采购管理制度(15篇)
在学习、工作、生活中，制度使用的频率越来越高，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编为大家收集的采购管理制度，欢迎阅读与收藏。
采购管理制度1
一、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。
二、目的作用
1、作为采购部开展工作的规范依据。
2、作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。
3、作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据
三、采购部人员职责及管理制度
1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
2、建立完善的采购管理制度，对供应商进行合格供方评定工作;
3、编写统一格式的采购计划，内容包含数量、质量、价格等采购要求;
4、与供应商的比价、议价、谈判工作;
5、经与供应商谈判后，签订采购合同，合同归档，来料及协助检验部做好进货以及检验事宜;
6、负责物料订购及交期控制，积极追踪未完成采购料件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能如期、如质、如量的完成;
7、负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作;
8、每年度对原有合格供方进行复审，淘汰不合格的供应商;
10、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本。
11、执行公司质量方针，质量目标的落实;
12、负责与供应商以及其他部门的协调工作;
13、积极参与紧急的、临时的采购工作;
四、标准采购作业程序
一.请购单的开立、递送
1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明物资、商品的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号。
2、需用日期相同，属同一供应厂商供应的物资商品，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
3、紧急请购时，由请购部门于“请购单““说明栏“注明原因，并注明“紧急采购“章，以急件递送。
二.请购案件的撤销
1、请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单采购“或“请购单采购“第一、二联加盖红色“撤销“的`戳记及注明撤销原因。
2、采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
1采购部门于原请购单加盖“撤销“章后，送回原请购部门。
2原“请购单“已送公司办公室待办收料时，采购部门应通知撤销，并由公司办公室据以将原请购单退回原请购部门。
3。原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
三.采购工作的划分
1、日常采购：由使用部门或公司办公室负责办理。
2、销售商品的采购：由采购部负责办理。
3、采购部长对于重要材料的采购，直接与供应商或代理商议价。必要时由总经理指派专人或指定部门协助采购部办理采购作业。
四.采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1、集中计划采购：凡大批量采购的商品，须以集中计划办理采购较为有利者，采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购：凡经常性采购的商品，且销量较大的商品，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后按照公司需求分批采购。
五.采购作业处理期限
采购部门应依采购地区及市场供需，分类制定商品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
六.询价、比价、议价
1、采购经办人员接获“请购单采购“后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选两家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单“上予以注明，经使用部门或请购部门签注意见后呈核。
3、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
4、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
七.呈核及核决
1、采购经办人员询价完成后，于“请购单“详填询价或议价结果及拟订“订购厂商““交货期限“与“报价有效期限“经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2、采购核决权限：采购部长以上管理人员。
八.进度控制及事务联系
1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表“控制采购作业进度。
2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单“并注明“异常原因“及“预定完成日期“，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
3、采购部门于采购案件“运输日期“有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单“记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
九.廉洁条款
1、采购经办人员不得接受供应商以任何形式或名义支付的回扣、礼金、报酬及返利等现金或有价票据。
2、采购经办人员不得接受供应商提供的其他利益开支。
3、采购经办人员人员不得主动索取自用的供应商的产品或其他实物礼品。
4、采购经办人员或采购经办人员直系亲属等不得以正式职员、兼职职员、顾问、专家等任何名义参与供应商的经营。
5、杜绝其他商业贿赂行为。采购经办人员如有违反，除赔偿公司因此所造成的一切损失外，视情节轻重给予处罚，直至除名。
采购管理制度2
一、目的
为规范公司办公用品采购及领用流程，并有效节约费用，避免资源浪费，特制订本办法。
二、适用范围
本办法规定的采购、领用流程仅适用于公司内部使用的用品、设备等采购，不包含工程施工材料和设施设备的采购。
三、办公用品采购
第一条 公司各部门所需的常规办公用品、低值易耗品等预算内办公用品，由行政人事部相关责任人根据库存量及月使用量，按月采购，采购时间为每月20日，遇特殊情况进行调整。请各部门有特殊需求的，须在每月20日前申请，逾期则下月采购。
第二条 各部门所需预算内非常规及高价办公用品、设备由需求部门向分管领导申请(注明品牌、规格、型号、价格及用途)，申请通过后由行政人事部采购，若遇预算外急需高价办公用品、设备，由需求部门提出申请，经分管领导、总经理批准后转行政人事部进行采购。
第三条 各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制订格式、规格，由部门经理协调行政人事部印制。
第四条 本办法所指办公用品分为
1、低值易耗品
第一类:如墨盒、硒鼓、碳粉、软盘、刻录盘、复印纸、插座、电源线、计算器、订书机、剪刀、裁纸刀、印台、U盘等以及办公文
具类如:铅笔、橡皮、胶水、胶带、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、抽杆夹、文件袋、文件夹、印油、资料盒、签字笔、笔芯、白板笔、萤光笔、修正液、订书针、尺子、长尾夹、卷笔刀、电池、复写纸、大头针、纸类印刷品等。
第二类:生活及待客用品。如:面巾纸、纸杯、茶叶、水果、烟等。
2、耐用品
第三类:办公家具。如各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的.办公陈设等。
第四类:办公设备类。如电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、幻灯机、电视机、摄像机、照相机、移动硬盘、电风扇、音响器材、电话机等。
第五条 全公司常规办公用品费用每月不得超过人民币1000元，若因人员或业务量增加导致费用超标，则报请总经理审批进行调整。
四、办公用品申领流程
1、第一、二类办公/生活及接待用品的申领流程
需求部门登记)→(预算内)行政人事部采购→需求部门领用→建立办公用品领用台帐
2、第三、四类办公用品申领流程:
需求部门填写《办公用品需求申请单表》→部门经理审核(签字)→分管领导审核(签字)→询价→总经理审核(签字)→行政人事部采购→领取发放，同时建立领用台帐，记载各部门领用情况。 3、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
4、使用部门和个人直接负责办公用品的日常保养、维护及管理。 五、采购费用报销所有办公用品、设备采购后，由行政人事部完成费用报销手续。 六、其他事项
1、临时性非常规急需的低价物品可经部门经理审核同意后，由使用部门配合行政人事部先行采购，事后做好手续补办工作，反之是临时急需的高价物品须总经理审批同意后，由行政人事部采购。
2、各部门需要办公用品价格较高、数量较大、品种较多的(如各种会议和大型活动)，至少提前5天做出采购计划，经分管领导、总经理审批后，由行政人事部采购。
3、对专业性物品的采购，由使用部门协助行政人事部共同采购。 4、办公用品原则上根据采购计划由行政人事部采购和保管。 5、凡属耐用品类，按部门岗位确定相应配置，如有质量问题，行政人事部负责协调更换、维修和其他售后工作。
6、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。
7、员工离职时，所在部门交接人对照员工办公用品领用台帐清收其所领办公用品。并经行政人事部核实后，方可办理离职手续。
