档案管理制度

时间:2022-07-03 16:00:42 制度 我要投稿

档案管理制度通用15篇

  在社会一步步向前发展的今天,需要使用制度的场合越来越多,制度是要求成员共同遵守的规章或准则。那么你真正懂得怎么制定制度吗?下面是小编收集整理的档案管理制度,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

档案管理制度通用15篇

档案管理制度1

  档案资料是各项社会实践活动的真实记录,是各项职能的具体反映,公路工程建设监理档案资料是公路工程建设监理的职能和工作内容;是制止公路工程建设行为的随意性和盲目性;保证建设行为符合国家法律、法规和有关政策;保证施工程序、质量按规范的要求实施,进度、造价按计划、合同实行。

  1、对施工单位日常施工资料的真实性、完整性进行检查。

  2、对表格填写中的问题给予解答。如表格中有产生歧义及疑问的地方,应及时向业主或总监理工程师办公室请示,并将答复及时反馈施工单位。

  3、完成监理独立抽检资料和独立评定资料以及对所辖合同段的档案资料进行检查、督导、汇总和移交。

  4、为实现公路工程竣工资料规范化、标准化的管理目标,驻地监理办在工程监理过程中必须使用建设单位统一印制的抽检检查表格及指令性表格。

  5、从建设项目开工之日起,驻地监理办安排专人收集、分类整理存档的文件、重要会议记录、变更设计文件、综合管理类的往来文件、独立筹建资料及工程监理过程中采集的照片、底片、音像、图片、磁盘、光盘等非纸张载体资料,

  力求做到资料整理与施工进度同步。在对建设项目的形成、积累的资料分阶段进行整理、归档和保管工作中,属于建设单位归档范围的档案资料,驻地监理办应按时整理,工程竣工后移交建设单位。移交前综合管理类文件、、重要会议记录、变更设计文件及非纸张载体资料按年度、按合同段、按问题、按保管期限进行整理;独立抽检资料按合同段、以每公里为单元或按单位工程、分部、分项工程以方向进行整理。

  6、驻地监理办设一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理本建设项目在监理过程中形成的档案资料,并配备必要的档案设备。

  7、驻地监理办必须做好档案资料的管理工作,对管理处、总监办、驻地监理办、承包人、地方政府、设计单位之间的有关质量、进度、费用及其它的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。

档案管理制度2

  一、 学校实施教师成长档案管理制度的意义

  教师成长档案管理制度是一种以教师为本,注重发展教师个体的制度。它立足于在不断发展的教育教学,以目标引领施以评价,促进发展,具有明显的激励功能、教育功能和反思功能。它能让教师根据自己的工作能力和工作表现,确定个人发展需求(最近发展区),制定教师的个人发展目标。它能向教师提供日后培训或自我发展的机会,提高教师履行工作职责的能力,从而促进学校的未来发展。最大限度地满足了教师尊重和自我发展的需要,从社会、心理方面来鼓励教师的工作热情和积极性。更能促进教职工的专业化发展。

  二、学校实施教师成长档案管理制度的目的

  对于学校的发展,教师专业化建设是根本。我们都知道深入发展教师才是学校创品牌的关键因素。没有好教师,学校只能是昙花一现,没有原创力和可持续力。

  因,学校以目标引领,价值凝聚策略,激发老师积极追求,同时,积极创设自主发展的管理机制,提供研训一体的实践平台,提供充足的网络资源,帮助教师发展。建立教师个人成长档案袋,记录教师在自身专业化发展道路上的成长经历,以此促进教师学习理论知识,交流教育教学思想,也促进教师积极参与到评价中来并反思自己的教学。

  三、保障机制

  1、制定校本培训制度、联合教研制度、学科引领的合作共营制度、观课制度,努力营造团队学习的氛围。

  2、把教研和科研结合起来,把教学中的问题生成课题,以科研促教研,以教研促教学的校本研修制度,在研究中促进教师自我更新,主动发展。

  3、建立校内督学制度,为教师发展提供诊断性指导,对教师成长实施跟进研究。

  4、依托资源优势,组建由校长领衔,辅与校内督导委员会成员组成督导小组,成立督导制度。通过随堂听课,问卷调查,谈话交流,察看教案等方式,帮助教师理解“新理念、新课改”,提高教师的专业素养。帮助教师准确发现问题,改进教学行为,提高教学效能,为教师的专业成长提供指导。

