。它既是保障并促进企业内部管理机制有序运转，实现企业各项经营管理目标的手段，又是促进员工个人发展的重要措施。使用透明薪酬制度，实际上是向员工传达这样一个信息：公司的薪酬制度，没有必要隐瞒，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之处，欢迎所有员工监督薪酬的公正性。如果对自己的薪酬不满意，可以提出意见。透明化实际上是建立在公平公正和公开的基础上的。具体做法主要有：尽可能采用简单的方法进行职务评价，使之容易理解;发布文件详细向员工说明薪酬的制定过程;设立员工信箱，随时解答员工在薪酬方面的疑问，处理员工投诉。

　　五、结语

　　企业竞争说到底是资源尤其是人力资源的争夺、重新组织和利用,在我国经济发展中肩负越来越重要使命的中小企业也是如此。引入薪酬管理制度的现代理念、方法和技术,构建更具竞争性的薪酬制度,是中小企业人力资源管理面临的重要课题。我国中小企业由于历史及现实的原因,在薪酬制度建设方面存在着尤为严重的问题,这些问题已经严重影响了企业的进一步发展。中小企业应努力建设完善的薪酬制度,从而使企业竞争实力得到进一步提高。

文件管理制度4

　　1. 制定详细的工艺文件编制指南，明确编写格式、内容要求和审批流程

　　2. 实施电子化文件管理系统，实现文件的在线编辑、审批、分发和存档

　　3. 设立专门的文件管理员，负责文件的'日常管理和维护工作

　　4. 对新员工进行工艺文件培训，确保他们理解并能正确执行文件规定

　　5. 定期进行文件评审会议，收集各部门反馈，及时修订和完善工艺文件

　　6. 加强信息安全措施，如设置访问权限，定期备份文件，防止数据丢失

　　7. 对违反工艺文件的行为进行纠正，确保制度的有效执行

　　通过以上方案，我们可以建立起一套完善的工艺文件管理制度，从而提升企业的生产管理水平，保障产品质量，促进技术创新，并确保企业的长期竞争力。

文件管理制度5

　　总承包文件资料管理包括技术资料、质量保证资料、质量检测资料及项目管理资料的管理。其中技术资料、质量保证资料、质量检测资料由项目总工负责,是保证整个工程保质、按期顺利完成的依据,也是工程竣工验收的必备资料。其中管理资料由项目经理负责,它是整个施工过程中施工管理的依据,施工成果的证据。其所涉及的各种制度、影响施工的各种因素,与业主、监理各分包之间联系函都是关系整个工程极其重要的文件。

　　1主要内容:

　　1)图纸(接收/下发);

　　2)业主指令、施工方的复函、图纸会审记录(土建、机电、装饰接收/下发);

　　3)工程变更;

　　4)重大技术方案的确认;

　　5)工程洽谈纪要;

　　6)会议纪要;

　　7)监理批准的方案审批表。

　　2施工技术资料的归类

　　1)材质证明;

　　2)材料试验报告;

　　3)施工记录;

　　4)预检、隐蔽检查记录;

　　5)基础、主体结构验收;

　　6)施工组织设计;

　　7)技术交底;

　　8)质量评定;

　　9)竣工验收资料。

　　3总承包和专业分包按照分级管理的原则进行文件和资料的管理。总承包下设资料室,专职负责文件、资料的收发、整理、管理及归档工作。

　　4各分包单位必须设专职资料员,专门负责资料的搜集、整理、报送、存档工作。按照合肥市对文件技术资料存档的要求及时整理归档。

　　5各分包单位必须按总承包规定的程序接收和报送文件、资料,否则,由此造成的`一切后果,总承包均不负责。接收和报送程序规定如下:

　　1)业主及监理下发的各类文件由总承包资料员进行登记留底后须经项目经理或执行经理审阅后下发各有关单位。

　　2)业主及监理直接交给各专业分包的各类文件、资料,各专业分包在收到文件、资料之后的4小时内必须到总承包资料室登记。

　　3)各专业分包单位报送业主或监理的各类文件如变更、报告、洽商、申请、签证单等均需要由总承包专业工程师签字并经项目经理审阅后,由总承包资料员登记存档方可报送,否则总承包对此类文件不予承认。