8、公司员工应本着厉行节约的原则，合理使用好各类办公用品。 9、办公用品报废处理。非消耗性办公用品因使用期限到期，需要做报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门经理审核，并报分管领导批准后，使用人将报废办公用品交回行政人事部，由行政人事部会同财务部门办理报废注销手续。
10、办公用品若被认定为人为损坏的，应由责任人照价赔偿并追究相关责任。
11、凡属各部门员工内部共用的办公用品由部门经理指定专人负责保管，丢失和人为损坏由部门经理负责。
采购管理制度3
第一条为扩大政府采购规模，规范建设工程政府采购行为，提高财政性资金使用效益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》等有关法律法规，制定本办法。
第二条凡纳入区预算管理的国家机关、事业单位和团体组织（以下简称“采购人”），使用财政性资金采购符合《xx市政府采购目录》规定的范围以内和限额标准以上的建设工程，必须实施政府采购。
财政性资金包括预算内资金和预算外资金。
建设工程指市政工程及建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等，包括工程的勘察、设计、监理。
第三条区财政局是区政府采购的监督管理部门，依法履行对区政府采购活动的监督管理职责。具体负责区政府建设工程政府采购预算的审核、批复和执行，政府采购方式的确定，政府采购活动的监管，政府采购资金结算及对政府采购当事人违规违纪行为的`处罚。
第四条政府采购方式的确定
凡使用财政性资金100万元（含100万元）以上的建设工程，原则上采用公开招标方式进行政府采购。不采用公开招标方式的建设工程，其采购方式由区计委会商区财政局、审计局、监察局共同确定；使用财政性资金100万元以下的建设工程，其采购方式由区财政局会商区计委、审计局、监察局共同确定。
第五条政府采购预算的审核、批复和执行
采购人在编制下年预算时，向区计委提出建设工程立项申请。区计委根据区国民经济和社会发展的需要编制区政府年度建设工程项目投资计划，区财政局依据投资计划做出年度预算安排，并纳入部门预算，经区政府常务会审批，报人大批准后实施。区财政局在30日内批复到各主管部门，主管部门自财政批复15日内，批复所属基层单位。采购人根据年度区政府工作安排和区财政局批复，编制年度政府采购预算草案，填写《xx区政府采购立项表》，一并报送区财政局，区财政局据此做出采购计划后执行。根据项目预算及采购计划，属于财政全额安排资金的建设工程项目，区财政局将资金全额拨入“政府采购专户”；属于财政补建设工程项目，区财政局待采购人将配套资金缴入“政府采购专户”后，将补助资金拨入“政府采购专户”。
采购人必须按照区财政局批复的预算执行。政府采购合同履行中，确需对预算（项目）进行调整的，由采购人提出预算调整方案，列明调整的项目、原因、数额及有关说明。调整预算方案经区财政局审定，提请区人大常委会批准后方可执行。
第六条政府采购项目的实施
采用招标方式进行政府采购的建设工程，必须严格按照《xx市xx区招标投标实施办法》的规定执行；非采用招标采购方式进行政府采购的建设工程，必须严格按照《中华人民共和国政府采购法》有关规定执行。政府采购结束后，采购人须将招标投标情况书面报告及合同报区财政局备案。
第七条政府采购项目的财务验收和结算
建设工程竣工后，由采购人与工程监理机构共同对项目进行验收。区财政局会同区有关部门对验收过程进行监督，并根据采购人提交的合同、请款报告和工程进度，经审价后拨付工程款。工程款拨付到95%时，采购人向区财政局提交《基本建设竣工决算报表》和基本建设竣工决算财务说明书及其他有关资料。当项目竣工验收合格后，区财政局根据采购人提交的竣工报告及验收报告，在规定的质量保证期后，拨付5%的工程尾款，采购人方可核销基本建设各账目。区计委立项的项目，节约的资金专项用于基本建设投入。其他建设工程，节约的资金一律留在国库，用于平衡预算。
第八条政府采购监督管理及处罚
区计委负责安排建设工程项目及对项目进行监管；区建委负责审批开工及竣工备案；区财政局负责对财政财务及政府采购程序进行审核、监管；区审计局负责对预算资金使用情况的检查；区监察局对政府采购当事人进行监督。
在建设工程政府采购活动实施过程中，如出现需要解释或说明的问题，区财政局向有关部门和人员发出《xx区政府采购质询通知书》，有关部门和人员应在三日内做出书面答复。
采购管理制度4
一、释义
（一）采购物资的分类
本制度所指采购物资分为三类：
A类，包括主要原料、公用工程、辅助原料等。
B类，包括设备、润滑油、备品备件、工器具等。
C类，包括化学三剂、分析仪器及试剂等。
除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。
（二）与采购物资管理相关联的二级单位的分类
1、需求使用单位
2、主管部门
3、采购部门
（三）物资需求（采购）计划的分类
1、月度物资需求计划
2、紧急物资需求计划
（四）采购的方式分类
1、招标采购
2、固定厂商、长期报价采购
3、即时询价采购
（五）采购部门和计划部门的划分
1、A类、B类物资的计划部门分别为生产部、设备部，采购部门为供应部。
2、C类物资的计划部门是生产部，采购部门为供应部。
（六）采购物资付款方式分为
1、预付部分款项。
2、货到凭发票报销付款。
3、货到后分期付款。
4、货到延期付款。
5、以上方式的结合。
二、职责
（一）公司供应领导小组负责
1、审议批准《采购物资询议价报告表》。
2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。
（二）总经理负责
1、采购合同的批准、签订。
2、《物资采购审批表》的批准。
3、采购付款的批准。
（三）生产副经理负责
1、A、B、C类物资需求（采购）的批准。
2、公司首次更新或首次采用的生产各类采购物资的技术性能的确定、批准，及其《采购物资推荐厂家审批表》的批准。
（四）经营副经理负责
1、《物资采购审批表》的审核。
2、长期物资供应厂家的选定。
3、物资招标工作的组织。
（五）总会计师负责
采购付款的审核。
（六）综合办公室负责
采购合同的审查。
（七）供应部负责
1、负责填写《物资采购审批表》、《采购物资询议价报告表》。
2、负责采购A、B、C类采购物资。
（八）生产部、设备部负责
1、A、B、C类物资需求（采购）计划的审核。
2、A、B、C类采购物资的入库检验或验证。
（九）各二级单位负责
1、提报物资需求（采购）计划。
2、参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。
三、程序
（一）物资需求计划及发放程序
1、需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写《月度物资需求（采购）计划》。对于确实急需不能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求使用单位可随时及时填写《物资紧急需求计划》。
2、《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。
3、供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。
（1）库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。
（2）库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。
（3）库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行《物资采购审批程序》。
（二）物资采购审批程序
供应部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求（采购）计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经供应部部长审查，经营副经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。
（三）物资采购实施程序
1、物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。
2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。
3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。
4、召开采购领导小组会议审议批准。
（四）采购物资验收入库工作程序
1、采购物资到厂后，市场营销科提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验或验证。
2、检验或验证合格后，由市场营销科采购人员填写各类《物资入库验收单》，经检验或验证人员签字后物资登记入库。
（五）采购物资付款工作程序
1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总会计师审核，总经理批准后办理预付款手续。
2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总会计师审核，总经理批准后办理报销付款手续。
四、规定与标准
（一）物资需求（采购）信息传递规定
1、物资需求使用单位必须在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。
2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上注明相关事项。
3、物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将所需物资的估计单价和金额情况列明。
4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。
（二）物资采购规定
1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。
2、供应部要严格遵守《供货商评价制度》，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的'考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。