  5、实施自主申报,分项奖励的项目管理制度。学校把重点指标纳入项目管理,每学期采取工作实绩自主登录,分项目奖励促进教师的主动发展。

  6、坚持理论学习,提升教育理念,开设校长讲坛、专家讲座、教师论坛;通过研训一体的校本培训将理论学习和实践学习相结合。

  7、多元形式带教(专家引领、专业合作、伙伴互助),多种形式开课(包括:新进教师的汇报课、成熟教师研究课、骨干教师的展示课、主题类竞赛课),多元形式研究(包括:课例研究、项目研究、课题研究),建立区域合作,依托优质资源等提供多种有利于教师成长学习资源。

  8、每年对新进教师进行《北仑职高新老教师带徒仪式》的专项培训。

  9、学校每年准备一定资金用于教师各类培训

  10、教师成长档案中各项记录将作为教师评优评先的依据和学校年度考核的依据。

  11、对材料收集整理是档案管理的基础工作,是征集材料向档案转化的重要步骤,这是项经常性的工作。对档案材料的整理工作要求及时准确,利于考核、考查材料的准确程度及学术价值。个人成长档案的使用,由办公室主管,每学期初由各教研组及教导处整理上学期的档案材料,及时归档。档案室要经常检查教师个人成长档案的形成,整理、归档及使用等工作情况,以便发现并解决问题。

档案管理制度3

  一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

  二、查阅重要的或密级档案,按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

  三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。

  四、带给利用档案时,按学校有关规定收费。

  五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。

  六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律职责。

  七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案资料。

档案管理制度4

  第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

  第二条档案管理机构及其职责

  1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

  2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

  3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

  4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

  第三条归档制度

  1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

  2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

  3、归档的文件资料,原则上务必是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

  4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

  5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

  6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时,由综合部保存原件。

  7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

  第四条档案保管制度

  1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

  2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

  3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

  4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

  5、库存档案务必图物相符,帐物相符。

  6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

  7、根据有关规定及公司实际状况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

  8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

  9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

  10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作,方可办理调动手续。

  第五条档案借阅制度

  1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

  2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

  3、借阅档案,务必履行登记、签收手续。

  4、借出档案材料的时光不得超过一周,必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

  5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

  6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人职责。

  7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

  8、重要档案、机密档案不得借阅,务必借阅的要经分管副总经理同意,务必外借的,由总经理审批。

  第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,务必保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

  第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。

档案管理制度5

  一、总则

  1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(gbt/50328-20xx)的要求,特制定本规定。

  2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。

  二、工程档案管理规定

  2.1档案资料管理

  2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。

  2.1.2为了便于各个环节的衔接,监理项目部配备专职信息管理员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。

  三、工程文件的收发及管理规定

  3.1工程文件接收

  3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由监理项目部信息管理员统一接收;统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件,做好接收记录。

  3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。

  3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录,并能利用计算机进行各类文件的查询检索。

  3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。

  3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案总登记帐和分类登记帐;

  3.2工程文件资料发放

  3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要,由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。

  四、监理项目部档案管理职责

  1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。

  2、归档范围:

  1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。

  2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。

  3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,监理项目部有权退回,相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。

  3、工程档案的鉴定和销毁

  1)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报项目部总工及经理批准后方可销毁。

  2)对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。

  3)档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。

  4)在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。

  4、其它

  (1)工程档案的分类、编目、按国家电网办[20xx]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法(试行)的通知>》规定执行。

  (2)档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

  (3)工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

  五、声像档案管理办法

  5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。

  5.2照片档案应符合以下要求:

  (1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;

  (2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;

  (3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);

  (4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素(不允许插值;

  (5)符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[20xx]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[20xx]322号要求。

档案管理制度6

  第一章 总则

  第一条 工业企业的机器设备和工具,是进行生产的物质条件。其数量和性能,决定着企业的生产面貌,因此,工业企业管好用好机器设备和工具,使机器设备和工具经常处于完好状态,延长其使用寿命,是工业企业管理工作的一项重要内容。设备管理好坏,对于产品的质量、品种、产量,对于减轻劳动强度,提高劳动效率以及减少原材料消耗,降低产品成本等具有极其重要的作用。

