记录管理制度

记录管理制度

　　在日新月异的现代社会中，越来越多人会去使用制度，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。什么样的制度才是有效的呢？以下是小编精心整理的记录管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

记录管理制度1

　　1 目的

　　确保安全记录完整、准确、清晰，以证明安全体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正、预防措施提供客观证据。

　　2 范围

　　1 本程序适用于酒店安全管理体系所涉及的所有安全记录的管理。

　　2 本程序规定了安全记录的分类、形式、编制、审核、编号、格式修改、填写、收集、存档、贮存、借阅、销毁的要求。

　　3 职责

　　1 保卫部是安全记录的归口管理部门，负责制定、修订本程序，并负责监督执行。

　　2 各单位负责人负责批准本单位的安全记录清单与记录归档管理。

　　4 管理要求

　　1 质量记录的标识、编号、填写、保存、保护、借阅、复制和销毁执行质量体系的记录控制程序。

　　2 各专业职能部门下发的记录，必须制定填写标准和要求的规定，使记录填写标准统一化。

　　3 记录管理工作程序见图一。

　　4 安全记录的分类

　　安全记录的分类见表一。

　　表一 安全记录分类表

　　5 安全记录的形式

　　5.1 书面、照片。

　　5.2 电子媒体、磁带、磁盘。

　　6 安全记录的编制、审核及批准

　　6.1 各单位根据安全活动的需要建立安全记录表格时，由使用单位编制后送交本单位领导审核及批准并报主管部门备案。

　　6.2 安全记录的使用单位在送审安全记录表格时，应由本单位领导在会审单上确定其保管地点和保存期限，并将保管地点和保存期限通知各使用单位。

　　6.3 安全记录保存期限一般应遵循下列原则：

　　一、具有永久性保存价值的记录，应整理成档案，长期保管;

　　二、有保管时间要求的安全记录，则按要求时间保存;

　　三、无保管时间要求的安全记录，一般保存期限一年。

　　7 安全记录的编号

　　7.1 为保证安全记录有唯一的标识，每一种安全记录表格应有唯一的编号，编号由安全记录所在部门的主管领导指定专人进行，方法如下：

　　7.2 记录分类

　　将记录统分为四类，对照的字母分类为：

　　档案类记录：DA 管理类(审批、备案、登记的表格)：GL

　　检查类：JC 记录类(包括值班、生产等的格式记录)：JL

　　7.3 专业

　　按主管部门分为：

　　安全：AQ 办公：BG 保卫：BW 工程：GC 企管：QG 安全标准化：AQB

　　7.4 单位编号

　　7.5 顺序号

　　由组织编写的部门按照单一的记录分类、专业分类、部门排序，给记录表赋予一个单独的号码，组织编写的部门同时建立一个记录清单，明确记录使用的范围、对象、频率，防止一号多表或一表多号。

　　7.6 年代号

　　年代号由一个四位数字组成，代表记录的编制年代，如“20xx”代表20xx年编制。

　　7.7 记录编号位于记录的首页右上角，距页边不小于1厘米，新时期罗马四号字体。

　　8 安全记录格式的修改或换版

　　8.1 安全记录格式有修改需求时，由提出部门按《变更管理程序》填写“变更申请审批表”，并附修改后的格式样品，在申请单中陈述修改的理由和依据，经安全记录所在部门的主管领导审核批准后编号、印刷、使用，并报主管部门备案。

　　8.2 使用新格式的安全记录取代原旧的记录表格，各使用单位应在新表格投用时，立即收回旧表格，并自行销毁。不允许在使用场所出现新旧记录交替使用的现象。

　　8.3 安全记录的格式修改由各单位在“安全记录清单”备注栏上记录格式修改时间。

　　9 安全记录的填写

　　9.1 所有安全记录都应用钢笔或签字笔填写，填写要求字迹清楚，填写正确、完整和及时。

　　9.2 安全记录上应写明年、月、日及记录人签名，签名时要写全名，必须是记录人本人签字。

　　9.3 安全记录表格的填写应遵循下列要求：

　　一、对有要求的记录栏目，做到字迹清晰、持久，内容完整，具有真实性、准确性、及时性;

　　二、对于记录空格，用“以下空白”章或用“——”符号注销;

　　三、当遇到缺项时，填写“缺项”;当问题记录结果为无问题，填写“无”;

　　四、技术性安全记录数据不变，须重新抄上，管理性安全记录竖向整格内容相同，可用“同上”或“〃”表示;

　　五、从某行开始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符号填满;

　　六、安全记录不能随便更改，若确因笔误需更改时，用“—”(文字可用“0”)符号注销，在符号上方由本人更正重新记录。对外发送的文件内容更改除用上述规定的符号更改外，还需有更改人的签名与更改日期。