3、对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。
4、凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5万元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组（采购领导小组）确定相关事项。
5、若厂商报价的采购物资规格与《物资采购审批表》所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在《物资采购审批表》上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。
6、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。
（三）采购物资验收入库、出规定
1、采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合格后方可入库。
2、对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
3、各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。
4、各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由营销科办理出库手续。
（四）采购物资付款规定
下列情况财务科应拒绝支付采购款项：
1、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。
2、物资主管部门和物资使用单位未在《物资入库验收单》上签字的款项。
3、《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。
物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上注明相关事项。
（五）采购纪律规定
1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。
2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
3、采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。
（6）售后服务
对于采购物资，供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。
1）采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物资供应部门负责联系。
2）对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由物资供应部门在规定时间内协调解决。
采购管理制度5
一、总则
第一条为加强单位政府釆购业务内部控制，提高采购效率，降低行政成本，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、广东省政府采购智慧云平台实施的《政府采购需求管理办法》要求，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度所称釆购是指以合同等方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
（一）本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。
（二）本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
（三）本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。包括政府自身需要的服务和政府向社会公众提供的公共服务。
第三条基本原则：预算管理，强化预算执行；量入为出，保障重点工作；公正廉洁，杜绝奢侈浪费；归口管理，提高资金效益；厉行节约，制定科学合理采购需求。
二、管理机构及其职能分工
第四条成立始兴县机关事务管理局釆购工作领导小组，主要职责是对本单位釆购预算编制、执行及评价实行归口管理。领导小组组长由局长担任，副组长为分管财务的副局长，成员由行政股、财务室等相关工作人员组成（人数为3人以上单数），其主要职责是∶
（一）根据国家、省、市有关政府采购的管理规定，拟定本局采购政策、自行采购目录、标准等规范性文件，规范采购程序;
（二）编制采购预算，初步审核采购需求、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见;
（三）审定本局采购相关事项，负责组建采购评标、验收小组，组织评审、验收工作并拟定综合评审、验收意见;
（四）负责采购文档归档、预审备案等报备工作;
（五）负责电子卖场采购的组织实施;
（六）加强专业能力建设，各釆购相关人员要加强采购专业知识学习，积极参加采购方面的会议和培训，持续加强采购队伍专业能力建设；
（七）本局采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作。
第五条加强绩效管理，将釆购制度落实情况纳入日常绩效考核，实行违法违规现象在评先评优中的一票否决制。
三、采购分类、方式、限额标准及组织形式
第六条依据《政府采购法实施条例》和《广东省政府采购电子卖场管理办法》等法规制度，本制度采购可分为政府采购和自行采购两类。
（一）政府采购，是指本局使用财政性资金采购政府集中采购目录内或政府采购限额标准以上货物、工程和服务的行为。区分为集中采购和分散采购。
1.集中采购，是指本局将列入集中采购目录的项目委托集中采购机构代理采购或者进行部门集中采购的行为。
2.分散采购，是指本局将政府采购限额标准以上的未列入集中采购目录的项目自行采购或者委托采购代理机构代理采购的行为。
（二）自行采购，是指未列入集中采购目录的项目和政府采购限额标准以下的货物、服务和工程由局机关自行采购的行为。依据《广东省政府采购电子卖场管理办法》相关规定，自行采购与政府采购限额标准以下的货物、服务和工程，可相应采取直购、竞价和团购等方式通过电子卖场进行采购。
第七条依据《广东省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》，本局政府采购方式分为公开招标采购和非公开招标采购（含电子卖场采购）。
1、公开招标采购，是指依法以招标公告的方式邀请非特定供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购。
2、非公开招标采购，是指公开招标以外的采购方式，包括邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、电子卖场采购以及财政部门认定的其他采购方式。符合非公开招标采购方式情形的，应当在采购活动前向县财政局申请审批。
第八条限额标准及组织形式。
根据《韶关市政府集中采购目录及标准（20xx年版）》（韶财采购[20xx]19号)规定，市、县本级政府采购限额标准：货物项目采购预算金额100万元以上；服务项目采购预算金额100万元以上; 工程项目采购预算金额400万元以上，应委托韶关市公共资源交易中心或财政部门代理机构名录中的代理机构组织。
四、采购预算编制和执行
第九条采购实施工作必须严格遵循"先预算、后计划、再采购"的工作原则，坚持预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。
第十条采购预算编制。
（一）预算编制依法依规开展，要本着节约成本为出发点，必须建立在对市场充分了解的基础上进行一般支出预算。财务室和办公室将采购需求预算纳入年度部门预算编制范围，与年度部门预算编制工作同步进行。采购需求股室根据本年实际工作需求，制定出科学合理、合规、完整的项目采购需求（包括确定的采购标的数量、质量、技术、服务、安全、期限、特征描述等要求）。
（二）部门采购需求经部门负责人和分管局领导审阅同意，经财务室汇总，提交局党支委和班子会研究审定向县财政报采购项目预算。
（三）需要立项的工程类等采购项目，应当按照相关规定办理项目立项审批手续。
（四）纳入财政投资评审范围的项目，按规定编制预算后送县财评中心评审，以评审金额作为政府釆购项目预算控制数。
第十一条采购预算执行与调整。
（一）采购预算一经财政批复预算后必须严格执行，原则上不予调整。在预算执行过程中，如需新增采购项目的，按本局预算管理制度规定履行审批程序。
（二）股室、中心不得办理无预算、超预算的采购。
第十二条各采购申报部门应按财务规定，科学合理制定采购计划，严格按计划进度执行采购预算，原则上年初采购预算，应当在决算年度内组织实施。
五、采购的实施流程
第十三条 专项资金实行预算管理。办公用房的建设和维修、公务用车的配备更新和运行、公共机构节能、后勤服务等项目资金和平台建设维护等各专项工作经费实行预算管理。由各股室、中心根据业务工作开展的需要申报预算，经财务室初审汇总后按程序报领导审批。
（一）预算内单笔在 5000 元（不含）以下的支出，由承办股室填写《始兴县机关事务管理局经费支出审批单》，分管股室负责人签字、财务室审核，报分管财务领导审批签字后开支。
（二）预算内单笔支出在 5000-20000 元（不含）的开支，除履行本条第（一）款审批程序外，还需经局长审批签字后开支。
（三）预算内单笔支出在 20000 元（含）以上的开支，除履行本条第前二款审批程序外，需报局党党支委和班子会研究审定，财务室按党组决定办理。
特殊情况确需追加预算或超出原预算额度的，须提出书面申请，报分管领导审签后，按报账签批权限审批。
第十四条根据县财政局批准的采购计划和采购方式，归本局自行采购范围的政府采购限额标准以下、集中采购目录以外的货物、服务和工程，走完本局采购审批流程后，统一由采购承办人在电子卖场实施采购。电子卖场采购程序如下∶
（一）采购人根据股室提出的采购需求，结合采购物资技术性能及金额大小确定是直购、竞价、团购，生成预购单。
1.电子卖场直购流程∶ 物资采购承办人根据物资领用审批单或审批文件在电子卖场下单生成订单→供应商接单并打印订单和电子卖场供应合同→邮寄或送达合同给采购单位签订合同→供应商打印货物清单并发货→采购单位收货，填写验收单，签字盖章（数量，型号，质量等）→验收合格后，供应商打印发票邮寄或送达→采购单位按合同支付货款完成结算。