  第二条 设备管理工作的内容包括从设备进厂验收、安装、使用、维护保养、检查修理到配件的生产、设备的改造、更新,以及日常的登记、保管、调拨、报废等一系列工作。设备管理的任务,是要保证设备在物质运动的全过程中,自始至终保持良好的技术状态。

  第三条 为了保证有效地实现设备管理目标,必须坚持以预防为主,维护保养与计划检修并重和先维修后生产的原则,正确使用,精心保养,合理润滑,安全生产。设备管理部门和生产部门共同负责,做好包 括使用、保养、检查、修理等工作,正确处理好生产与维修的关系。

  第二章 设备技术状况

  第四条 设备技术经济指标。

  评价企业设备管理的技术经济指标有:

  1.设备完好率 表示设备技术状态的完好程度,是检查企业设备管理和维修工作水平的重要指标。其计算公式为:

  设备完好率=完好的设备台数 / 设备总台数×100%

  设备总台数是指本企业已安装的全部生产设备,包括在用、停用、封存、停机待修和正在检查的所有设备,不包括尚未安装和由基本建设部门管理、物资部门代管的设备。完好设备台数是指设备总台数中完全符合设备完好标准的台数。

  2.设备故障率 它是指因设备发生故障而停机的时间占设备运转时间的百分比,计算公式为:

  故障率=设备故障停机时间 / 设备运转时间×100%

  3.维修费用效率 它是指单位维修费用所能生产的产品产量,计算公式为:

  维修费用效率=产品产量(件或吨) / 维修费用

  4.单位产品(或万元产值)维修费用 计算公式为:

  单位产品(或万元产值)的维修费用=维修费用 / 产品产量(或总产值)

  5.平均单台设备年维修费用 计算公式为:

  平均单台设备年维修费用=年维修总费用 / 年投入使用设备总台数

  第五条 对所有设备按设备的技术状况、维护状况和管理状况分为完好设备和非完好设备,并分别制订具体参合标准。

  第六条 各部门的生产设备必须完成上级下达的技术状况指标,即考核设备的综合完好率。

  第七条 设备管理部门要分别制订出年、季、月度设备综合完好率指标,并层层分解落实到岗。

  第三章 设备运行动态管理

  第七条 设备运行动态管理,是指通过一定的手段,使各级维护与管理人员能掌握住设备的运行情况,依据设备运行的状况制订相应措施。

  第八条 建立健全系统的设备巡检措施。

  各作业部门要对每台设备,依据其结构和运行方式,定出巡检点、内容、正常运行的参数标准,并针对设备的具体运行特点,对设备的每一个巡检点,确定出明确的检查周期,一般可分为时、班、日、周、旬、月检查点。

  第九条 巡检保证体系。

  生产岗位操作人员负责对本岗位使用设备的所有巡检点进行检查,专业维修人员要承包对重点设备的巡检任务。各作业部门都要根据设备的多少和复杂程序,确定设置专职巡检员

档案管理制度7

  1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

  2、统计作用。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。

  3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

  4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料,实行统计监督。

  5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

  6、统计方法。档案统计工作,必须把零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料,再进行分析和研究,总结出典型性的经验教训,以提高档案的科学管理水平。

  7、按期统计。平时必须积极收集资料,做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。

  8、专人统计。配备统计人员,熟悉统计业务;掌握统计资料,数字统计连贯;准确统计数字,按时统计上报。

档案管理制度8

  1目的

  为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

  2适用范围

  适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

  3职责

  3.1档案管理员直接向行政主管负责。

  3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

  3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

  3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

  4档案存放位置

  4.1电脑保存一份电子文档。

  4.2xx四楼资料室。

  5档案管理员

  5.1行政人事部

  6档案编号规则(见附件1)

  7部门档案内容

  7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

  7.2财务部:财务资料、合同。

  7.3保安部:警戒器材、合同。

  7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

  7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

  7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

  8档案管理制度

  8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

  8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

  8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

  8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

  8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

  8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

  8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

  8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

  8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

  8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

  9相关文档

  9.1《档案编号规则》

  10修订及实施

  10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

  10.2本规定修订权在公司。

  10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

档案管理制度9

  为了使教师业务档案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求,特制定如下制度:

  1、由教务科指定专人进行保管,做好防火、防盗、防潮、防蛀工作。

  2、各科室进行编号登记,每学期核对一次,发现问题应及时纠正,对增员缺档的教师即时建档。

  3、教师业务档案的封皮、目录、规格、样式力求统一。

  4、查阅教师业务档案应事先办理审批手续,经业务校长同意,方可查阅。

  5、根据查阅单位用途,档案管理人员按需提供材料,就地查阅。

  6、教师业务档案一般不外借,在特殊情况下,经业务校长批准方可借用,但必须严格履行登记手续,并按时归还。

  7、查阅档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划,撤换档案材料,不得向无关人员泄露或向外公布档案内容,违者视情节轻重,严肃处理。

  8、教师业务档案管理工作,在学校党委、校长的直接领导下进行,由业务校长负责并指定专人管理,同时,与人保科搞好协调工作。

档案管理制度10

  总则

  1、为加强学校档案工作,全面提高学校档案管理水平,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神,特制定本制度。

  2、学校档案工作是学校工作的组成部分,是提高学校工作效率和质量的必要条件,是维护学校工作历史面貌的一项重要工作。

  3、各部门重大活动和工作活动中形成的全部档案均由本学校档案部门集中统一管理。

  学校档案工作职责

  1、传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和地方档案行政管理部门的规定、办法。

  2、制定本单位档案工作计划、管理办法、规章制度。

  3、集中统一管理本学校在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案,积极提供利用,为学校各项工作服务、

  4、对本学校各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。

  5、办理领导和上级档案部门交办的其他有关档案业务工作。

  档案工作岗位职责

  一、分管领导职责

  1、分管领导负责机关档案工作的全面领导,确保学校档案工作的宏观建设,努力提高档案工作科学管理水平,确立档案为学校和部门服务思想。

  2、把档案工作列入学校议事日程,纳入目标管理,定期研究、检查、督促,确保完成档案工作任务。

  3、根据档案事业发展规划和工作要求,支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、物力。

  4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习,表扬和奖励作出贡献的档案人员,以促进、提高档案人员的政治、业务素质和工作积极性。

  二、档案管理人员职责

  1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定,热爱档案工作,努力学习档案专业知识,不断提高业务水平。

  2、建立健全档案工作制度,规划草拟本学校档案工作计划和管理制度,并认真贯彻执行。

  3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。

  4、集中统一管理本学校全部档案,做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。

  5、熟悉本学校室藏档案,积极开展档案的利用工作,热情接待查档人员,按规定办理借阅手续,注意掌握利用效果的收集,编制必要的检索工具和参考资料。

  6、认真做好库房管理,维护档案的完整、安全。

  7、开展档案行政执法检查,对违反《档案法》的行为予以制止,并及时向领导汇报,提出处理意见。

  8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

  三、兼职档案人员职责

  1、严格遵守相关档案法律法规,协助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传活动,增强全体教师归档意识。

  2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动,注意收集本部门工作所产生的档案材料,依照分类方案随时归入有关卷夹(盒)内。

  3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订,并向档案室移交。

档案管理制度11

  一、目的

  为了确保公司档案的完整及安全,增强公司档案的实用性和有效性,便于科学管理与开发利用,特制定本管理制度。

  二、适用范围

  适用于公司档案资料的管理。

  三、管理职能

  (一)公司办公室负责公司档案管理工作,设置专门的档案室,负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

  (二)档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作,具体职责如下:

  1、接收各部门上交的存档资料,做好收件登记;

  2、定期清理,主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料,补齐缺失的档案资料;

  3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷,分类规范存放;

  4、妥善保管档案资料,做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作;

  5、建立档案检索索引;

  6、按规定办理档案资料借阅和收回手续,并做好登记,保证档案资料安全无损;

  7、做好档案室的日常清理、清洁工作,保持档案室整洁有序;

  8、建立和维护电脑档案管理系统,实行数字化管理;

  9、遵守保密制度。

  (三)各部门管理职责

  1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料;

  2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档;