　　10 安全记录的.收集与归档

　　10.1 各单位负责对本单位主管的(自己编号的)安全记录和所有安全记录列出总的“安全记录清单”。

　　10.2 每年12月份各单位安全记录人员负责收集主管范围内各“安全记录清单”中自己主管的部分与主管部门进行核对，主管部门将年度核对清单报安全管理部备案。

　　10.3 各单位将使用完的安全记录按“安全记录清单”上的保存地点、保存期限按编号、时间顺序进行装订、编目、归档。

　　10.4 保卫部依据各部门上报的“安全记录清单”编制酒店年度“安全记录总览表”，以便各单位部门查询。

　　11 安全记录的保存

　　11.1 各单位应按照相关档案管理要求，指定专人管理，保存环境符合要求，防止因日晒、雨淋、受潮、霉变、鼠咬、虫蛀、火灾而损坏。

　　11.2 所有安全记录的保存应便于存取和检查。

　　11.3 电子媒体安全记录由使用单位自行妥善保存。

　　11.4 记录的保存时间在记录清单中逐个注明。

　　12 安全记录的借阅

　　12.1 借阅安全记录须办理借阅手续，各单位在借阅安全记录时应填写“记录借阅登记表”，并要求借阅人签名。

　　12.2 若需外借，需经归档单位领导批准。保密安全记录外借必须经文件主管部门领导同意。

　　12.3 合同有要求时，在商定期内安全记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。

　　13 安全记录的销毁

　　根据安全记录的保存期限，各归档单位对到期安全记录由保管人员填写“安全记录销毁登记表”由主管领导批准进行销毁。

　　5 附则

　　1 本办法由标准办公室起草，并负责解释。

　　2 本办法自发布之日起施行。

记录管理制度2

　　（一）原始凭证必须具备下列内容：

　　１、原始凭证的名称

　　２、原始凭证的的.填制日期和编号

　　３、接受凭证单位的名称

　　４、经济业务内容摘要

　　５、经济业务的实物数量和金额及收付款方式

　　６、填制凭证单位的名称及填制人员、经办人员的签章

　　（二）原始凭证的填制必须符合下列要求

　　１、记录真实

　　２、内容完整

　　３、填制及时

　　４、书写清楚

　　（三）原始凭证的审核

　　１、合法、合理性的审查

　　２、完整、正确性的审查，以合法凭证审核凭证有关数量、单价、金额是否正确无误。

　　３、自制原始凭证应有经手人、填制人、负责人的签名。必须按符合规定的要求填制。

记录管理制度3

　　为规范和加强公司安全生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项安全生产档案（台账）的准确和完善，通过安全生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。

　　本制度适用于公司安全生产档案（台账）、记录管理工作。

　　3.1安全生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

　　3.2 数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

　　5.1 公司安全管理部负责公司安全生产档案（台账）的综合管理工作，对各项目部、各部门安全生产的档案管理工作进行监督、检查。负责根据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的分类、编号和备案工作。

　　5.2各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台账）管理工作。统一使用公司制定的格式进行安全生产记录。

　　5.3各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理，填写、收集、整理、保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的各类记录。

　　5.4各项目部的安全生产管理部门及各职能部门按照本单位的《安全生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

　　6.1.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。

　　6.1.1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

　　6.1.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度（云南省安全生产条例规定的11项制度必须建档）等文件。

　　6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。

　　6.1.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

　　6.1.1.6安全管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册安全工程师等相关资格证书）。

　　6.1.1.7年度安全生产工作总结和计划、阶段性专项安全生产工作总结。

　　6.1.1.8安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。

　　6.1.2 安全生产教育培训台账包括以下方面内容：

　　6.1.2.1安全宣传教育培训计划（含特种作业人员教育）、学习、活动资料；

　　6.1.2.5危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

　　6.1.3.2根据安全生产工作需要，临时组织的.各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

　　6.1.4.1重大危险源的检测、评估、监控报告或记录；

　　6.1.4.2针对重大危险源制定的应急预案，包括危险性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

　　6.1.4.3重大危险源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；

　　6.1.5.1职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；

　　6.1.5.2职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；

　　6.1.5.3年度职业健康计划和实施方案，个人防护用品发放（使用）记录，职业健康宣传教育培训记录（培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄像资料）等；

　　6.1.5.4用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（如果有）

　　6.1.6.1相关方单位资质及签订的安全协议（合同）、安全告知等；

　　6.1.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

　　6.1.6.3外用工、外包工等外来务工人员的教育记录；

　　6.1.7.1专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录（或安全检查表）；

　　6.1.7.2专项安全检查及考核记录（或安全检查表）；

　　6.1.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；

　　6.1.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（计划）登记表；

　　6.1.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容：安全事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、采取的方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、安全措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理情况的评估报告；