2.电子卖场竞价采购流程∶由采购经办人创建竞价单→竞价信息发布（竞价时间最少为 3 天）→供应商响应报价（至少 2家供应商竞价）→由归口采购部门经办人对竞价结果审核并确认→竞价结果公示（公示1天）→竞价完成→生成订单后按直购流程采购。
3.电子卖场团购采购流程∶由采购经办人发起或参与团购（不少于 5家）→供应商参与报价→系统按最低报价自动确定成交供应商自并公示成交结果→生成订单后按直购流程采购。
（二）通过电子卖场采购的，收货、接受服务或工程完工后，应在 7个工作日内，按照采购单或合同规定的技术、服务等要求，对供应商履约情况进行验收。并应根据电子卖场的提示填写相应的验收单，验收单需加盖部门公章。如发现质量问题应及时进行索赔或退换。
（三）电子卖场采购项目验收合格后，需入库的应及时办理入库手续。
（四）采购项目审批表、采购验收单、合同、发票、固定资产验收单或低值耐用品验收单等应作为电子卖场采购资金支付的依据。实施竞价采购的，电子卖场采购竞价记录表等材料也须一并作为资金支付依据。
第十五条采购合同签订流程。
（一）政府采购项目合同签订流程，采购部门或代理机构起草合同→合同联审会签小组审核合同内容是否与招标要求一致→局领导签订（或授权委托签订）合同。
（二）非政府采购合同签订流程，采购部门或代理机构起草合同→询价小组审核合同内容是否与邀标要求一致→局领导签订（或授权委托签订）合同。
（三）电子卖场采购合同签订流程，电子卖场自动生成采购合同→局领导签订（或授权委托签订）合同。
第十六条政府采购合同履行完后，采购人以及参加本项标的投标人或者第三方机构一同按合同要求进行验收，并出具签章验收书，参与验收的`投标人或者第三方机构意见，作为验收书资料一并存档。
第十七条采购验收完成后，及时办理财务报账。
（一）采购过程中聘请相关专家的劳务费参照《广东省政府采购项目评审劳务报酬管理办法》执行。
（二）根据合同约定如扣留有质保金的，质保金的扣留时间严格按合同规定执行。支付质保金时，需由采购部门向财务室提出付款申请，并提交质保期满项目运行状态合格意见。
六、采购公开
第十八条 根据县财政局要求在采购限额标准以上依法实行政府采购的货物、工程、服务项目均应当公开采购意向，可选择公开渠道为“广东省政府采购网”或是本单位门户网站。采购意向公开内容应当尽可能清晰完整，具体应包括五个方面的内容，分别是采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间和其他需要说明的情况，格式按照韶财采购〔20xx〕19号文的附件执行。
第十九条采购信息发布时间。
（一）竞争性谈判（竞争性磋商、询价）公告的期限为 3个工作日;
（二）招标公告、资格预审公告的期限为 5 个工作日;
（三）单一来源公示的期限不得少于 5 个工作日;
（四）中标（成交）公告应当在确定中标（成交）供应商后2 个工作日内发布，公告期限为 1 个工作日。
七、完善机制
第二十条强化监督。完善和健全采购监督机制，强化纪检监督和财务监督，提高本单位采购工作的透明度。任何股室和个人不得未经批准擅自采购。禁止通过分拆、分段、分项等办法，化整为零规避招标。采购工作人员、使用和管理股室的工作人员、评标专家小组成员与投标人有利害关系的，应当主动回避。参与本单位采购活动的股室和个人，必须坚持公开、公平、公正的原则，按章办事。不得虚假采购，不得与投标人或代理机构巷意串通不得接受贿路或铁取其他不正当利益。不得在监督检查中提供虚假情况，不得有违反政府采购管理办法的其他行为，代理机构恶意串通，不得接受贿赂或获取其他不正当利益，不得在监督检查中提供虚假情况，不得有违反政府采购管理办法的其他行为。
第二十一条采购档案管理。采购资料由采购需求股室整理，于第二年单位档案整理时移交单位档案管理人员，保存期限自采购活动结束之日起 15年。采购档案包括采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料（包括音视频资料）.
八、其他事项
第二十二条其他未尽事项，按照县机关事务管理局财务管理工作制度执行落实。本制度自发布之日起实施。
采购管理制度6
酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查，全面负责酒店的采购工作。
第一条采购工作基本要求
1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。
3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。
4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及公司。
5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。
6、采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。
7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。
8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
第二条采购岗位职责
1、了解各部门物品需求及各类物品市场的'供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本，为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。
2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态，会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地根据采购计划，对各种物品进行价格调查。
3、搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。
4、大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
5、主动协调与酒店内其他各部门的关系，经常倾听使用部门对物资采购工作的意见，及进改进采购工作。
6、协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前，要严格验收，注意食品的生产期，不进保质期已过一半的食品，确保食品原料的新鲜度。
7、与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。
8、严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿、不受贿，在平等互利在原则下开展作业。
第三条临时物品采购工作程序
1、临时物品的采购申请：临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等)部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等
2、临时物品的采购审批部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。
3、临时物品的采购实施：采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。
2、临时物品的采购验证：采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。
第四条采购物资验货流程
1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。
2、对于不符合采购申购单的货物，库房人员有权拒收，供应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管应开入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。
3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续，
5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
采购管理制度7
一、目的
为了规范原材料的采购、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益，特制定本制度。
二、采购方式及供货商的确定
（一）采购方式确定原则：
1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供应商送货方式；
2、对于使用频率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购；
3、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期采购。
（二）供应商确定原则
1、初选供货商：要深入细致的进行市场调查，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量及其目前的供货情况；
2、使用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面进行比较使用；
3、确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、业主（含赋权代表）、财务人员、要货部门负责人、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定；
4、签订供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过一年；
5、供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
三、市场调查原则
1、由总经理、业主（含赋权代表）、采购人员、要货部门负责人每月不少于两次以上市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员、调查时间、调查地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档；