  3、妥善保管本部门借阅的档案资料,不得泄露、遗失和损坏。

  四、资料归档管理

  (一)归档资料范围

  1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料;

  2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料;

  3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料;

  4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等;

  5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料;

  6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料;

  7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料;

  8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料;

  9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料;

  10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料;

  11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料;

  12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案;

  13、公司取得的各种证书、证件、奖牌;

  14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料;

  15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料;

  16、公司组织开展各类活动形成的相关资料;

  17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料;

  18、其他具有保存价值的资料。

  (二)归档资料收集

  1、结合公司具体情况,财务档案由财务部管理,超过十年的可转入档案室;

  人事档案由人事管理部门管理;

  生产管理类、经营管理类档案,在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理;

  其他资料一律交由档案室统一管理,各部门应主动上交。

  2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的,经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室;

  如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

  3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档;

  4、公司有偿取得的资料,在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样,方可报销。部门如需使用,可从档案室借出或复印。

  5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档,否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

  6、在档案资料归档期,公司内部使用的各类应存档资料,由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料,各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

  (三)资料归档要求

  1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确,符合形成规律,保持文件之间的有机联系,便于查找利用。

  2、归档的文件资料应为原件,因故无原件的,可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档,文件资料归档后不得更改。

  3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档;具有永久长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。

  4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

  (四)归档时间

  1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外,其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

  2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料,于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

  3、报刊于次月初从各部门收回归档;

  杂志、图书资料于次年二月收回存档。

  4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

  (五)归档移交

  1、各部门的兼职档案管理人员(部门核算员)应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

  2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

  3、交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。

  五、档案保管

  (一)收件登记

  1、档案室应建立收件登记簿,收到新归档资料时,须逐件分类登记,详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人,以便追溯。

  2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点,将资料名称和页码添加到案卷盒目录表,然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中,同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

  (二)档案分类

  1、公司档案一般按年度收集整理,按如下规则分类:

  A——股权类:公司股东会、董事会、监事会所有资料,包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等,按届次立卷。

  B——综合管理类:

  01——公司内部文书资料,包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯,公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结,公司组织开展各类活动形成的相关文字资料,党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

  02——管理制度,包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等;

  按小类立卷。

  03——外联资料,包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料,上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等,公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

  04——统计资料,包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

  05——其他资料,不能归集到以上类别中的资料,可以暂空,以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

  C——经营类01——合同,公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

  02——客户资料,包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

  03——广告宣传资料,公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

  D——生产管理类01——安全环保资料,包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

  02——质量计量资料,包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

  03——设备管理资料,包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

  04——生产记录资料,包括工艺流程,指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

  E——技术类01——项目资料,包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

  02——基建资料,包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

  03——设备资料,包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

  F——人事档案01——个人档案,记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况(入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等)。按个人立卷。

  02——工资结算资料,包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

  03——考勤考核资料,包括考勤表、考核表。按月立卷。

  04——招聘培训资料,包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

  05——社会保险资料,包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

  G——财务档案,包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

  H——证照类,包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

  I——影像电子类,包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

  J——图书类,包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

  2、档案资料分类后,方便集中装订的要建立卷宗,不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理,统一按分类规则编号,编号规范如下:

  X—XX—XX—XX卷宗序号(同一类卷宗超过一本时的排序号)小类序号,用01、02、03……代表各小类二级分类编号,即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码,即分类规定中A——J 3、无具体二级及以下分类规定的,由档案室自行分类编号,但必须将分类规则明确标注于检索簿上,以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

  4、卷宗按年装订,年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处,卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明;

  单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处,不宜贴标签的(如证照)在反面标注。

  5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案;

  按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案;

  按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。

  (三)档案保管

  1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放,整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

  2、整理装订时,永久、长期保管的文件须去除金属装订物,文件装订结实、整齐、美观。

  3、卷宗封面标注和编号书写应规范,具有耐久性。

  4、卷宗内的资料应按序编号,表面应设卷内目录,以便查找。

  5、档案室要做好档案存放的空间布置,做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋,保持室内清洁卫生。

  6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

  7、重要和涉密档案应设专柜存放,以免遗失或泄露。

  六、档案的借阅和利用

  1、档案室应设置借阅登记簿,逐笔登记档案借阅记录,包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字,如所借资料用于交上级部门,不能归还,借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