　　6.1.7.7其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。

　　6.1.9 生产安全事故管理档案包括以下方面内容：

　　6.1.9.5按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。

　　6.1.10.2安全工作费用投入过程中相关票据复印件等。

　　6.1.11《安全生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

　　6.1.12法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生产过程管理的其他记录资料等。

　　6.2.1安全生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清晰，日期明确，签认手续完备；

　　6.2.2各项目部要求确定专人负责安全生产档案（台账）的记录、收集和整理；

　　6.2.3各项目部安全生产档案（台账）应分类存档，按时间顺序（以年度为界），每年年终将安全生产档案（台账）装订成册；

　　6.2.4档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电子签名法》（20xx年修正）的相关要求。

　　6.3.1各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的安全生产记录（记录管理人由单位、各部门根据岗位职责进行确定），填写“在档记录清单”；

　　6.3.2记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；

　　6.3.3各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录，应采用双斜杠划去原记录，在其上方写上更正后的记录，加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　6.3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。

　　6.5.1各部门负责本部门的运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。

　　6.5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可使用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。

　　6.5.3各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相关记录管理人登记备案。

　　6.6.1记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经安全管理部确认，由记录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。

　　6.6.2对于保存期限内需向其他移交或提供的运行记录，除应在“记录清单” 上注明移交或提供记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

　　6.7.1各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必须把单位所有记录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。

　　6.7.2记录应存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰。不得丢失或破坏、防止泄密。

　　6.7.3文书档案保管期限按照公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

　　7.1公司安委办对各项目部安全生产档案（台账）的建立情况，定期进行监督、检查，检查时间为每年度至少一次。

　　7.2按照公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

记录管理制度4

　　为规范食品采购索证索票、进货查验和采购记录行为，保障公众餐饮安全，依据相关法律、法规及规章，制定本管理制度。

　　一、指定经培训合格的专(兼)职人员负责食品、食品添加剂及食品相关产品(一次性餐用具等食品容器、包装材料和食品用工具、一次性餐巾纸、洗涤剂、消毒剂等)采购索证索票、进货查验和采购记录。专(兼)职人员应当掌握餐饮服务食品安全法律知识、餐饮服务食品安全基本知识以及食品感官鉴别常识。

　　二、采购食品、食品添加剂及食品相关产品，应当到证照齐全的食品生产经营单位或批发市场采购，并应当索取、留存有供货方盖章(或签字)的购物凭证。购物凭证应当包括供应者名称、供应日期和产品名称、数量、送货购买日期等内容。长期定点采购的，与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。

　　三、从生产加工单位或生产基地直接采购时，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件;留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　四、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)批量或长期采购时，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品流通许可证等复印件;留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　五、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)少量或临时采购时，应当确认其是否有营业执照和食品流通许可证，留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　六、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的.加盖公章(或签字)的购物凭证;从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章(或签字)的许可证、营业执照或复印件、购物凭证和每笔供应清单。

　　七、从食品流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)和农贸市场采购畜禽肉类的，应当查验动物产品检疫合格证明原件;从屠宰企业直接采购的，应当索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照复印件和动物产品检疫合格证明原件。

　　八、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。

　　九、实行统一配送的，由企业总部统一查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件，建立采购记录;各门店应当建立并留存日常采购记录;门店自行采购的产品，应当严格落实索证索票、进货查验和采购记录制度。

　　十、批量采购进口食品、食品添加剂的，应当索取口岸进口食品法定检验机构出具的与所购食品、食品添加剂相同批次的食品检验合格证明的复印件。

　　十一、采购集中消毒企业供应的餐饮具的，应当查验、索取并留存集中消毒企业盖章(或签字)的营业执照复印件、盖章的批次出厂检验报告(或复印件)。

　　十二、食品、食品添加剂及食品相关产品采购入库前，餐饮服务提供者应当查验所购产品外包装、包装标识是否符合规定，与购物凭证是否相符，并建立采购记录。采购记录应当如实记录产品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供应单位名称及联系方式、进货日期等。

　　十三、按产品类别或供应商、进货时间顺序整理、妥善保管索取的相关证照、产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其保存期限不得少于2年。

　　十四、不得采购《食品安全法》第二十八条规定禁止生产经营的食品和《农产品质量安全法》第三十三条规定不得销售的食用农产品。

记录管理制度5

　　1.0目的

　　对所有生产记录进行控制以及档案的有效管理。

　　2.0适用范围

　　适用于公司各部门。

　　3.0职责

　　3.1各部门负责对本部门的生产记录进行控制。

　　4.0工作程序

　　4.1记录分类和管理

　　4.1.1生产记录。试验室根据要求设计记录样表。

　　4.1.2生产部负责将生产过程的各种生产数据进行记录在案。

　　4.2记录表格原件管理

　　4.2.1记录表格样本由公司统一制定。未经批准，任何人不得修改表格内容，样表保存在办公室，空白表格可以由公司统一印制下发，也可以由使用部门依样表复制。

　　4.2.2各使用部门按受控表格样本使用记录表格。

　　4.3记录收集、归档4.3.1原始生产记录

　　4.3.1.1原始生产记录必须认真、准确、及时、真实地反映生产结果。

　　4.3.1.2原始生产记录项目必须齐全。

　　4.3.1.3原始生产记录必须字迹清晰、整洁，不得随意涂改。如要涂改应在原错处划一杠，在旁边写上正确的数据，重要数据修改时必须要生产经理的签字。各项生产记录应分类分项按要求妥善保管。