2、调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪以及极端天气情况的当日或次日调查，调查的市场以供货商所在的市场为准；
3、调查的方法和程序：调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等方法，必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品质、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方的一口价；
4、出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据；
5、调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过；
6、零星物品的调查由总经理、或委托其他人（采购人员除外）实施。
四、采购的定价原则
1、对供货商所供物品的定价：在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行；
2、定价程序：由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行；
3、价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：
干货、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的6%；
低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数；
零星物品的价格不得高于市场零售价的5%；
鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格4%；
蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%，价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%；
4、春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。
五、申购程序
零星物品的申购程序
1、对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期报计划，经总经理审批后，交由采购人员办理；
2、需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人、总经理审批后方可办理，申购单一式三份，写明所需物品的品种、数量、规格等；
3、零星物品的采购不得超过两天，需要急购的物品由总经理在申购单上写明，限时购买。
供货商送货的申购程序
1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字、总经理审批后，交于采购人员办理；
2、仓库管理员应随时检查库存，当存货降到最低存货量时，库管应以书面形式通知库管，不需填写申购单；
3、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知仓库管理员，不需要填写申购单；
4、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的.要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货车。
六、采购数量的确定
鲜货、蔬菜、水发货的采购数量
1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货；
2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量；
库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒、低值易耗品等）的采购数量
1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金运转、储存条件等因素，根据最低备存量和最高备存量而定，最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。
2、库存量的计算方式：
最低库存量=每日需用量×发货天数
最高库存量=每日需用量×15天
七、货物的验收原则
验收的质量标准：根据酒店所需物品的质量标准进行验收；
验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右；
验收人员：采购人员、仓库管理员、领用部门负责人等共同验收；
验收时间：每日上午09：30—10：00下午16：30—17：30；
验收程序
1、由仓库管理员填写“入库单”或“验收单”并注明所受物品数量、单价、金额等；
2、“入库单”或“验收单”填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、仓库管理员签字生效，签字后的“入库单”或“验收单”一式四联即：第一联仓库留存、第二联交财务部作为记账凭证、第三联交供货商作为结算凭证、第四联交总经理。
采购管理制度8
为了提高管理水平,加强控制,节能降耗,争取最大盈利空间,必须加强食品原材料、酒水饮料和物品的计划、信息、询价、采购、验收、存储、领发、报销等管理,现就有关问题规定如下:
一、信息联网共享
(一)、信息联网的内容、来源及要求
1、由管理部物价科每月2号、12号、22号定蔬菜类、水果类的价格;每月1号、15号定海鲜类、鱼类、肉类、鸡鸭类、冻货类的价格;每月30号定干货调料类、豆制品类、牛肉类、鸡蛋、油米的价格,在网上公布食品原材料、酒水饮料和各类物品的执行价格;
2、各个库房每月30日,负责各个库房信息的上网公布;
3、各个部门负责相关信息的公布;
(二)、共享信息的人员及部门
集团总经理、集团副总经理、财务部、财务部各库房、财务部各营收点、管理部、管理部物价科、各酒店(日月湖生态园)总经理、副总经理、总经理助理、行政部、房务部、宴会部、康体部、动力部、采购供应部。
(三)、充分利用信息,为提高管理水平服务
1、利用网络信息,每月编制采购计划;
2、在成本核算时,可以在网上查找相关资料;
3、在验收时,可以在网上查找价格信息,而且必须将当期价格,在验收单上注明清楚;
4、在报销时,可以通过网络一一核对。
(四)、信息网络的设置与管理
由集团总经理办公室信息管理科负责信息网络的设置与管理。
二、以月为周期,酒店日常运行所需物品、食品原材料、酒水饮料的申购程序。
酒店宴会部、房务部经理、动力部经理和财务部库房一起,确定酒店日常运行低值消耗用品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,报总经理确认。各酒店每月10日,由仓库保管员根据物品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,列出所需要采购物品的清单,交使用部门经理,各酒店部门经理必须认真查核联网信息,确认购物清单后签字,并报分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据联网所获取各酒店的信息资料,科学平衡和调配制定采购计划,由财务部部长签字,交给采购供应部,由采购部部长再次审核后签字执行采购。各酒店宴会部可根据市场行情,提出新品种的`申购,通过有关审批程序后,交采购部采购;在月采购计划中,数字预测月偏差的,由各仓库按照最高储量和最低储量及程序直接补货。
三、第二天使用的新鲜食品原材料的申购:
如肉类、禽类、蛋类、蔬菜类、水果类等,在当天晚上9:00前以报表形式,由宴会部厨房申购,厨师长签字后,报采购部执行采购。
四、高档食品原材料的申购:如鱼翅、燕窝、鲍鱼等,酒店各部门经理和财务部一起,制定高档食品原材料的最高贮量和最低贮量。
低于最低贮量的品种,由各酒店库房开出清单,部门经理及分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据集团各酒店联网所获取的信息资料,科学调配制定采购计划,由财务部总监或部长签字,交给采购部,由采购部总监或部长签字,并报集团总经理批准后执行采购。
(五)急购物品的报销程序
可以根据总经理签字采购的原件附发票报销。
五、采购信用政策
(一)、供货商的信用资质
1、要选择有实力的供货商。比如:海鲜,集团应该选择能做大流通的供货商,建立养殖基地,每天向下属各酒店供货,或及时送到各酒店;
2、如果不能提供,应该考核,必要时取消供货商资格;
3、如果不能提供,由集团自己联系的价格差,应该由供货商负责;
4、食品原材料和酒水饮料供货商,必须提供有效食品原材料和酒水饮料的合格证明;
5、甲乙双方应该以协议或合同形式约定。
(二)、集团对供货商的信用承诺
1、平等竞争,公正、公开;
2、每两个月结一次帐, 结清上两个月的货款;
3、可以办理个人汇款。
六、其他相关制度
1、物品、食品原材料和酒水饮料执行询价制度:网上询价;同行业询价;到市场询价;
2、建立每月盘点制度,规定每月30日为盘点日;
3、建立过期食品原材料和酒水饮料的报告制度,规定提前一个月报告财务部,统一协调处理;
4、财务部分析集团采购运行规律后,编制物品、食品原材料和酒水饮料的库存量及资金占用定额;
5、必须建立每日成本统计汇总每周累计汇总统计成本制度,为确保毛利率的事前和事中控制;
(1)、财务部成本核算员必须统计出成本,采购部、仓库、宴会部、房务部必须配合;
(2)、与前厅部配合统计营业收入;
(3)、根据每日成本统计,每周累计汇总统计成本,编制经营情况周报表,每周一在一周工作指令会上通报。如果有问题,应该查清原因。
采购管理制度9
为加强工程材料程序化管理，有效的控制资金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各项目材料用款，对外欠款。结合公司实际情况，特制定相关材料采购流程，望各项目部严格按照此制度执行。
一﹑项目部申请材料采购计划