  2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》,经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下:普通档案由借阅部门负责人签字认可,档案室主管部门负责人批准;

  重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可,分管档案的副总批准,特别重要的须经总经理批准;

  涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

  3、借出用于职能部门办事的档案,借出时间不得超过3天;

  在公司内使用的普通档案,借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用,可以续借,须到档案室办理续借手续。逾期未还者,档案管理员负责催还。

  4、涉密档案原则上不外借,只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出,当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

  5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

  6、档案借阅者必须爱护档案,保持整洁、严禁涂改;

  注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失;

  损坏者按重新备置费用赔偿,故意损毁者予以辞退。

  七、档案的销毁

  1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

  2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

  3、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档,登记表永久保存。

  4、在销毁公司档案资料时,由行政副总指定专人监督销毁。

档案管理制度12

  (一)档案工作制度

  1、档案工作是测绘管理工作的一部分,须有一名领导分管。

  2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,掌握房产测绘档案工作。

  3、档案工作由分管领导负责,对档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。

  4、遵照“集中统一管理”的原则,测绘档案应集中存放在测绘档案室,实行统一管理。

  5、根据国家有关档案管理的规定,结合单位档案工作的实际适用测绘实际的保管期限表、归档范围等。

  6、建立以档案员为骨干的档案工作网络,定期检查。

  7、编制各种检索工具、参考工具,积极为测绘管理提供便利,及时做好登记和统计工作。

  8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使测绘档案工作更趋规范化、科学化。

  (二)档案工作人员岗位责任制

  1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国的档案法》和《保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

  2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。

  3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

  4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。

  5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作,维护国家的档案不受损失。

  6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。

  7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。

  (三)档案资料归档制度

  1、凡是委托测绘的成果及图纸、草图等均属归档范畴。

  2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是档案员的任务之一,应列档案员的职责范围,建立岗位责任制,同时搞好档案集中和统一管理工作。

  3、在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。

  4、每月底以前,档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将其档案材料存放档案室。

  5、凡归档的'案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。

  6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。

  (四)档案库房管理制度

  1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。

  2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。

  3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。

  4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。

  5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。

  6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。

  7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。

  (五)档案保密保卫制度

  1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

  2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

  3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。

  4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

  5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

  6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

  7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。

  (六)档案资料借阅制度

  根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。

  1、外单位查阅档案,应持单位介绍信。

  2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。

  3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。

  4、档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。

  5、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。

  6、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。

  7、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。

  (七)档案销毁制度

  1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。

  2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

  3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。

  (八)档案保管制度

  1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,

  重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。

  2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易

  燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。

  3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。

  4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。

  (九)档案统计与汇报制度

  档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。

  1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

  2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

  3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

  4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。

  5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。

档案管理制度13

  目录

  档案工作岗位责任制

  文件、材料收集归档制度

  档案鉴定制度

  档案借阅管理制度

  档案保密管理制度

  档案复制制度

  档案统计制度

  档案库房管理制度

  档案销毁制度

  档案工作岗位责任制

  一、分管档案工作的局领导职责

  1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

  2、加强对局档案工作的领导,将档案工作纳入局的整体发展计划,列入局议事日程,督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

  3、关心档案工作和档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。

  二、局档案员职责

  1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。

  2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

  3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片,收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

  4、负责管理全局各种门类和载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。

  5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

  6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

  三、分管档案工作的各处(室)领导职责

  1、配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定。

  2、将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作),帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。

  3、组织本单位人员学习档案法规,执行局档案工作的规章制度。

  4、疏通渠道,严格制度,督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案人员的归档工作。

  5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

  6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。

  四、各处、室专(兼)职档案人员职责

  1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。

  2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。

  3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。

  4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。

  5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查,按规定时间向档案室移交。

  6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

  7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。

  8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

  文件、材料收集归档制度

  一、收集归档范围

  本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

  (一)本级文件

  1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

  2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

  3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

  4、向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。

  5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

  6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

  7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

  8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

  9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

  11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

  12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

  13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。

  14、已故人员资料。

  15、重要的人民来信及处理材料。

  16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

  17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

  (二)上级文件材料

  1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组,下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