　　4.3.2试验室生产记录

　　4.3.2.1试验室原始记录、试验报告等必须分类建立台账并统一编号，相互衔接，一切原始数据不得随意涂改、更改，资料不准抽撤。

　　4.3.2.2试验资料应有专职人员管理，并随时整理，逐年归档，保存期限自竣工之日起不少于五年。

　　4.3.2.3试验室出具的'试验报告必须实事求是，字迹清楚，数据可靠，结论明确，同时应签字完善，并加盖试验室专业公章。

　　4.7.1文件管理人员应对保管的记录通过采用编目、标签等办法，实现便于检索的目的。

　　4.7.2本公司内部需借阅记录，直接向记录保存部门借阅。外单位或个人（包括顾客）需借阅记录的，需经常务副总同意后，再向记录保存部门借阅，原则上记录不能带离保管地。特殊情况需经常务副总批准，记录保管人员负责按期收回。

　　4.9记录表格的填写

　　各种记录应填写完整，字迹清晰，做到及时、全面、准确、真实。

　　4.10记录表格的更改

　　根据记录的实际需要，可对不适用的记录表格予以更改。更改可由

　　各部门提出，常务副总代表批准后，由公司办公室统一更改。

　　4.8记录销毁

　　对于超期的记录，由记录保存部门按保存期限报主管领导审批后统一销毁。

记录管理制度6

　　1.0目的

　　运用质量记录以保证服务质量达到规定的要求,为确认质量体系的有效运行提供可追溯性依据。

　　2.0适用范围

　　适用于本公司与质量活动有关的质量记录的控制。

　　3.0职责

　　3.1各部门文件管理员负责按程序对本部门的质量记录进行控制。

　　3.2办公室负责对各部门质量记录的控制情况进行指导、检查。

　　4.0工作程序

　　4.1质量记录的分类

　　本公司所有与质量体系有关的质量记录分为质量体系实施方面的'质量记录和质量体系验证方面的质量记录两大类。

　　4.1.1《管理评审报告》、《内部质量体系审核报告》、《合同评审记录》、《员工培训记录》、《不合格/纠正预防措施报告》等属质量体系实施方面的质量记录。

　　4.1.2《入库单》、《回访记录》等属服务质量验证方面的质量记录。

　　4.2质量记录表格的编码

　　见《文件编码规定》。

　　4.3质量记录的填写

　　质量记录应填写清晰、正确、内容完整、填写人、审核人、批准人应履行签字手续。

　　4.4质量记录的收集、归档

　　4.4.1质量记录的收集保管由各部门文件管理员负责,并依据《质量记录表格清单》相关的内容要求进行归档。

　　4.4.2各项质量记录要求清晰、完整、签字手续齐全,在保存的有效期内不得有破损和残缺。

　　4.5质量记录的保存

　　4.5.1各部门的质量记录由文件管理员负责保存,期限按《质量记录表格清单》的要求进行,贮存地应保持干燥通风,并采取适当的防护措施。

　　4.5.2质量记录还可以用磁盘方式贮存。

　　4.6质量记录的查阅

　　4.6.1如因工作需要,需查阅存档的质量记录时,应先填写《质量记录查阅审批表》,经主管领导批准,可以查阅存档的质量记录。

　　4.6.2在合同规定或用户要求情况下,经部门负责人批准后可以查阅记录。

　　4.6.3文件保管人员负责办理查阅手续。

　　4.7失效及过期质量记录处理

　　对过期的质量记录或需销毁的记录,应由保管部门及时进行销毁。

　　5.0相关文件

　　5.1《质量手册》

　　5.2《质量记录表格清单》

　　5.3《文件和资料控制程序》

　　5.4《质量记录查阅审批表》

记录管理制度7

　　1.0目的

　　规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法,以证明各项服务活动符合规定的要求,并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。

　　2.0适用范围

　　本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。

　　3.0职责

　　3.1物业品质部职责

　　3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门,负责制定本制度。

　　3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理；

　　3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理；

　　3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。

　　3.2各单位职责

　　3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。

　　3.2.2负责按要求填写各种记录。

　　3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。

　　4.0控制程序

　　4.1记录的设计、编号、编目管理

　　4.1.1设计：

　　(1)各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目,需要增加表格的由使用部门制定,填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核,品质部审批和统一编号后递公司领导审批,经公司批准后使用。