　　6业主、监理、设计院下发的函件,经总承包审阅后以工程通知单或总承包指令的形式转发给各分包单位;分包单位必须根据通知及函件具体要求处理各项事务。

　　7总承包对分包单位的管理要求。对上报资料的意见、会议通知、会议记要等,将以工程通知单形式下达给各分包,分包必须根据其要求及时处理,将处理结果及时向总承包汇报。

　　8分包上报文件资料,必须一式四份,总承包将依据实际需要转报业主、监理审阅及存档。

　　9分包对工程情况、图纸问题、进度、安全、质量等相关事宜,可以以'工作报告'形式上报总承包,总承包对该报告的意见将通知单或总承包指令的形式下发分包。

　　10分包单位需上报的资料包括:承包合同、重要设备的订货合同、材料、构配件、设备报验单,分部、分项工程报验单,施工组织设计、施工方案、施工总进度计划、季度进度计划、月进度计划、周进度计划及依据合肥市有关规定和监理工程师要求上报的有关资料。

　　11分包单位上报的有关资料应按照合肥市现行标准及文件整理规定执行。

　　12分包单位自己收集整理有关工程竣工资料,总承包将不定期对资料进行抽查和考证、考评,不合格的资料分包商应及时整改。在工程竣工前根据总承包要求上报,由总承包上交地方监督站及有关部门。

文件管理制度6

　　（一）技术文件、往来文件、工地文件

　　（二）竣工资料

　　1、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

　　2、建设单位和施工单位签订的工程合同。

　　3、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

　　4、施工组织设计方案。

　　5、施工日志。

　　6、工程例会记录及工程整改意见联系单。

　　7、采购的`工程材料的合格证、商检证及测验报告。

　　8、隐蔽工程验收报告。

　　9、自检报告。

　　10、竣工验收申请报告。

文件管理制度7

　　护理文件书写管理制度

　　1、护理病历书写遵守客观、真实、准确、及时、完整、规范的原则。

　　2、电子病历与纸质病历具有同等效力。

　　3、禁止以非医疗、教学、研究目的泄露患者的'病历资料。

　　4、不得随意涂改病历，严禁伪造、隐匿、销毁、抢夺、窃取病历。

　　5、护理文件书写要求：

　　（1）护理病历包括体温单、手术清点记录、病重（病危）患者护理记录。疼痛、日常生活自理能力评定、护理风险等评估结果需在护理病历中体现。

　　（2）文字工整，字迹清晰，表达准确，语句通顺，标点符号正确。无代书、代签名，注册护士签全名。

　　（3）体现专科特色，使用医学术语、通用的外文缩写。对于无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可以使用外文。

　　（4）按照护理级别要求正确记录，重点观察病情变化、患者主诉、阳性体征，突出专科疾病特点，记录内容与其它记录内容相符。

　　（5）电子护理记录因归档等需要打印，护士应及时手工签名或依据《电子病历应用管理规范（试行）》（国卫办医发〔20xx〕8号）进行电子签名 。

　　6、护士长有审核修改的责任和义务，非电子版护理记录修改时注明修改日期及签全名。

　　7、各级管理人员对护理病历书写进行质量检查，提出持续改进意见。

文件管理制度8

　　1.目的

　　为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

　　2.适用范围

　　适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

　　3.职责

　　3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

　　3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

　　3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

　　3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

　　3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

　　3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

　　3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

　　3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

　　3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

　　3.10项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

　　4.工作程序

　　编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废

　　4.1文件编制、审核和审批

　　4.1.1企业管理部编制《企业综合管理手册》，组织讨论，董事长审批。

　　4.1.2公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织讨论，总经理审批。

　　4.1.3公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件，由部门领导审核，经相关部门会签，公司分管领导审批。

　　4.1.4分公司编制的管理规定、制度等文件，由主管经理审核，分公司经理审批。

　　4.1.5项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

　　4.1.6对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。

　　4.1.7电子文件起草完成后，分管领导在纸张文件原稿上审批，文件管理部门留存原稿。

　　4.2文件的接收和发放

　　4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑，并与互联网连接，设置一个固定的邮箱地址或QQ号码，向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