  2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

  3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

  4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

  (三)同级文件材料

  1、有关单位与本机关联合召开会议,共同进行工作,协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

  2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

  3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

  4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

  1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

  2、重要的调查报告、检查报告、典型材料,比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

  3、重要的名册、登记表。

  4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

  二、归档份数

  文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。

  三、归档时间和方法

  (一)凡经过打字室打印的文件,打印好后由打字员收集,交文书档案员归档。

  (二)凡各部门发出的文件,由各部门办公室的有关人员收集,交由综合档案室归档。

  (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束,一个问题已解决,一件案件已处理等),由各部门办公室的有关人员,将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后送交综合档案室归档。

  (四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由文书档案员归档。

  (五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册,应于翌年一月底前交文书档案归档。

  (六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求

  (一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

  (二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

  (三)归档文件材料注意:检查应盖公章是否盖了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

  ,档案管理制度

  (四)归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。

  (五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

  (六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。

  档案鉴定制度

  1、档案鉴定工作,是甄别和判定档案的价值,并据以确定档案“存毁”的工作。

  2、档案鉴定工作,是一项科学性很强的工作,必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

  3、档案鉴定,必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

  4、档案鉴定工作,必须有组织、有领导地进行,一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

  5、凡是经过认真的鉴定,判定为保存或销毁的档案,必须按照规定的程序,办好鉴定手续。

  6、档案鉴定工作,是一项决定档案命运的工作,档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作,严格遵守档案鉴定工作制度。

  档案借阅管理制度

  为了加强本单位档案管理,搞好各门类档案的提供利用工作,特制定以下制度:

  1、本单位各部门借阅档案,必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

  2、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

  3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

  4、查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

  5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

  6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

  档案保密管理制度

  一、档案是国家的宝贵财富,企业各门类档案本身具有机要性质,因此,档案部门和工作人员,必须遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密十条原则,确保档案的安全。

  二、凡是利用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接动用。

  三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查。

  四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料,须严格履行审批手续,未经批准的,严禁提供利用。

  五、外单位查阅档案,需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件,统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供,任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者,必须追查责任,对于严重损害国家和我公司利益者,要依法追查刑事责任。

  六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料,统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收,统一销毁,其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

  七、发现有关泄密事件,应立即报告,及时追查。

  八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

  九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友,出入公共场所。

  十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作,总结经验,堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

  档案复制制度

  1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案,需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

  2、外单位一般不予复制,确因工作需要应持单位介绍信,经档案员同意方可复制。

  3、复制后要及时进行登记。

  档案统计制度

  1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

  2、统计作用。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。

  3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

  4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料,实行统计监督。

  5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

  6、统计方法。档案统计工作,必须把零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料,再进行分析和研究,总结出典型性的经验教训,以提高档案的科学管理水平。

  7、按期统计。平时必须积极收集资料,做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。

  8、专人统计。配备统计人员,熟悉统计业务;掌握统计资料,数字统计连贯;准确统计数字,按时统计上报。

  档案库房管理制度

  1、档案保管工作,是采用一定的技术设备、措施和方法,对档案实行科学保管和保护,防治档案损毁,延长档案寿命,维护档案安全。

  2、按专业类项进行保管,做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化,以利于档案的保护管理。

  3、坚持以防为主、防治结合方针,切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作,确保档案完整安全。

  4、加强库房基础设施建设,逐步购置先进设备,改善库房管理条件;引用先进科学技术,实行科学管理。

  5、库房要保持温度在摄氏14-24°C,相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净,做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

  6、库房管理人员要做到天天打扫卫生,每天上下班各检查一次温湿度,每月清理二次档案柜卫生,发现有字迹褪变和纸张破损的案卷,及时进行抢救。

  7、接交进馆的档案,要认真清点,履行签字接交手续;档案外借,要认真清点,履行批准手续,并保证按期归还;非工作人员不得进库房,以防意外;在库房里不准吸烟。

  档案销毁制度

  1、档案的销毁,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

  2、档案销毁,必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定。

  3、经过鉴定确需销毁的档案,必须写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册。

  4、档案销毁,必须严格执行审批制度,履行批准手续。

  5、批准销毁的档案,应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁,且要有两人鉴销;销毁完毕,鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