1．在进场前，项目部要提前做出由工程部门认可的材料总需求计划，如果部分材料是甲方指定的，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数量，到场时间，联系方式等。有加工图纸的材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期及采购周期，提前提出材料申请，给采购部合理的采购时间）。
2.施工过程中，项目部根据实际施工情况，每个月报一次月采购计划，提交材料申购单（每个月的15号可以补充一次采购计划，填写内容必须认真详细，规格、型号、数量必须齐全，采购部完全按照申购单进行采购，如与工程实际材料有出入，项目部自己承担责任），材料申购单一式三份，采购部，项目部，财务部各一份。为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料申购单上面必须有材料申请部门预算员、申请部门负责人签字，缺一不可。否则公司采购部有权拒绝接收材料采购申请表。公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求，如果有特殊情况，一定要有公司领导批准同意，由公司领导通知公司采购部负责人，公司采购部负责人在接收到公司领导批准同意采购，方可安排公司采购部相关人员进行采
1购。在公司采购部进行材料采购的同时，项目部相关人员必须及时的补交材料申购表，并且按正常的审批程序进行审批，然后将审批通过的材料采购申请表交至公司采购部。
3.项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司领导审批，同时，项目部按材料采购流程申请材料采购。
二、公司采购部在接收到批准后的材料材料申购单，应该按照工程施工流程和请购材料的缓急。由公司采购部负责人安排采购人员去进行采购。
1．采购人员在接到采购部负责人安排的材料采购申请表后，采购人员要参考市场行情以及以前采购记录和供应商询价、报价。优先选择供货准时，材料质量好，价格优惠，实力强的供应商，进行采购。主要材料或是采购量大的材料，采购人员要选择三家以上的供应商进行报价比价，并把供应商的材料样品，交货时间和报价上报给公司采购部负责人和公司领导进行审批，采购人员在接收到审批后的供应商名单后，进行相对应的材料采购。如果是采购量或者是采购金额比较大的材料采购时，为了保护供需双方的合法权益和避免以后的采购纠纷，公司采购部一定要和供应商签订材料采购合同。少量的辅助材料采购人员可以从和公司长期固定合作的供应商进行优先选择采购。
2.材料采购应做到事先进行控制，所采购的原材料、半成品、构配件、工程设备等物资必须符合国家标准、规范及工程设计和合同要求，所采购的.材料必须有经销许可证、生产许可证、产品检验检测
2报告和合格证等。
三、采购下单和送货的时间安排
采购人员和供应商确定了采购意向，采购人员要严格按照材料采购申请表上面的数量给供应商下单，采购人员一定要向供应商确定材料的送（提）货时间和付款方式。为了不影响工程正常施工，采购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排。尽量让供应商送货到我们工程的项目，如果是因为材料采购量少或者是供应商离我们的项目比较远。供应商不送货，采购人员可以和供应商协商，由我们出运费，让供应商送货到我们项目，并同时告诉公司采购部相关领导。
四、无法及时供货的汇报说明
因市场和行业缺货因素，或供材商的原因，无法按期进行采购到位的材料。采购部相关人员应该立即通知材料请购部门，并且要说明原因。
五、供应商送货事项
1.供应商在准备送货前，一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理，施工员，仓管），项目现场人员好安排材料的存放地点。供应商送货到项目现场，原则上是由采购人员和项目材料采购申请人一起验收供应商送的材料。如因特殊原因，采购人员无法到现场参加材料验收，由项目经理和相关人员组织验收。
2.供应商在送货时，要严格按照采购人员下给供应商的材料采购清单上面的数量送货。送货单上面要有，送货项目的名称，材料
3申购单的编号，以及供应商所送的材料名称，数量，价格，规格型号。送货单上面要盖供应商的公章。现场收货人员要拿项目部给公司采购部的材料申购单和供应商的送货单进行确认，看供应商所送材料是否是本项目部所需的材料。如果供应商所送材料和项目材料采购申请单一致，项目现场人员可以进行供应商所送材料验收。在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料的合格检测报告，有效产品合格证，质量保证书。现场验收人员确认了供应商所送材料符合相关质量标准。现场验收人员可以进行对供应商所送材料的验收入库工作。现场验收人员要在供应商的送货单上面签字确认。供应商的送货单必须一份三联，一份供应商自己留底，一份给工地现场验收人员，一份给公司采购人员。
3.现场验收人员在验收供应商材料时，一定要仔细，如果供应商的送货单和所送的实物材料名称，数量，品牌，规格型号不符。现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记录。如果是材料质量不合格，现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司采购人员协调）。并且及时通知公司采购部相关人员。
六、供应商的结算
对于有采购合同的供应商，结算要严格按照合同的付款条款所定的时间节点执行，同时，供应商要带有现场验收人员签字的送货单和合同约定的发票，统一办理结算。
采购管理制度10
为规范食品采购索证索票、进货查验和采购记录行为，保障公众餐饮安全，依据相关法律、法规及规章，制定本管理制度。
一、指定经培训合格的专(兼)职人员负责食品、食品添加剂及食品相关产品(一次性餐用具等食品容器、包装材料和食品用工具、一次性餐巾纸、洗涤剂、消毒剂等)采购索证索票、进货查验和采购记录。专(兼)职人员应当掌握餐饮服务食品安全法律知识、餐饮服务食品安全基本知识以及食品感官鉴别常识。
二、采购食品、食品添加剂及食品相关产品，应当到证照齐全的食品生产经营单位或批发市场采购，并应当索取、留存有供货方盖章(或签字)的购物凭证。购物凭证应当包括供应者名称、供应日期和产品名称、数量、送货购买日期等内容。长期定点采购的，与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。
三、从生产加工单位或生产基地直接采购时，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件;留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。
四、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)批量或长期采购时，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品流通许可证等复印件;留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。
五、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)少量或临时采购时，应当确认其是否有营业执照和食品流通许可证，留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。
六、从农贸市场采购的.，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章(或签字)的购物凭证;从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章(或签字)的许可证、营业执照或复印件、购物凭证和每笔供应清单。
七、从食品流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)和农贸市场采购畜禽肉类的，应当查验动物产品检疫合格证明原件;从屠宰企业直接采购的，应当索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照复印件和动物产品检疫合格证明原件。
八、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。
九、实行统一配送的，由企业总部统一查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件，建立采购记录;各门店应当建立并留存日常采购记录;门店自行采购的产品，应当严格落实索证索票、进货查验和采购记录制度。
十、批量采购进口食品、食品添加剂的，应当索取口岸进口食品法定检验机构出具的与所购食品、食品添加剂相同批次的食品检验合格证明的复印件。
十一、采购集中消毒企业供应的餐饮具的，应当查验、索取并留存集中消毒企业盖章(或签字)的营业执照复印件、盖章的批次出厂检验报告(或复印件)。
十二、食品、食品添加剂及食品相关产品采购入库前，餐饮服务提供者应当查验所购产品外包装、包装标识是否符合规定，与购物凭证是否相符，并建立采购记录。采购记录应当如实记录产品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供应单位名称及联系方式、进货日期等。
十三、按产品类别或供应商、进货时间顺序整理、妥善保管索取的相关证照、产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其保存期限不得少于2年。
十四、不得采购《食品安全法》第二十八条规定禁止生产经营的食品和《农产品质量安全法》第三十三条规定不得销售的食用农产品。
采购管理制度11
零星工程材料的.采购方式可以分为甲供和乙供两种,具体采用的方式按相关规定在确定施工单位时与施工单位明确。
一、甲供材料操作:
1、用材申请施工队根据工程需要在开工前报用材计划,用材计划必须详细注明材料的规格、数量和进场时间(见附件1)。
2、审核批准由后管处基建科审核用材申请,3000元以内的采购由后服公司批准,5000元以内的采购由后管处批准,5000元以上须经院分管领导批准;
3、材料采购根据用材计划,须办理技术学院招投标、竞价、询价申请表(见附件2),组织3家或3家以上供货商进行竞价、询价或投标,供货商需提供样品。由后服公司维修中心或后管处基建科组织学院相关部门进行内部评标以确定供货商并对样品进行封存。