　　(2)质量记录是执行有关要求、规定或制度的'个体体现,在提出增加质量记录表格申请时,必须附上有关规定或制度。

　　(3)当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时,使用部门可提出申请增减质量记录表格,经品质部审核,公司领导批准后方可使用。

　　4.1.2修改：已发布的表格不能适应工作需要,使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请,并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。

　　4.1.2编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。

　　4.1.3编目

　　(1)品质部负责对记录进行编目,制定公司《质量记录一览表》。

　　(2)各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。

　　4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理

　　4.2.1发放、收集

　　(1)空白表格由物业品质部统一管理,各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。

　　(2)每月20日前,各单位递交《质量记录领用申请表》,品质部在本月结束前将记录发放到位,申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。

　　(3)品质部要及时掌握存记录情况,根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。

　　4.2.2归档保管

　　(1)各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档,下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。

　　(2)各部门应按记录的分类制定记录归档清单,并将归档清单报品质部,归档记录由各部门保管存放。

　　4.2.3借阅

　　(1)归档记录借阅,由借阅人提出申请,经品质部负责人批准后,品质部办理借阅手续。

　　(2)在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅,一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。

　　(3)特殊情况下要将工作记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等),经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。

　　(4)文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查,及时追回借出文件,防止文件丢失情况发生。

　　(5)行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的,要及时知会相关部门查阅是否有借出文件,以便及时收回借出文件。

　　4.3记录的填写、更改、使用保管

　　4.3.1填写、更改

　　(1)记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改,除备注栏外其他栏目不能出现空格,如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。

　　(2)发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。

　　4.3.2使用保管

　　(1)工作现场的记录应用按月进行装订,保持文件记录的完整、清洁。

　　(2)各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场,如要带出按规定4.2.3规定行。

　　(3)记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。

　　5.0支持文件

　　5.1《文件控制程序》

　　6.0质量记录

　　6.1《质量记录领用申请表》wy/qr-wy-017

　　6.2《质量记录印刷申请表》wy/qr-wy-018

　　6.3《质量记录一览表》wy/qr-wy-001

　　6.4《文件借阅登记表》wy/qr-wy-019

　　6.5《质量记录更改申请表》wy/qr-wy-020

　　6.6《质量记录增减申请表》wy/qr-wy-021

　　6.7《质量记录发放记录》wy/qr-wy-022

记录管理制度8

　　为规范食品采购索证索票、进货查验和采购记录行为，保障师生餐饮安全，根据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品安全法实施条例》、《餐饮服务食品安全监督管理办法》等法律、法规及规章，特制定本管理制度。

　　一、指定经培训合格的专（兼）职人员负责食品、食品添加剂及食品相关产品采购索证索票、进货查验和采购记录。

　　专（兼）职人员应当掌握餐饮服务食品安全法律知识、餐饮服务食品安全基本知识以及食品感官鉴别常识。

　　二、采购食品、食品添加剂及食品相关产品，应当到证照齐全的食品生产经营单位或批发市场采购，并应当索取、留存有供货方盖章（或签字）的购物凭证、供货方营业执照、供货方食品经营许可证、产品合格证明文件复印件。

　　购物凭证应当包括供货方名称、产品名称、产品数量、送货或购买日期等内容。长期定点采购的，与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。

　　三、从生产加工单位或生产基地直接采购时，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件；

　　留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　四、从流通经营单位（商场、超市、批发零售市场等）批量或长期采购时，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品经营许可证等复印件；

　　留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　五、从流通经营单位（商场、超市、批发零售市场等）少量或临时采购时，应当确认其是否有营业执照和食品经营许可证，留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　六、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章（或签字）的购物凭证；

　　从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章（或签字）的许可证、营业执照或复印件、购物凭证和每笔供应清单。

　　七、从食品流通经营单位（商场、超市、批发零售市场等）和农贸市场采购畜禽肉类的，应当查验动物产品检验检疫合格证明原件；

　　从屠宰企业直接采购的，应当索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照复印件和动物产品检验检疫合格证明原件。

　　八、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。

　　九、批量采购进口食品、食品添加剂的，应当索取口岸进口食品法定检验机构出具的与所购食品、食品添加剂相同批次的食品检验合格证明的.复印件。

　　十、采购集中消毒企业供应的餐饮具的，应当查验、索取并留存集中消毒企业盖章（或签字）的营业执照复印件、盖章的批次出厂检验报告（或复印件）。

　　十一、食品、食品添加剂及食品相关产品采购入库前，餐饮服务提供者应当查验所购产品外包装、包装标识是否符合规定，与购物凭证是否相符，并建立采购记录。

　　采购记录应当如实记录产品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供应单位名称及联系方式、进货日期等。