  6、档案的销毁,必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

档案管理制度14

  1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿(含备查帐簿)、财务 报表、财务计划 、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料 。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据,必须切实加强对会计档案的管理。

  2、会计档案由公司财务部负责管理,由主办会计组织有关人员,严格按照《会计人员工作规则》要求,对会计档案进行定期收集,审查核对,分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记,严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

  3、会计档案由主办会计负责保管,做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等,财务部定期不定期检查会计档案保管情况,及时处理档案保管中存在的问题。

  4、会计档案管理人员应将归档的会计资料,按年、季、月顺序立卷登记存放。

  5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼,阅后近规定顺序及时归还原处。

  6、公司各部门因公需要查阅会计档案时,必须经财务部负责人同意,由档案管理人员接待查阅。

  7、外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信及工作证,经公司领导批准,财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅,并要详细登记查阅会计档案人的工作单位,查阅日期,会计档案名称及查阅事由。

  8、会计档案,原则上不对外借,如有特殊情况需要,须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印,并办理有关手续,外借期间不得转借他人,不得拆散原卷册,要限期归还。

  9、会计档案的保管期限,根据其特点和使用价值,分为永久、定期二类,定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

  10、会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定,严格审查,编制会计档案销毁清册,报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁,并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料,按上级有关规定执行。

  11、由于单位人员的变动,会计档案需要移交时,由移交人办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

  12、撤销、合并单位和建设单位完工后,会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位,并按规定办理交接手续。

  13、公司分设新单位时,由老单位根据帐面数编制财务移交表,双方签字作为新建单位建立新帐册的依据,原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。

档案管理制度15

  一、目的

  根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定,为了加强公司财务会计档案的科学管理,建立、健全会计档案的管理制度,保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密,完善财务档案管理工作,特制定本制度。

  二、适用范围:

  本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料,执行文书档案管理规定,不适用本制度。三、管理职责

  财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

  四、会计档案范围

  包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。 1、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证; 2、会计账簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿;

  3、财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;

  4、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,以及有关的电子数据和相应软件资料。

  五、会计档案的管理

  1、会计档案的整理立卷:会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。

  1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他;

  2)、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一; 3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 2、会计凭证的装订

  会计凭证每月装订一次,按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作:

  1)、分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全; 2)、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数;

  3)、摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以翻阅保持数字完整;

  4)、整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺,如:领料单、入库单是否随附齐全; 5)、记账凭证上有关人员的印章是否齐全; 6)、会计凭证装订时的要求:

  a、装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

  、凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

  C、装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。 7)、会计凭证装订后的注意事项:

  a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

  、在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  3、会计账簿的装订

  各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求:

  1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;

  2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订,活页账簿装订要求:

  a、保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,加上封面、封底,装订成册;

  、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。

  3)、在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章;

  4)、账簿装订后的其他要求:

  a、会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页的现象; b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账;

  c、会计账簿按保管期限分别编制卷号,如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 4、会计档案的移交归档

  1)、每年形成的会计档案,由财务部按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,

  编制会计档案保管清册。在会计年度终了后,可暂由本会计部门保管一年。期满之后,由会计部门编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管;

  2)、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。 5、会计档案的保管

  1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一),保管期限从会计年度终了后的第一天算起;

  2)、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材;室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬;保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,并防止潮湿;

  3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找; 4)、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;

  5)、使用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出来的纸质会计档案,使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案,应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 6、会计档案的借阅

  1)、会计档案为本公司所用,原则上不得借出。本公司人员需要档案资料,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印;

  2)、外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员和公司领导批准后,方可办理借阅手续;由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度;

  3)、借阅手续:借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚;

  4)、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽

  换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。 7、会计档案的销毁

  保管期满的会计档案,可以按照以下程序进行销毁:

  1)、会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定,编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容),经公司总经理审批签署意见,报请上级主管单位批准后方可予以销毁;

  2)、销毁会计档案时,由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案;销毁后,经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章;注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报公司领导,一份归入档案备查;

  3)、会计档案保管期满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出另行立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明;

  4)、在建设期间的会计档案,不得销毁。六、本制度解释权归本公司财务部。

  附表一:会计档案保管期限表

  编制/日期:审核/日期:批准/日期:

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