4、材料供应根据评标结果,书面通知施工队,由各施工队落实供货数量和时间。材料进场需由基建科、维修中心责任人和施工队共同验收,由施工单位签收送货单(送货单一式四联,供货商、施工队、基建科、维修中心各一联)。
5、材料入库和领用材料入库前需由后服公司或后管处办理入库单(见附件3)。根据施工队提出用材计划表,由基建科或维修中心办理材料领用手续,并填写领料单(见附件4)。
二、乙供材料操作:
乙供材料由施工队在施工前填报技术学院材料报价单(见附件5)至基建科或后服公司运保中心,并注明材料品牌、产地、规格、数量等,由后管处基建科或后服公司维修中心负责认价,报后管处或后服公司及院领导审批。
采购管理制度12
物业公司物资采购、库管、领用暂行管理办法
一.物资用品采购
1.物资采购应严格遵循质量、价格及售后服务完备的原则进行,采购的品种和数量应严格控制在一定范围内并尽可能节约成本,减少库存。
2.采购范围:固定资产、低值易耗品、设备设施添置、清洁用品用剂、办公用品用具等。
二.物品申购程序
1.各部门(管理处)每月25日前上报次月'月物资采购计划表'并交给仓库库管员,库管员应根据物资库存情况,核定整理各部门(管理处)的月物资采购计划表','月物资采购计划表'送分管副总进行审核,报总经理审批同意,由采购人员根据批准情况按轻重缓急在当月内完成采购计划。
2.急需采购的`物资,由部门分管副总批准,通知采购人员采购,但事后应由部门出具书面情况说明,填写'请购单',经分管副总签字,报总经理同意,交财务审核报销。
3.采购所有物资必须全部入库,并由库管员填制入库单,如是供应商送货,由供应商提供发票或供货单、入库单一式三联。一联留库房;一联交供应商;一联交采购人员。
三.物资领用程序
1.部门领用物品时需认真填写领料单(品名、数量应填写准确,注明领用人),由分管副总签字后方能到仓库领用。
2.仓库库管员在发放物品时需认真按申领单品名和数量准确发放。
3.领料单一式三份,一份部门留存,一份仓库保管留存,一份交财务留存。
四.其它
工程部门作为特殊部门,零星、少量、急用材料领取可按以下程序进行:
1.由公司确认并签定协议,在单位附近指定一家经销商,作为协作商家,商家必须保证材料的质量,并在同等质量中价格不能高出市场价。
2.使用单位应先按内部管理填三联《请购单》,先由部门经理签字,领取的原则必须是零星、少量、急用材料,量大成批的另组织货源并在物管公司库房领取。
3.协作商家见《请购单》后,有部门领导签字后方可发货。到商家取货必须由工程部指定一名专人领取,并填写三联《请购单》,一联留工程部,一联留商家,一联留分管副总。商家也可送货上门。
4.结算方式:当月底由商家凭《请购单》报分管副总,经总经理审核后,再开具发票交财务核报销。
5.采购管理责任:采购人员采购的各类物品必须保证达到公司提出的质量、服务和时限要求,如有不实给公司造成损失由采购人负责赔偿。
采购管理制度13
一、目的
为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。
二、工作程序
（一）采购原则
1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。
2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购，需求时填写《物品申请单》；
4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购，需求时填写《物品申请单》或《采购订单》，入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编码，送综合办资产管理专员处备案。
5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。
6、单次采购在金额在2000元以上的，有两名采购人员一同进行采购，单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。
（二）采购申请
1、需采购部门填写《物品申请单》，填写清楚物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项，经部门负责人签字确认后交由综合办公室处；原材料及设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。
2、采购之前，采购经办人进行统一汇总采购原则。
3、紧急采购时，由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。
4、若撤销采购，应立即通知综合办公室或采购人员，以免造成不必要的损失。
（三）采购流程
1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数量进行估算价格。
2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》交到财务部进行审核，审核后报分管负责人或总经理审批后，方能给采购人员进行采购。
3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。
（四）采购经办人职责
1、建立供应商资料与价格记录。
2、做好采内参市场行情的经常性调查。
3、询价、比价、议价及定购作业。
4、所购物品的品质、数量异常的.处理及交期进度的控制。
5、做好平时的采购记录及对帐工作。
（五）采购方式
1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。
2、长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3、与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审。
（六）采购实施
1、《物品申请表》批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2、采购人员按核准的《物料申请表》或《采购定单》”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3、所有采购物品进行入库和出库记录管理。
4、原材料和设备由进料检验部门或设备申请部门验收后合格，才能办理入库手续。
（七）采购付款方式
1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，部门负责人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。
2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我公司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
（八）采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。
2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。
三、附则
1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。
四、本制度经总经理核准后实施。
五、附购采购流程图：
采购管理制度14
为规范学校食堂食品原料、日耗品的采购、卫生验收程序，节约采购成本，满足经营需要，提高管理水平，特制定本制度。
一、供货商选择
1、大宗物资通过政府采购招标平台由教育局统一组织公开招标，定点采购或配送；
2、其他小额零星散货及较长时间才需采购的低值物品，经学校食堂负责人审批同意，由食堂采购员进行采购。
3、学校食堂大型设备由学校制定预算，并按照相关规定进行政府采购或分散采购。
二、采购项目和数量
1、食品原料采购
①粮油、调料类、干杂货、低易耗品等物品的的采购最高库存量不得超过15天（干杂货、调料类中用量较小且易储存类可适量放宽库存量），最低不得低于3天用量。
②肉类、蔬菜、鲜货类、水产类原料实行每日采购，采购量不得超过2天用量。肉类、水产类入库后及时处理，存入冰柜或放入水池内生养。
2、厨房日用易耗品采购按照所需经食堂负责人审批后采购。
3、食堂大型设备的采购通过政府采购程序采购，小型低值餐饮设备采购由学校食堂采购员按规定进行采购。
4、食堂管理员、仓库保管员每天要记好采购台账和出入库台账，次日的采购清单必须由食堂管理员、仓库保管员和厨师根据存货、次日就餐情况、储存条件等在每天下班前列出。
三、货物验收
食堂管理员、仓库保管员和厨师要坚持原则，大公无私，严格验收:
1、货物送到后根据采购计划进行验收，确定采购物品种类、数量、采购单价、质量是否符合，在采购计划单上确认签字，由仓库保管员负责做好入库相关手续。
2、对不符合质量标准和数量不符的仓库保管员有权拒绝收货并要求供货商或采购人员及时进行退换货处理。
3、严禁无检验合格证明的肉类食品、超过期限及其他不符合食品标签规定的定型包装食品、无卫生许可证的.食品生产经营者供应的食品进入食堂。
4、禁止有毒、有害、腐烂变质、酸败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或有其他感官性状异常的食品进入食堂。
四、索票索证
采购人员与供应商或食品加工商初次交易时，必须索取其营业执照、经营许可证、卫生许可证等法律法规规定的证明文件，每年核对一次；购进食品时必须向供应商或食品加工商索取食品质量合格证、检验（检疫）证明和销售票据，以确保食品来源渠道合法、质量安全。凡购进食品时无票证的（国家食品安全法律法规规定的除外）验收人员一律不予验收、食堂不得使用、财务不得报账。
采购管理制度15
“世行综合林业发展和保护项目”工程或设备采购程序及使用管理
一、世行项目采购程序与招标原则
1、经济性
世行对贷款的使用，特别对采购和工程招标资金的使用非常重视，对采购和工程招标过程进行严格的监控，并对其经济性进行严格的考核，使所采购货物和所建工程在满足项目需要的条件下，资金使用最经济。
2、有效性
项目采购与工程招标不仅要考虑经济性，还要看其是否有效，也就是在采购与工程招标中所购物资设备和所建工程，能否在项目建设中有效的发挥作用。
3、竞争性