　　4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或QQ号码，文件发放均以该邮箱地址为收件人，分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址，并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

　　4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须查看邮箱，在5日内完成文件的传递工作。

　　4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放，并向公司相关领导发放一份纸质文件。

　　4.2.5日常通知类文件可在山西四建网页上公布，对需要在网上发布的文件，经分管领导审批后，由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布，网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门，防止没有接到通知延误工作。

　　4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

　　4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件，以邮件形式发放，或在山西四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码，只有公司内部人员方可登陆。

　　4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后，文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅，如需传阅或转发，批注传阅或发放范围，传阅人员签注姓名和时间，转发的文件填写《文件发放记录》。

　　4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的`发放范围，文件管理员以发放组群形式发放，做好《文件发放记录》，收到电子邮件后，接收方要进行回复确认，发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

　　4.2.10分公司接到电子文件后，及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门（科室）填写《文件发放记录》，接收人签字。

　　4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载，复制到本地电脑专项文件夹中，建立《文件接收记录》方便查找。

　　文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。

　　4.2.12企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

　　4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。

　　4.2.14接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容，并做好会议纪要。

　　4.3文件的评审

　　4.3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评审意见。

　　4.3.2企业管理部每年对管理性文件组织评审，需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

　　4.4文件的修订、更新、作废

　　4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文件，并用红颜色字体标明修改部位，经审批后，标明原文件作废或修订状态，进行发放。

　　4.4.2对文本文件修改时，填写《文件更改通知单》，经审批后按照原文件发放范围发放。

　　4.4.3当文件修订或更新时，及时进行发放管理，通知原文件管理员更换原有文件。

　　4.4.4文件作废时，在纸张文件上注明“作废”，作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出，在文件接收记录中标识作废。

　　4.5文件的存档

　　4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件，人事任免文件打印5份纸质文件，分别由人力资源部留一份，个人档案装一份，用人单位存一份，办公室留存两份。

　　4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件，进行传阅、学习并存档。

　　4.6网页的维护

　　4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护，确保网络畅通。 4.6.2企业管理部积极宣传公司网站，在各种杂志、文件中体现公司网址。

　　4.7文件的编号和排版

　　4.7.1公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

　　4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建×字[××××]××号）

　　4.7.3公司便函文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建函[××××]××号）

　　4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。

文件管理制度9

　　资本金管理制度文件旨在规范企业资本运作，确保资金的合理使用和有效监管，它涵盖了以下几个核心部分：

　　1、资本金定义与分类：明确资本金的性质、来源及构成，区分法定资本金和注册资本金。

　　2、资本金的筹集：规定资本金的注入方式、时间限制及股东责任。

　　3、资本金的使用：规定资本金的用途，如运营资金、投资、偿还债务等。

　　4、资本金的变动：涵盖增减资、利润分配、亏损弥补等可能影响资本金的情形。

　　5、监管与审计：设定内部审计和外部审计的要求，确保资本金管理的合规性。

　　6、法律责任：明确违反资本金管理制度的后果和处理办法。

　　内容概述：

　　1、制度的适用范围：确定制度覆盖的企业部门和人员。

　　2、管理职责：划分财务部门、董事会、监事会等在资本金管理中的角色和职责。

　　3、流程规范：详细描述资本金从筹集到使用的'各个环节的具体操作流程。

　　4、报告与审批：规定资本金相关活动的报告机制和审批权限。

　　5、风险控制：识别资本金管理可能面临的风险，并设定预防措施。

　　6、制度修订：设定制度更新和完善的机制，以适应企业发展的需要。

文件管理制度10

　　三级文件管理制度是指在企业内部建立的一套系统化、层次化的文档管理规则，旨在确保信息的有效传递、存储和利用。这一制度主要涉及三个方面：一级文件（政策与程序）、二级文件（工作流程与指南）和三级文件（操作记录与日志）。通过明确各级文件的制定、审批、执行、更新和归档等环节，企业可以提高工作效率，降低沟通成本，保障业务连续性和合规性。