　　十二、按产品类别或供应商、进货时间顺序整理、妥善保管索取的相关证照、产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其保存期限不得少于2年。

xx市XX学校

　　20xx年xx月xx日

记录管理制度9

　　一、编制目的

　　规范安全记录,确保安全记录的有效性、完整性。

　　二、适用范围

　　本制度适用于项目部安全生产管理记录的收集、标识、编目、归档、保存、维护、查阅、保留和处理等管理。

　　三、工作职责

　　安全科负责安全记录的规范审查,负责职责范围内各项安全记录的填写和管理,负责对安全记录进行管理。

　　四、工作程序

　　(一)安全记录规范

　　记录名称:简短反映记录对象。

　　记录编码:编码是每种记录的识别标记,每种记录只有一个编码。

　　记录顺序号:顺序号是某种记录中每张记录的识别标记。

　　记录内容:按记录对象要求,确定编写内容。

　　记录人员:记录填写人、负责人、审批人等。

　　记录时间:按活动时间填写,应注明年、月、日。

　　记录单位名称。

　　呈送单位、报送单位。

　　保存期限和保存部门。

　　(二)主要安全记录项目

　　事故、事件记录:

　　风险评价信息;

　　培训记录;

　　安全管理人员任命书;

　　“平安工地”评价报告;

　　事故调查报告;

　　安全检查记录;

　　安全生产会议纪要;

　　现场安全措施纪要;

　　隐患整改记录;

　　安全活动记录;

　　许可文件;

　　应急演习记录;

　　承包商与供应商信息;

　　维护与校验记录;

　　技术资料图纸;

　　其他安全记录。

　　(三)安全记录应符合下列规定

　　内容真实、准确、清晰;

　　填写及时、签署完整;

　　编号清晰、标识明确;

　　易于识别与检索;

　　完整反映相应过程;

　　明确保存期限。

　　记录采用书面和电子媒体,如硬盘、磁带、磁盘、光盘等其他媒介。

　　记录必须使用黑色或蓝色墨水或圆珠笔填写,不准用其它颜色的墨水的笔填写记录。

　　记录要按实际发生的时间进行记录,不准超前或拖后记录;

　　表格类记录要按表式内容进行全面认真的记录,做到书写规整,字迹清楚,不准少记或漏记,不准随意乱写乱画,不准弄虚作假,伪造内容,任意涂改。

　　缺项中的部分应注明原因,不能和划线代替,不能留空白。

　　记录表格要求记录者、负责人或审核人签字,不准代签记录。

　　记录能追溯相关的活动、产品或服务。

　　记录应及时收集整理、归档、标示和评审。对过时或需要修改补充的文件,要在规定时间下《记录更新登记表》给单位,并限期根据pdca循环编写合格后,由安全科存档并通知相关人员执行。

　　记录应妥善保管、便于查阅、避免损坏、变质或遗失,应规定其保存期限并予以记录。

　　(四)安全记录管理

　　1.记录应妥善保存,记录原件一般不准外借,只有在记录保管员处查阅,特殊情况下,须经领导同意,并办理借阅登记手续,在规定时间内送还。

　　2.贮存于计算机系统数据库内的记录,要复制备份文件,以防原始记录丢失,应注意计算机应用软件的`更新以及为调用记录所必须的硬件和软件的可获得性,同时要规定各类记录调用的授权和设置防火墙,以及其他所需的信息安全措施,各种电子媒体记录也要进行控制,不能随意复制、拷贝,如需复制、拷贝须经该单位领导同意。

　　3.具有法律效力的记录需长期保存。

　　4.记录不得随意复印,经分管安全副经理批准复印时,应办理登记手续,填写《记录借阅登记表》。

　　5.安全科将定期、不定期对安全标准化相关记录的管理进行监督检查和评审,发现问题要求其积极整改。

　　(五)安全记录的标识和检索

　　1.根据《文件和资料控制管理制度》,每一安全记录表式均应按规定有唯一的编号,内容主要是标题(名称),编号。

　　2.安全科编制《安全文件目录一览表》以便检索和管理并定期更新,并将安全记录表收集汇总成《安全管理记录汇总》。

记录管理制度10

　　1、库房要由专职管理人员负责库房物资的验收、出入库、储存、保管等日常工作，认真做好出入库登记。严禁采购腐败、变质、过期及标识不全的食品。

　　2、库房物资实行“先进先出”的原则，并按物资类别决定物资的储存方式及摆放位置。

　　3 、库房管理人员每周对库房内的物资进行检查，对地面、货架、门窗、墙壁进行全面清洁。发现变质、破损、过期等物资要立即进行处理。

　　4 、入库干杂调料要分类整理，严禁食品与非食品混放，堆放的食品隔墙（大于20厘米）、离地（大于30厘米），整齐存放，并标明品名及入库的时间。检查生产日期和有效期（保质期）。