世行项目采购及工程招标属于国际贸易范畴，必须按照国际贸易惯例进行，通过竞争招标采购，使参加竞争的投标者提高质量，降低售价。有利于借款人降低投入成本，达到经济有效地实施项目建设的目的。
4、公平、公正性
为了使项目采购与工程招标能在合理有效的竞争机制下进行，世行在《采购指南》中规定，采购与工程招标要给所有的合格投标商提供公平合理的竞争机会，过程要透明，坚决反对腐败现象和欺诈行为。并加强对项目采购与工程招标的检查和审计，如有违反规定，一经查出将受到取消贷款和退赔等惩罚。构成违法的由司法机关处理。
二、世行项目的采购及招标方式
世行在项目采购及工程招标中，根据采购金额及工程投入的大小规定了国际性竞争招标、国内竞争招标、有限国际招标、询价采购（货比三家）、直接采购、自营工程等方式。“广西综合林业发展和保护项目”的采购方式及资金限额范围如下：
造林工程采取社区参与形式采购；货物采购方面单个合同预计金额超过50万美元的采用国际竞争性招标方式采购，低于50万美元，高于10万美元的货物采用国内竞争性招标方式采购。10万美元以下采用询价采购或自营工程。
三、询价采购
询价采购（俗称货比三家），实际上就是小范围的招标，是在比较几家厂商或经销商（至少三家）报价的基础上，进行选择供货商或承包商。世行贷款《广西综合林业发展和保护项目》中，有部分设备或工程采用询价采购方式进行采购。因此，对询价采购的程序和方法进行介绍。
1、询价采购的程序
（1）编制询价邀请函
询价邀请函是询价过程中向外发出的招标要求，内容应包括设备清单、主要技术规格和技术参数等，并标明询价编号、询价日期、询价截止期。
（2）发询价邀请函
编制好询价邀请函要发给三个以上报价人，报价人可以是设备制造厂，也可以是取得设备制造栈授权销售的代理公司。
（3）报价和询价截止
在询价截止期前，报价人要以正式函件提交报价书，报价书除按询价邀请函要求提供相应的内容外，还应附上营业执照等资格证明。报价单要有法人签字和单位盖章。询价截止后，停止接受迟交的报价书。
（4）审评报价书
首先对提交的报价书进行初审，去掉明显不满足询价邀请函要求的报价书，只有满足询价邀请函基本要求，而且有法人签字和单位盖章的报价书，才能参加评比，评比原则有以下几点：
①主要技术参数相同的报价书，对价格进行比较，合同授予价格最低的报价人。
②在价格相同情况下，如果报价书所列的`主要技术参数优于询价书要求，合同应授予提供设备质量优、档次高的报价人。
（5）编报评比结果报告
评比结束后，将报价书审核和评比结果，以文字和表格形式汇总编写成书面的评比报告，评比报告应包含以下内容：
①基本情况概述：采购物资设备的具体名称、发询价邀请函时间、发出询价书份数，到询价截止期共收到的报价书份数等。
②评比情况介绍：认定不合格报价书数量和理由，价格比较结果和推荐获得合同的报价人的理由。
③附表：认真填写报价评审结果记录表
（6）询价结果报审
根据有关规定，“询价采购方式”为事后审查，但前两个询价材料需要报世行审批。询价材料包括询价函、报价书以及评是报告。经世行审批后的询价结果，才能签定合同。两个以外并严格按照已批准的询价材料格式和程序进行的第三次询价，可以不报世行审批直接签定合同。
（7）签定合同
得出评比结果，前两个询价材料经世行审批后，项目办应向获得合同的投标商发出通知，并约定时间进行合同谈判和签定合同，合同应附上物资设备清单、主要技术规格和技术参数等材料。
（8）质量验收
物资材料设备交货后，项目单位要组织有关人员，根据合同和行业标准对货物质量进行验收，并填报物资设备验收证明。
（9）申请付款
物资材料设备验收后，区项目办将供货商提供的发票以及验收单等与询价材料一起报区财政厅债务处审核，审核无误后，办理款项支付。
2、凭证的管理
各级项目办要建立物资设备采购凭证档案，每一个采购合同，从发询价函到货物验收，每一步都要留存相应的凭证，按时间和程序建立档案，以备接受世行及上级主管部门检查。
[NextPage] 采购凭证档案内容包括：①询价邀请函及询价表；②设备报价书及报价表（附资质证明材料）；③评审报告及报价评审结果记录表；④世行及区项目办、区财政厅对评审结果批件（前两个合同）；⑤买卖双方签署采购合同；⑥货物验收单；⑦供货商开具的发票。
四、实施询价采购需要注意的问题
（1）同时发出询价邀请函，世行规定，同一批货物的询价函必须是同日发出，并规定报价截止日，以保证询价采购的公平性。
（2）询价、报价和签订合同必须按顺序进行
各种询价材料和单证上所标日期必须符合以下次序排列：询价→报价→评审→报批→批准→签合同→货物验收→取得发票。在询价采购文件中，不能出现评审日期在前、报价日期在后，签合同日期在前、询价日期在后等，违背世行采购程序和步骤的错误做法。
（3）报价商资质
在接收报价书过程中，有的报价商没有提供齐全资质证明，这将影响其取得合同的可能，取得合同的报价商必须补齐应有的资质证明。
（4）必须遵循世行最低价中标的原则
①世行规定，要在所有满足质量要求的报价书中选择报价质量最低的报价商授予合同。对于虽然价格最低，但其质量不能满足询价要求的报价商，必须在其报价中找出充分理由将其排出价格评比之外，使价格评比仍是最低报价中标。
②在进行价格比较时，要特别注意报价的价格构成。如果其中一个报价中含有运费，其它报价中也应加上运费后再进行比较，以保证比较的公平性。
③在出现两个相同金额最低报价时，必须详细说明选择其中一家授予合同的理由。说明材料不能只写质量不好、服务不好等含糊概念，要用具体的数据和理由加以说明。
（5）询价和采购数量要一致
询价材料出现各种数量必须前后一致。询价和报价以及合同所涉及到的数量必须一致。询价文件不应涂改，如确需修改的，必须在修改处加盖公章并由签约人签字认可。
（6）出厂价、零售价要明确
报价书、合同和发票的价格要标明是出厂价还是零售价，否则世行只支付75%的货款。世行赠款的支付比例是，货物出厂价按100%支付，零售价按75%支付。
（7）认真建立采购凭证档案
世行规定“询价采购方式”为事后审查。因此，采购凭证建档和管理非常重要，必须严格按要求认真建立采购凭证档案，以备接受审查。如果不建立凭证档案或档案建立不规范，就可能被世行定性为错误采购，不支付货款，这是得不偿失的。
五、物资设备验收、登记和报修的方法和要求
（1）物资设备验收
货物到达港口和车站后，应按以下要求进行货物提取和验收工作：
①及时与供货商联系，获得提货单证，并尽快前往港口、车站提取货物；
②收到货物后，马上组织有关的专业人员或熟悉使用所购设备人员进行数量核对、外观检查、性能测试；
③要根据装箱单认真核对货物数量，如发现数量不足，要及时通知供货商；外观检查发现破损和污染等情况，要收集非自身人为造成的破损证据，向供货商提出更换和索赔；检验时出现无法开机和机器运转不正常等情况，要及时停机，马上按保修卡要求与设备保修部门联系，通报情况。
（2）物资设备登记
年度计划中物资设备采购，包括区项目办统一招标采购的物资，在采购完成并付款后，区项目办将物资采购债务清单分割通知各项目单位，各项目单位应根据分割通知单，对这部分物资设备进行登记，按规定的财务管理办法建帐。
（3）设备报修
招标采购的物资设备，采购合同均规定保修期最少一年，计算机主机三年、汽车二年或5万公里，这些设备在使用过程中，如果由于质量问题引起的故障和损坏，各使用单位要及时按保修卡要求与设备保修部门联系，同时将情况以书面形式报告区项目办，情况报告要详细、完整，并说明使用环境条件等因素，以便按要求更换或修复，不能自行拆机修理和在非保修部门修理。否则得不到应有的保修。
六、世行项目车辆国际招标采购及减免关税和通关提货的简要介绍
（一）委托国际招标代理
根据财政部规定，世行项目的国际和国内招标采购，必须由国家批准的具有招标资格的专业贸易公司进行。因此，在项目立项过程中，要选择有关公司作为招标代理。我们正在选择招标代理公司。
（二）编写和报审招标文件（标书）
招标文件是世行项目国标竞争性招标采购中具有信息功能、标准功能、法律功能的重要文件。因此，招标文件必须严格按照世行采购指南规定、国家进出口贸易规定以及项目的实际情况和需要进行编写。编写好的招标文件，首先要报商务部机电设备进口审查办审查，审查通过后报世界银行审批，经世行批准的招标文件才能用于招标。
（三）登报招标通告
招标文件批准后，要由代理公司在人民日报海外版刊登招标通告，通报招标内容，发标和投标的时间和地点，开标日期等信息。
（四）开标和评标
在规定时间里由招标代理公司，组织用户和投标商进行公开开标，当众打开投标文件和宣读投标报价。开标后由招标代理公司在商务部的专家库里随机抽取相关专家，参加由用户、招标代理和专家三方组成的评标组，对投标文件进行评审。
（五）评标结果报审
经过评标小组评审得出的评标结果，由区项目办（或财政厅）以正式文稿报商务部机电设备进口审查办审查，经审查后的评标结果由招标代理公司译成英文报世行审批。
（六）授标及签定合同
由招标代理公司根据批准的评标结果，将该招标合同授予中标的投标商，并进行合同谈判和签订合同。
（七）办理进口许可
根据国家有关规定由区项目办统一向有关部门申请办理进口配额和进口许可证。
（八）办理减免车辆进口关税
根据国家海关总署署税[1999]565号关于《中华人民共和国海关对外国政府、国际组织无偿赠送及我国国履行国际条约规定进口物资减免税的审批和管理办法》规定，以及《海关总署关于补充国际组织名录的通知》，对于《广西综合林业发展和保护项目》的物资设备进口若属减免税范畴的，则办理减免进口关税。办理减免税的审批单位为受赠单位或项目执行单位所在地海关。办理减免关税程序如下：
代理公司与供货商签定合同后，区项目办将收齐和办理好如下材料：
1、外国政府、国际组织的赠送函或含有减免税条款的协定、协议、国际条约（复印件），如果没有赠送函或相关协定，也可提供国际组织驻中国代表处的证明函作为赠送或者赠款采购进口物资的依据。
2、进口物资（车辆）清单。
3、进口批文（车辆进口许可证、机电办批文）。
4、采购合同（英文复印件）。
5、国际招标的形式发票（中英文复印件）。
受赠单位申请材料如下：
1、受赠单位提交的《免税申请书》。
2、由受赠单位填写从海关领取的《进口货物征免税申请表》。
3、受赠单位法人证书以及海关需要的其它单证（复印件）。
（九）报关及货物提取
将办理好的《进出口货物征免税证明》，统一委托有关公司进行报关。
货物到达港口后，区项目办统一委托商检、理货、货物装卸、出库等手续。并通知各项目单位派员前往港口提货（接车）。
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