　　内容概述：

　　1、一级文件：包括公司的战略规划、政策声明、操作手册和程序指南等，这些文件定义了公司的总体方向和运作规则。

　　2、二级文件：涵盖各部门的'业务流程、操作标准和作业指导书，它们详细说明了如何执行一级文件所设定的政策和程序。

　　3、三级文件：主要包括日常工作的记录、报告、检查表和交接记录等，它们记录了实际操作过程，为审计和改进提供依据。

文件管理制度11

　　项目履约管理制度对于企业的成功至关重要。它：

　　1. 提高效率：通过标准化流程，减少重复工作，优化资源配置。

　　2. 降低风险：提前预见并管理风险，防止项目延误或超出预算。

　　3. 确保质量：通过严格的质量控制，保证项目成果满足客户期望。

　　4. 增强团队协作：明确角色和责任，促进团队成员间的有效沟通。

　　5. 提升企业声誉：通过成功的.项目执行，树立企业专业和可靠的市场形象。

文件管理制度12

　　1目的

　　为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

　　2适用范围

　　国家有关法律法规；

　　压力管道元件制造相关安全技术规范；

　　压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

　　型式试验报告、监督检验报告；

　　分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

　　3控制内容

　　3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的`收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

　　3.1.1积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；

　　3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；

　　3.1.3经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

　　3.1.4每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；

　　3.1.5产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；

　　3.2外来文件的保管、发放和借阅。

　　3.2.1外来文件统一由办公室负责保管；

　　3.2.2外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

　　3.2.3外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

　　3.2.4本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

　　4本制度由办公室负责实施。

文件管理制度13

　　第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。

　　外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。

　　第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。

　　第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。

　　第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。

　　第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。

　　第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写*中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。

　　第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的'规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。

　　第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。

　　第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。

文件管理制度14

　　1目的

　　运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

　　2适用范围

　　适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

　　3职责

　　3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

　　3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

　　3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

　　3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

　　4实施程序

　　4.1质量体系文件的建立

　　4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

　　4.1.2管理处作业指导书

　　4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

　　4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

　　4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

　　a.编号方法为:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　顺序号

　　文件类别号

　　上海分公司xxx管理处代码

　　作业指导书代码

　　文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

　　社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

　　b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

　　4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

　　4.1.3物业管理方案

　　4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

　　4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

　　4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

　　4.2质量体系文件的修改

　　4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

　　4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

　　4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

　　4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

　　4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

　　4.3质量体系文件的使用

　　4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

　　4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

　　4.4质量体系文件的发放

　　4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

　　4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

　　4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

　　4.5质量体系文件的借阅

　　4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

　　4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

　　4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

　　4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

　　4.6质量体系文件的保存

　　4.6.1管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

　　4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

　　4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　4.6.4作废的'质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

　　4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

　　但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

　　5质量要求

　　所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

　　6监督检查

　　总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

　　7改进分析

　　本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

　　8记录、标识

　　8.1 《作业指导书审批单》

　　8.2 《文件借阅登记表》

　　8.3 《受控文件发放记录表》

　　8.4 《作废文件保存清单》

　　8.5 《文件修改状态页》

　　8.6 《体系文件目录》

　　8.7 《体系文件修改申请单》

文件管理制度15

　　1. 制定详细的操作手册：提供清晰的步骤指南，便于员工理解和执行。

　　2. 定期培训：通过培训强化员工对制度的理解和应用能力。

　　3. 实施监控与反馈：设立专门的`项目审计机制，定期检查制度执行情况，并根据反馈进行调整。

　　4. 鼓励创新：在制度框架内，鼓励团队提出改进意见，不断完善项目管理制度。

　　5. 激励机制：将制度执行效果纳入个人和团队的绩效考核，激发员工遵守制度的动力。

　　在实际操作中，企业需根据自身业务特点和项目需求，灵活调整和完善项目管理制度，以实现最佳的项目管理效果。

【文件管理制度】相关文章：

文件管理制度05-30

文件管理制度09-27

文件管理制度11-12

(精选)文件管理制度11-13

文件管理制度10-04

公司文件管理制度09-12

公司文件的管理制度07-08

技术文件管理制度08-03

公司文件管理制度08-24

技术文件管理制度12-30