　　5、库房内所有的货架、货墩、货柜都必须贴上标签，在标签上注明品名及规格，并在进出标签备注栏上注明进货批次、数量、日期及发货的数量、日期。

　　6、严格控制库房内的温度，随时对库房内的温度进行检查，保证通风良好，防止因温度过高或受潮而引起库存物质过早过期霉变。

　　7、库房内严禁存放任何有毒有害、易燃易爆、易污染的物品及原材料。禁止在库房内存放私人物品及从事与库房贮藏无关的活动。

　　8、采购食品时必须向商家索要营业执照、卫生许可证、检验合格证明等资料备案存档。

　　9、定型包装食品和食品添加剂必须有产品说明书和产品标识，标出品名、厂名、厂址、生产日期、保质期等内容。

　　10、运输包装、容器应符合卫生要求，运输车辆应专用清洁，不得与有毒物、污物混运，防止交叉污染食品。

　　11、食品添加剂存放在固定场所或橱柜并上锁，包装上应标示“食品添加剂”字样，专人保管。添加剂的使用须由专门制作加工人员操作，严禁其他人员擅自取用，对其使用种类及数量须由专人记录在案。

　　12、食品冷藏、冷冻贮藏的.温度应分别符合冷藏和冷冻温度范围的要求。 13、食品冷藏、冷冻应做到原料、半成品、成品严格分开存放，应有明显区分标志。

　　14、食品在冰箱（柜）内贮藏时，应做到植物性食品、动物性食品和水产品分类摆放，使用时应遵循先进先出的原则，变质和过期食品应及时清除。

　　15、用于冷藏、冷冻食品的冰箱（柜），应定期除霜、清洁和维修，以确保其温度达到要求并保持卫生。

记录管理制度11

　　一、食品经营企业、超市、食品批发经营者除建立并执行《食品进货查验制度》、《食品进销货台帐制度》等食品安全管理制度外，还应当建立并执行《食品进货查验记录制度》，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。

　　二、食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。

　　三、实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一建立并执行《食品进货查验记录制度》，其分销点凭企业总部签发的食品配送单（食品进货凭证）销售食品。统一配送之外自行采购的'食品，应当按照规定建立并执行《食品进货查验记录制度》。

　　四、食品进口商在进口食品时应当按照食品进、销货台帐的样式，向出口商索取有效的《食品进货凭证》；在销售进口食品时，应当如实填写一式两联的食品进、销货台帐，向购货的食品经营者出具《食品进货凭证》，自行留存《食品销货凭证》，保存期限不得少于二年。

　　五、鼓励食品经营者采用先进技术手段，如实记录购、销食品的信息并保存至规定时限。

记录管理制度12

　　第一条 根据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品安全法实施条例》规定，对食品经营企业现建立食品进货查验记录制度，加强食品进货检查。

　　第二条 本企业食品进货查验记录作为对供货者的许可证和食品合格证明文件等一系列文件进行查验的`书面证明，应当真实。第三条本企业各级管理人员、经营人员及与经营活动有关的人员，均应遵守本制度。

　　第四条 进货时如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及进货日期等内容。

　　第五条 本企业须留载有相关信息的进货或者销售票价，且记录票据的保存期限不得少于2年。

　　第六条 实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以有企业统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。

记录管理制度13

　　第一条 为确保食品质量合格、来源合法和可追溯，依据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品安全法实施条例》等法律法规的规定，制订本制度。

　　第二条 进货时，认真查验供货商主体资格及食品合格证明文件，严把食品质量关，做到“三查三看三不”：

　　1、查证明文件，看供货商食品生产经营许可证和营业执照是否齐全有效，不从无合法生产经营资格的供货商处进货；

　　2、查食品质量，看每个批次的食品是否有质量检验（检疫）合格证明文件，不购进《食品安全法》第三十四条禁止经营的.食品和无生产厂家、生产日期、保质期的食品；

　　3、查食品包装，看所购食品包装和标签是否符合国家规定、是否与食品相符、是否标注QS认证标志等，不购进假冒伪劣食品。第三条在进货时向供货方索要下列票证：

　　（一）供货商食品生产经营许可证复印件；

　　（二）供货商营业执照复印件；

　　（三）质量检验（检疫）合格证明文件；

　　（四）绿色、无公害、有机食品相关证书复印件；

　　（五）销售发票或凭据；

　　（六）其他有关票据、证明。

　　第四条 按照食品药品监管部门的要求，分类、规范保存上述票证。

　　第五条 严格执行食品经营企业（个体经营者除外）食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产日期或者生产批号、保质期、进货日期以及供货者名称、地址、联系方式等内容，并予以保存。记录保存期限不少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不少于二年。

