部门文件管理制度

部门文件管理制度

　　随着社会不断地进步，制度使用的情况越来越多，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。大家知道制度的格式吗？以下是小编为大家整理的部门文件管理制度，欢迎大家分享。

部门文件管理制度1

　　(一)总则

　　第一条 为充分发挥技术文件在工作中的指导作用，提高办文速度和发文质量，根据公司的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 技术文件管理内容主要包括：产品图纸、设计委托单、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。

　　第三条 技术部文件由技术资料管理员归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条 技术文件的签收：所有技术文件均由资料员登记签收。

　　第五条 技术文件的编号保管： 所有技术文件均由技术资料员分类登记编号、保管。

　　第六条 技术文件的审批

　　1. 产品图纸必须由设计人、项目负责人、审核人、批准人签名后才能归档保管。

　　2. 技术文件的审批应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的技术文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将技术文件转借其他人阅看。对尚未归档的文件不得向外泄露内容。

　　3. 审批技术文件应抓紧时间，当天审批完后应在下班前将文件交技术资料员，审批文件一般不得超过两天，审批后应签名。如有更改处，有关人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。

　　4. 审批时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　5. 审批由技术部负责人或其代理人签名后有效。

　　(三)发文的管理

　　第七条 发文的规定：技术文件的.正式下发均由技术资料管理员负责。

　　第八条 发文的范围：在公司日常生产经营管理工作中，需有关图纸、技术文件等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由技术资料管理员登记发放。

　　(四)发文程序与要求

　　第九条 发文程序规定：各职能部门需要相关技术文件资料时，生产、质检、业务项目及外协可凭生产任务单领取其复印件，经加盖图纸审核章后生效；要求配合资料管理员作好登记工作。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十条 各部门有关人员因工作需要借阅文件，需登记填写文件借阅登记表，经资料管理员确认后方可借阅使用。

　　第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条 技术资料管理员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(六)文件的归档与更改

　　第十三条 文件的归档范围：产品图纸、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。

　　第十四条 文件更改

　　1. 图纸更改应填写设计更改申请表。

　　2. 文件更改时，要求在文件上做出记录。

　　3. 图纸更改完毕后要归档，同时要填写设计更改通知单，经技术部经理或其代理人批准后发放到各相关部门。

　　(七)文件的销毁

　　第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并做好作废登记及办理申请销毁手续。

　　第十六条 经审核同意销毁的文件，应派专人负责销毁。

　　(八)质量记录

　　第十七条 图纸发放登记表：BN/QR-423-09。

　　第十八条 图纸文件借阅登记表：BN/QR-423-10。

　　第十九条 文件更改申请/通知单：BN/QR-423-04。

部门文件管理制度2

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　二、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的.政府文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

　　各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份(见附件一《编号规则》)。

　　3、格式要求(附件二)

　　⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。

　　⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“()”括起。

　　⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。

　　⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。

　　⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。

　　⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。

　　⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

　　注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。

　　4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。

部门文件管理制度3

　　为《全面推进依法行政实施纲要》，进一步规范xx市各级行政机关规范性文件管理，推进政府法治建设，制定本办法。

　　一、规范性文件的概念

　　规范性文件是指各级人民政府及其派出机关、县级以上人民政府所属工作部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，在法定职权范围内依照法定程序制定、发布的针对不特定的多数人和特定事项，涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务，在本行政区域或其管理范围内具有普遍约束力，能够反复适用的行政措施、决定、命令或者指示等行政规范。

　　二、规范性文件的制定要求

　　(一)符合法律、法规、规章；

　　(二)语言准确、简明，符合国家行政机关公文格式；

　　(三)不得设定行政审批、行政许可、行政处罚、行政强制事项；

　　(四)不得设定行政性事业性收费；

　　(五)政府所属工作部门制定的规范性文件，标题中不得冠以行政区域名称；

　　(六)对社会、公民具有普遍约束力的规范性文件必须在媒体上公布。

　　三、规范性文件的备案审查

　　(一)备案审查原则

　　有件必备、有备必审、有错必纠。

　　(二)备案审查机关

　　政府法制工作机构负责本级人民政府和政府办公厅(室)规范性文件的备案报送和本级人民政府所属工作部门以及下级人民政府规范性文件的备案审查。

　　政府工作部门的法制工作机构负责本部门规范性文件的备案报送。

　　实行垂直领导工作部门的法制工作机构负责本部门规范性文件的备案报送和本系统下级机关规范性文件的备案审查。

　　几个部门联合制定的规范性文件，由主办部门负责备案报送。

　　(三)备案审查要求

　　规范性文件制定机关应在文件制发之日起xx日内向备案审查机构报送规范性文件备案报告1份、正式文本2份、起草说明(内容包括：制定规范性文件的依据、必要性和过程，所要解决的主要问题，其他需要说明的`问题)2份，同时报送电子文本。未经审查的规范性文化不得公布施行。

　　(四)备案审查内容

　　1、是否超越权限；

　　2、是否与法律、法规、规章、政策或者上级规范性文件相抵触；

　　3、是否与其他规范性文件对同一事项的规定相一致；

　　4、内容是否适当，程序是否合法；

　　5、其他应当审查的内容。

　　(五)备案审查程序

　　备案机关的法制工作机构对规范性文件进行审查后，根据不同情况作出如下处理：

　　1、规范性文件与法律、法规、规章相抵触或者不适当的，会同制定机关按规定修改。制定机关在期限内不予修改的，该件不得公布施行。

　　2、规范性文件之间相互有冲突的，进行协调，协调不一致的，提出处理意见报本级人民政府决定。

　　3、规范性文件制定程序、公布形式不规范或者存在技术性问题的，通知制定机关限期处理。

　　规范性文件制定机关要加强已执行规范性文件清理工作，凡与国家法律、法规、规章相抵触的，要自行修改或废止；未修改或废止的，由法制工作机构报请同级人民政府批准后，予以变更或撤销。

　　四、规范性文件的公布

　　(一)市政府、市政府办公厅及市直各部门制定的对社会具有普遍约束力的规范性文件，应当在《xx日报》和网站上公布；

　　(二)县级人民政府及其所属工作部门，乡、镇人民政府和街道办事处制定的对社会具有普遍约束力的规范性文件，应当在其公告栏公布(公布时间不得少于30日)，并在当地新闻媒体发布消息；有条件的，应当同时在本级网站公布。

　　(三)未向社会公布的规范性文件不具有普遍约束力。

　　各县(市、区)人民政府、市属行政机关违反本办法的，市人民政府法制办应通知其限期执行；拒不执行的，可报请市人民政府给予通报批评并限期改正。

　　本办法自公布之日起施行。《xx市人民政府规范性文件备案规定》同时废止。

部门文件管理制度4

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的`文件资料。

　　三、档案管理员的职责：

　　1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

　　2.积极参加档案工作的对外协作活动。

　　3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

　　4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

　　5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

　　6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　四、档案的借阅

　　1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

　　2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

　　3.档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　五、档案的销毁

　　1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

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