　　第六条 积极使用食品安全电子追溯系统执行食品进货查验记录和索证索票制度。

记录管理制度14

　　原始记录是用以记载和证明经济业务的发生执行和完成情况的书面证明,是作为检查和考核经济活动和重要依据,也是进行会计核算的基础,为了正确地反映经济业务和明确各方面及个人的经济责任,特制定本制度:

　　一、原始记录的内容

　　1、材料物资方面的原始记录

　　医用卫生材料及低值易耗品的验收领用单;

　　总务仓库的其他材料及低值易耗品的验收领用单;

　　药库药品的领用单;

　　药房消耗日报表;

　　各类材料,药品盘点报告单

　　2、劳动方面的原始记录

　　职工人数的记录;

　　职工调动、考勤的记录;

　　工资结算的记录;

　　奖金测算的记录。

　　3、设备使用方面的原始记录

　　医疗仪器设备的固定资产验收单、领用单;

　　图书及其他设备的固定资产验收单、领用单;

　　房屋建筑物固定资产验收单、领用单;

　　各类固定资产登记卡,设备报废单,调拨单;

　　固定资产盘点报告单;

　　固定资产报损报废审批单。

　　4、费用开支的原始记录

　　水、电费结算单;

　　领款收据;

　　劳务以及办公费开支;

　　零星维修结算表。

　　5、财务管理方面的原始记录

　　借款借据。

　　收款收据

　　二、原始记录的填制方法、格式

　　序号 项目内容 管理部门 记录格式 应具备内容

　　1 医用卫生材料

　　药剂科

　　单据式记录单

　　日期、品种、

　　规格、数量、

　　单价、总金额、经办人、验收人、审批人

　　2 低值易耗品

　　药剂科

　　信息科

　　总务科

　　单据式记录单

　　3 医疗药品

　　药剂科

　　日报表式记录单

　　4 专业图书资料

　　图书室

　　单据式记录单

　　5 借款借据

　　借款人

　　单据式记录单

　　6 收款收据工资计算表

　　收款人

　　制表人

　　单据式记录单

　　7 行政家具设备

　　总务科

　　单据式记录单

　　始凭证的审核

　　原始记录是财务科最基础的核算资料,财务科确定由审核员对各种原始记录的正确性、真实性和手续的完备性等进行审核,稽核员每月进行抽查,每月与各管理部门进行帐实核对。

　　原始记录填制人的责任

　　各管理部门的`专职原始记录员,应按原始记录的格式的各项内容如实填写,不能遗漏,对各项经济业务发生情况及时做好记录工作,所有记录的数据必须如实反映,计算准确,不得弄虚作假,原始记录填制人对填制的业务内容负责。

　　卫生材料领用单,图书设备等固定资产单据,一般由经办人员填写,经部门负责人签署意见,专职记录签章后及时送财务科审核,然后入帐。

　　药品的入库、领用,由药库会计,根据发票验收,及领料单,单据送财务科审核,无误后,登记入帐。

　　总务材料的领用,由经办人填写后,科主任签署意见,经专职记录员汇总后每月交财务科审核,审核无误后列报支出。

　　借款单和领款单的填制,一般由经办人填写,经院长审批后,报财务科审核,无误后付款。

记录管理制度15

　　1.目的

　　明确质量记录收集、传递、标识、归档、查阅、保管和处理要求。

　　2.适用范围

　　适用于公司质量体系文件涉及的质量记录的`管理。

　　3.职责

　　3.1iso9000工作小组建立并保存质量记录清单。

　　3.2公司各部门负责本部门质量记录的标识、整理、归档、查阅、保管和处理。

　　4.相关文件

　　4.1质量手册4.16质量记录

　　4.2iso9002标准4.16质量记录

　　5.工作程序

　　5.1质量记录编号方法为：qr-程序文件编号-质量记录序号-版号,例如某一质量记录编号为：qr-6.2-01-a,qr为质量记录英文缩写,6.2为程序文件序号,01为质量记录序号,a为该质量记录的版号。

　　5.2iso9000工作小组建立并保存公司质量记录清单,质量记录清单包括质量记录编号、名称、保管部门、保存期限等内容。其中一般质量记录保存一年,重要质量记录保存三年至永久。

　　5.3各部门应指定人员负责收集本部门质量记录,每月整理、归档。

　　5.4来自分承包方的质量记录由相关部门整理、归档。

　　5.5借阅质量记录时要办理借阅手续,填写《质量记录借阅登记表》,一般质量记录部门经理批准,重要质量记录由管理者代表批准后办理借阅。

　　5.6当合同有要求时,在商定期内质量记录可提供给客户或其代表评价查阅。

　　5.7质量记录应储存于干燥通风的地方,并保证防火、防水、防蛀。

　　6.支持性文件和质量记录

　　6.1质量记录清单

　　6.2质量记录借阅登记表

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